Googleカレンダーを印刷して手帳に挟む｜紙で持ち歩く形にする

予定はGoogleカレンダーで管理しているのに、手帳も手放せない。この組み合わせで困るのは、同じ予定を二度書く手間です。スマートフォンを見ながら手帳のマスに転記していると、書き写す途中で予定が変わり、どちらが正しいのか分からなくなります。Googleカレンダーの印刷機能を使えば、この転記そのものを省いて、印刷した紙を手帳に挟む形に変えられます。ここでは、どのビューを選べば手帳に収まるのか、A4の紙を手帳サイズにする手順、文字が小さくなって読めないときのコツ、そして追加の費用なしでできる範囲を順に確かめます。

印刷する前に決める3つのこと

いきなり印刷ボタンを押すと、たいてい思っていたものと違う紙が出てきます。先に決めるのは、手帳のサイズ、紙に載せる期間、そして1件あたりの情報量の3つです。

• 手帳のサイズ。A5のシステム手帳なのか、B6の綴じ手帳なのか、バイブルサイズのリフィルなのかで、折り方と縮小率が変わります
• 期間。1週間を1枚にするのか、1か月を1枚にするのかで、選ぶビューが変わります
• 情報量。予定の名前だけでよいのか、場所や会議リンクまで紙に要るのかで、印刷プレビューで入れるチェックが変わります

紙の手帳を併用している人の動機は、記憶に残ることと、書く速さにあります。

デジタルの管理ツールが一般的になっても、「紙に書いた方が予定を覚える」「アプリをタップするよりも手書きの方が早い」といった理由で、紙の手帳を使用している方も多いようです。Googleカレンダーにはカレンダー画面をそのまま印刷できる機能があります。 出典: next.rikunabi.com

この動機に沿うなら、紙に求める役割は「全部を載せた台帳」ではなく「手で書き込める下敷き」です。印刷した紙に余白が残っているほうが、思いついた用事をその場で書き込めます。情報量を欲張らないほうが、手帳との相性は良くなります。

Googleカレンダーから印刷する手順

パソコンのGoogleカレンダーを開き、次の順番で進めます。手順そのものは短く、迷うのは途中の選択だけです。

1. 画面右上で、紙に載せたい期間に合わせて日・週・月・スケジュール・4日のいずれかをクリックします
2. 紙に出したくないカレンダーを、左側の「マイカレンダー」または「他のカレンダー」でクリックして非表示にします
3. 右上の設定アイコンから「印刷」をクリックします
4. 「印刷プレビュー」ページで、フォントサイズや印刷の向きを必要に応じて変更します
5. 「印刷」をクリックし、ブラウザの印刷ウィンドウで用紙とプリンタの設定を整えます

2番目の操作を飛ばすと、祝日カレンダーやスポーツの日程、チームの共有カレンダーまで一緒に紙に出ます。手帳に挟む紙で見たいのは自分の予定だけであることが多いので、印刷の直前に必要なものだけをチェックの付いた状態にしておくと、出てくる紙が一気に読みやすくなります。カレンダーの横にチェックマークが付いていない状態が非表示で、もう一度クリックすれば元に戻ります。

紙ではなくPDFで手元に残したい場合は、最後の印刷オプションのウィンドウで「出力先」の「変更」をクリックし、「印刷先」から「PDF 形式で保存」を選んで保存します。保存したPDFはパソコンのダウンロード履歴から確認できます。手帳に挟む紙は毎週作り直すものなので、PDFを1つ作って必要なときだけ紙に出す流れにしておくと、インクの消費を抑えられます。

