メール から カレンダー 登録の手間を減らす3つの道｜日本は既定でオフ

メール から カレンダー 登録の作業は、1件あたりは数分でも、1日に何度も起きると効いてきます。届いた案内を読み、件名を考え、日付を選び、開始と終了の時刻を入れ、場所を写す。この繰り返しを短くする道は3つあります。自動で入る仕組みを使う道、メールの画面から予定を作る道、本文をそのまま予定にする道です。

そんな面倒な作業をしなくても、Gmailに届いたメールから自動的にGoogleカレンダーの予約として登録してくれる機能を使えば、簡単に予定を作成することができます。 出典: blog.astha.jp

ただし、この自動の仕組みは、日本では既定でオフになっています。設定の場所と、対象になる予定の種類から順に見ていきます。

道1：Gmailからの予定を自動で入れる

Gmail と Googleカレンダーには、予約の確認メールを読み取って予定を作る仕組みがあります。Google カレンダー ヘルプによると、対象になるのは次の種類です。

• フライト、列車、バスの予約
• ホテルやレストランの予約
• 登録確認やチケットを受け取る予定。映画、番組、医療関係の予定を含む

予定を開くと、住所や照会番号、予約メールへのリンクが表示されます。予約を変更すると、カレンダーの予定も変わります。既定では、カレンダーを他の人と共有していても、この種類の予定は自分以外には表示されません。

重要なのは、この機能が日本では最初からオンになっていないことです。

重要: 欧州経済領域、スイス、英国、日本にお住まいの場合、「Gmail からの予定」機能はデフォルトでオフになっています。 出典: support.google.com

使う場合は、パソコンで Googleカレンダーを開き、設定の「全般」から「Google Workspace のスマート機能」をオンにし、続けて「Gmail からの予定を表示する」にチェックを入れます。逆に、予約の予定を勝手に入れたくない場合は、このスマート機能をオフのままにしておきます。

制限もあります。メーリングリスト宛てのメール、Cc で受け取ったメール、別のアドレスから転送されたメールは対象になりません。また、Google Workspace for Government のアカウントや、Gmail を使えない Googleアカウントでは機能しません。

通知の鳴り方も押さえておきます。自動で入った予定の通知は、カレンダーの既定の通知設定に従います。予約の時刻の直前にだけ鳴ってほしいのか、前日に知らせてほしいのかは、予定ごとではなく設定の側で決まります。フライトのように前日の準備が要る予定は、既定の通知が10分前だけでは間に合いません。自動で入れる仕組みを使うなら、既定の通知を見直しておくと、入ったのに気づかないという事態を避けられます。

なお、カレンダーを別のアプリと同期している場合も、この種類の予定は表示されます。ただしヘルプによると、一部の詳細は表示されません。スマートフォンの標準のカレンダーで見たときに照会番号が出てこない、といった差はここから来ています。

道2：メールの画面から予定を作る

自動の対象にならないメールが大半です。取引先からの「来週火曜の14時にお伺いします」という一文は、予約の確認メールではないため、自動では入りません。ここで使うのが、メールの画面から予定を作る操作です。

Gmail では、開いているメールの上部にあるその他のメニューから予定を作成できます。件名がそのまま予定の名前になり、本文が説明の欄に入った状態で、カレンダーの作成画面が開きます。あとは日時を直すだけで済みます。

GmailとGoogleカレンダーを連携させることで、フライトやホテルなどの予約メールが自動的にカレンダーへ登録され、詳細もリンクからすぐに確認できるようになります。また、手動操作であってもメール画面から移動することなく、即座に予定を作成したり相手に日程を提案したりすることが可能です。 出典: b-work.run

この道の良いところは、メールへの手がかりが残ることです。説明の欄に本文が入るので、当日に「どこ集合だったか」を探し直す手間が減ります。弱いところは、日時の入力が結局手作業になることです。本文に書かれた日付と時刻を読み取ってはくれないため、画面の欄を1つずつ選ぶことになります。

Gmail の画面の右側にあるカレンダーのパネルも、同じ目的で使えます。メールを読みながら空き時間を確かめ、その場で予定を作れるため、画面を行き来しなくて済みます。

道3：本文の一文をそのまま予定にする

3つ目は、メールの本文に書かれた日時の表現を、そのまま予定の入力に使う道です。「10月14日（火）14:00〜15:30、弊社会議室にて」という一文をコピーして、日時と場所を読み取ってくれる入力欄に貼れば、選ぶ操作が消えます。

Googleカレンダーの画面では、予定の作成で日付と時刻をそれぞれ選ぶ形になります。1件あたりの操作は、件名、日付、開始時刻、終了時刻、場所で5か所です。日に5件の予定を入れる人なら、25回の選択になります。

Mac用のカレンダーアプリの中には、話し言葉で書いた一文から日時と場所を取り出して予定にするものがあります。メールの文面を写して貼るだけで、開始と終了の時刻、場所が分かれて入る作りです。声で言った内容を予定にできるものもあります。入力の作りの違いは予定の入れ方にまとめてあり、どのアプリが何に対応しているかは他のカレンダーとの比較で並べて確認できます。