どのビューを選ぶかで、手帳に挟める形が決まる

同じ印刷機能でも、選んだビューによって紙の性格が変わります。手帳のどのページに挟むのかで選び分けます。

ビュー	紙に出てくる形	手帳での使い道
月	1か月のマス目	月間ページの差し替え。全体の見通しを持ち歩く
週	7日間の時間軸	週間ページの差し替え。会議の時間帯を見る
4日	4日間の時間軸	今週の残りだけを1枚に。横幅に余裕が出る
日	1日の時間軸	予定が詰まった日の当日用。余白に手書きできる
スケジュール	予定を時系列に並べた一覧	空白の時間が紙に出ない。件数が少ない週に向く

見落とされがちなのがスケジュールです。日・週・月・4日の4つは時間の枠を紙に写すので、予定の無い時間帯も同じ面積を取ります。スケジュールは予定そのものを順番に並べるので、空いている時間の紙を使いません。1週間に会議が5件しかない人が週ビューを印刷すると、紙の大半が空欄になります。そういう週はスケジュールのほうが手帳に収まります。

逆に、時間帯の混み具合を目で見たい人には週ビューが向きます。会議と会議の間がどれだけ空いているかは、時間軸の上でしか分かりません。週末に予定がない働き方なら、印刷プレビューで「週末を表示する」の選択を解除すると、5日間の幅で1枚に収まり、1日あたりの列が広くなります。

A4の紙を手帳のサイズにする

家庭やオフィスのプリンタで確実に出せるのはA4です。手帳のリフィルサイズの紙を直接買うより、A4に印刷してから折るか切るほうが手間も費用も軽くなります。

A4の紙は、長い辺を半分に折るとA5になります。A5のシステム手帳を使っているなら、A4で印刷して二つ折りにするだけで、そのまま挟める大きさになります。三つ折りにすると細長い形になり、伝票ホルダーやポケットに差す使い方に向きます。B6やバイブルサイズの手帳では、A4から切り出すか、印刷ウィンドウの拡大縮小で小さくしてから切ります。

ここで押さえておきたいのが、用紙サイズを決める場所です。Googleカレンダーの印刷プレビューで選べるのは、印刷の向き、フォントサイズ、色とスタイル、週末を表示するかどうか、説明を印刷するかどうかです。用紙のサイズと余白と拡大縮小は、その次に出てくるブラウザの印刷ウィンドウ側で扱います。「Googleカレンダーの設定にA5が無い」と探し続けている人は、探す場所を1つ後ろにずらすと解決します。

折って使うときのコツは、綴じる側に余白を残すことです。印刷の向きを縦にすると左右の余白が広くなり、二つ折りにしたときに折り目が予定の文字に重なりにくくなります。横向きは1日あたりの幅が広く取れる代わりに、折り目が予定の真ん中を通ることがあります。どちらが良いかは手帳の綴じ方で決まるので、最初の1枚は試し刷りで確かめるのが早道です。

文字が小さくて読めないときのコツ

手帳サイズに縮めると、まず読めなくなるのが予定の名前です。ここで印刷プレビューの「フォントサイズ」を大きくしたくなりますが、期待とずれる点があります。フォントサイズを変更しても、1ページに表示される日数は変わりません。文字だけが大きくなり、1件の枠に入る文字数は減ります。読みやすくはなりますが、入る情報は減るという取引です。

紙の上で読めるようにする手は、次の順番で試すと当たりが早くなります。

• 期間を短くする。1か月ではなく1週間、1週間ではなく4日に変える
• 週末を表示するのをやめて、5日間の幅に広げる
• 予定の名前を短く付け直す。紙に出るのは先頭の数文字なので、頭に要点を書いた名前にする
• 色とスタイルで「フルカラー」を選び、カレンダーの色で種類を見分ける。文字を読まずに判別できる情報が増えます
• ブラウザの印刷ウィンドウで拡大縮小を上げ、はみ出した部分は切り落とす

予定の名前の付け方は地味ですが効きます。「10月の定例会議（第3四半期の振り返り）」より「定例／Q3振り返り」のほうが、狭い枠でも意味が伝わります。紙に出す前提でカレンダーを使うなら、名前の先頭に要点を置く習慣が一番の節約になります。