相手を招待する必要があるかどうかでも、手順が変わります。メールのやり取りで決まった打ち合わせを自分のカレンダーに入れるだけなら、ここまでの操作で終わりです。相手にも同じ予定を届けたい場合は、予定にゲストとしてメールアドレスを足し、招待を送ります。Google カレンダー ヘルプによると、招待された相手は Googleカレンダーを使っていなくても、届いたメールの「はい」「いいえ」「未定」のリンクで返事ができます。返事をもらえると、相手の認識とこちらの予定表が一致していることを確かめられます。

3つの道の使い分け

どれか1つに寄せる必要はありません。メールの種類で分かれます。

メールの種類	向いている道
航空券やホテルの予約確認	自動で入れる
相手が日時を書いてきた業務連絡	メール画面から作る、または本文を写す
候補日をやり取りしている最中	決まってから入れる
自分あてのメモや資料	予定ではなくタスクに置く

候補日のやり取りの途中で仮の予定を入れると、決まらなかった候補が残ります。残った仮の予定は、後から見ると本物の予定と区別がつきません。やり取りの最中は、空き時間を押さえておく目的で1件だけ入れ、確定したら日時を直す形にすると、消し忘れが減ります。

同じ内容が二重に入ることもあります。予約の確認メールから自動で入った予定に気づかず、自分でも手で入れてしまう場合です。自動で入る予定は、作った覚えがない状態で現れるため、週の表示で見たときに違和感が出ます。予約の予定を自動で入れる設定にしたときは、しばらくのあいだ、手で入れる前にカレンダーを開いて同じ予定が無いかを確かめる癖を付けておくと、二重の予定が残りません。

自動で入った予定を消したいとき

予約の予定が要らない場合は、個別に消すこともできます。パソコンで Googleカレンダーを開き、該当の予定を開いて削除します。すべてを表示しない設定にしたいときは、設定の「Google Workspace のスマート機能」から「Gmail からの予定を表示する」のチェックを外します。

予定の中身が間違っているときは、Google へ報告する経路も用意されています。該当のメールを Gmail で開き、その他のメニューから原文を表示してコピーし、Googleカレンダーのフィードバックの画面に貼って送ります。日時が違う、自分の予定ではない、といった内容を伝えられます。

自動で入る仕組みを使うかどうかは、メールの中身をどこまで読み取らせるかという判断でもあります。スマート機能をオンにすると、Google のサービスがメールの内容を使って便利な表示を作ります。仕事のアカウントでは、組織の管理者が設定を制限している場合もあります。オンにできないときは、道2と道3で手数を減らす形になります。

返信の前に入れるか、返信のあとに入れるか

順番を決めておくと、抜けが減ります。日程の依頼に返信してから予定を入れると、返信した内容を忘れたまま別の予定を入れてしまうことがあります。逆に、返信の前に予定を押さえてしまえば、二重に約束する事故が起きません。実務では、返信を書く直前にカレンダーへ仮の予定を置き、送信したあとで名前を確定する形が安全です。

仮の予定だと分かるようにしておく方法もあります。名前の先頭に「仮」と付けておけば、週の表示で見たときに確定か未確定かが区別できます。相手から返事が来たら「仮」を外します。返事が来ないまま日が近づいたら、その予定を見て催促に気づけます。予定表を、約束の一覧としてだけでなく、返事待ちの一覧としても使える形です。

メールから入れた予定が、当日に回るかを確かめる

メールから予定を作るとき、書かれているのは「何時にどこで」だけです。そこへ向かう時間と、終わってから戻る時間は書かれていません。1日に3件の訪問が入った日は、予定表の上では空いているのに、実際には移動で埋まっているという状態になります。

訪問の前後に移動の時間を予定として置いておくと、次の依頼が来たときに「その時間は動けない」と即答できます。移動を予定として扱う考え方は移動時間にまとめてあります。Mac用のカレンダーアプリの中には、予定に入っている場所から移動にかかる時間を見積もって、前後に置いてくれるものもあります。

もう1つ確かめたいのが、予定の名前です。メールの件名をそのまま使うと、「Re: Re: 打ち合わせの件」のような名前が並びます。1週間後にカレンダーを見ても、誰と何の話か分かりません。予定を作った直後に、相手の名前と用件を入れた名前へ直しておくと、当日の検索も楽になります。この一手間は、あとで探す時間より短く済みます。

予定を入れる先のカレンダーも決めておきます。仕事の打ち合わせと私用の予約が1つのカレンダーに混ざると、画面を見せながら日程を決める場面で困ります。予約の予定を自動で入れる場合は既定のカレンダーに入りますが、メールから手で作る予定は、作成画面でカレンダーを選べます。仕事用と私用でカレンダーを分けておけば、表示のオンとオフで見え方を切り替えられます。

メールからの登録は、1件あたり数十秒の作業です。ただし1日に10件あれば、週に1時間近くになります。自動で入る種類は自動に任せ、残りは手数の少ない入力で片付ける。この振り分けを決めておくと、受信箱を開くたびにカレンダーへ写す作業が、目に見えて短くなります。各アプリが入力のどこを引き受けるのかはできることで確認できます。