場所も紙に出ます。印刷プレビューの説明に関する項目を入れておくと、予定の本文まで紙に載ります。スペースに余裕がある場合は、その予定の場所や会議室も表示されます。出先で会議室を探す用途なら、この情報が紙にあるかどうかで動きが変わります。

追加の費用なしでできる範囲

Googleカレンダーの印刷とPDFの保存は、標準の機能です。外部のサービスを申し込まなくても、月・週・日・スケジュール・4日のビューをそのまま紙に出せます。まずここで足りるかどうかを確かめてから、別の道具を検討するのが順番として無駄がありません。

標準の機能で届かないのは、主に次の3つです。

• 手帳のリフィルの罫線に正確に合わせた印刷。マス目の位置をミリ単位で指定する仕組みは用意されていません
• 複数のカレンダーを1枚に重ねたうえで、種類ごとに記号を割り当てるような加工
• 予定の一覧を表の形にして、時間の合計を出すような集計

3つめが要る場合は、印刷ではなく書き出しが向いています。Googleカレンダーは予定を.icsファイルとして書き出せます。設定の「インポート / エクスポート」から「エクスポート」を選ぶと、カレンダーごとの.icsファイルが入った.zipファイルがダウンロードされます。1つのカレンダーだけなら、そのカレンダーの「設定と共有」から「カレンダーをエクスポート」で.icsファイルが直接ダウンロードされます。書き出しにはいくつか条件があり、スマートフォンのアプリからは書き出せず、対象のカレンダーに「予定の変更および共有の管理」権限が必要で、職場や学校のアカウントでは管理者がエクスポートを制限している場合があります。

紙に出す用途と、データとして扱う用途は分けて考えるほうが早く着きます。読んで書き込むだけなら印刷、数えたり並べ替えたりするなら書き出し。この線引きで迷わなくなります。

予定を紙に写す手間を、どこで削るか

印刷は「紙に写す手間」を削る作業ですが、その前段に「カレンダーに入れる手間」が残っています。手帳を併用している人が二重管理に感じるのは、多くの場合こちらの側です。会議の招待メールを見ながら、日時と場所と会議リンクをフォームに入力し直している時間が積み上がります。

Mac用のカレンダーアプリでは、この入力を軽くする作り方が進んでいます。予定の入れ方では、ふだんの言葉で書いた一文から日時・場所・出席者・繰り返し・通知を読み取る手順や、メールの文面を貼り付けて下書きにする流れが説明されています。話し言葉と音声で予定を入れられる形にしておくと、思い出した用事をその場でカレンダーに入れられます。紙に出す元のデータが揃っていなければ、印刷しても空欄が並ぶだけです。

紙に出す情報の質を上げるという意味では、場所の扱いも効きます。移動時間では、場所が入っている予定に対して車・徒歩・電車の所要時間を計算し、移動のブロックを直前に作る考え方が説明されています。移動のブロックがカレンダーに入っていれば、印刷した紙の上でも「この会議の前に1時間動く」が目に見えます。手帳に書き足していた移動の目安を、印刷の段階で済ませられます。

画面で見る形そのものを見直したい場合は、できることに月・週・日・年・リストの5つのビューや、表示するカレンダーの組み合わせを保存して切り替える仕組みが並んでいます。紙に出す前に画面で絞り込めるなら、印刷で削る作業が減ります。導入の手順を先に見ておきたいなら使い方が入口になり、ほかの選択肢と横に並べたいときは他のカレンダーとの比較が参考になります。費用の線引きは購入に、残った疑問はよくある質問に集まっています。

最初に変えるのは1か所です。手帳に挟む紙を毎週作るなら、週ビューかスケジュールのどちらが自分の予定の入り方に合うかを、A4で1枚ずつ試し刷りして決めてください。そこが決まれば、あとは同じ手順の繰り返しになります。