グーグルカレンダーに項目を追加する｜場所と移動時間まで残す

グーグルカレンダーで項目を追加したいという場面には、実は2つの別の作業が混ざっています。1つは左側のリストにカレンダーそのものを増やすこと。もう1つは、1件の予定に場所や説明などの欄を追加することです。どちらも「項目を追加する」と呼ばれますが、手順も注意点も別物です。ここでは2つを分けて整理し、色分けのコツ、追加したことで起きるデメリット、後から回らなくなる予定を防ぐ考え方まで順に見ていきます。

左側のリストにカレンダーを追加する方法

カレンダーそのものを増やす作業には、1つ大きな制約があります。公式のヘルプは次のように書いています。

重要: 新しいカレンダーはブラウザからのみ作成できます。作成したカレンダーは、ブラウザとカレンダー アプリの両方に表示されます。 出典: support.google.com

スマートフォンのアプリでは作成できません。パソコンのブラウザで作ってから、アプリ側で表示を確かめる順番になります。

手順は次の通りです。

• パソコンでグーグルカレンダーを開きます。
• 左側の「他のカレンダー」の横にある「他のカレンダーを追加」のアイコンをクリックします。
• 「新しいカレンダーを作成」をクリックします。
• カレンダーの名前と説明を入力します。
• 「カレンダーを作成」をクリックします。

作成すると、自動的にそのカレンダーのオーナーになります。オーナーだけが、カレンダーを完全に削除したり、オーナー権限を他のユーザーへ譲渡したりできます。チームで使うカレンダーを作るときは、誰をオーナーにするかを先に決めておくと、担当者が異動したときに詰まりません。

追加したカレンダーの色と名前を変える

追加したあとの調整は、カレンダー名の横にある「その他」のアイコンから行います。

色を変えるには、左側の「マイカレンダー」で対象のカレンダーを見つけ、横の「その他」をクリックして色を選びます。用意された色のほかに、カスタム色を追加するアイコンから任意の色も指定できます。

名前を変えるには、同じ「その他」から「設定と共有」を開き、上部の「名前」ボックスに新しい名前を入力します。説明もこの画面で変えられます。

色分けは、カレンダーを追加する目的の中でもいちばん効果が見えやすい部分です。1つのカレンダーに仕事と私用を混ぜると、月ビューを開いたときに全部が同じ色で並び、どれが動かせない予定なのかが判別できません。カレンダーを分けて色を変えると、週の形が一目で分かります。

この色分けを効果的に実施する方法として、ぜひ覚えておきたいのが新しいカレンダーを追加するという方法です。さまざまな予定のタイプに合わせてカレンダーを追加することで、予定の管理をしやすくなります。 出典: dsk-cloud.com

カレンダーを増やしすぎたときのデメリット

追加は簡単なので、気づくと10個を超えていることがあります。ここには2つのデメリットがあります。

1つは表示が重くなることです。公式のヘルプは、他のユーザーのカレンダーに登録する手順の中で次の注意を書いています。カレンダーの登録数が400を超えると、カレンダーの閲覧時にパフォーマンスの問題が発生する可能性があるという内容です。個人の使い方で400に達することは少ないものの、部署やプロジェクトごとに共有カレンダーを登録していく組織では現実的な上限になります。

もう1つは、どのカレンダーに登録したか分からなくなることです。新しい予定を作るときの作成先は既定のカレンダーになるため、意識しないと全部がメインに入ります。分けたはずの予定がメインに溜まっていて、色分けが機能していないという状態はよく起きます。

不要になったカレンダーは、名前の横の「その他」から「リストに表示しない」を選ぶと隠せます。隠したものを戻すには、設定を開いて左側の「他のカレンダーの設定」までスクロールし、対象のカレンダーの右にある「カレンダー リストに表示する」のアイコンをクリックします。削除ではなく非表示なので、予定は残ります。

1件の予定に追加できる欄

もう1つの「項目の追加」は、予定そのものの中身です。グーグルカレンダーの予定には、タイトルと日時のほかに次の欄があります。

• 場所。住所や会議室の名前を入力します。
• 説明。議題や持ち物、URLを書き込みます。
• ゲスト。出席者のメールアドレスを追加します。
• 通知。開始の何分前に知らせるかを、予定ごと、またはカレンダーの既定として設定します。
• 限定公開かどうか。共有しているカレンダーでも、この予定だけ内容を隠せます。

どの欄があるかは、パソコンからの一括登録で使うCSVの仕様を見ると分かります。公式のヘルプが挙げているヘッダーは、必須のSubject（予定の名前）とStart Date（開始日）の2つ、任意のStart Time、End Date、End Time、All Day Event、Description、Location、Privateです。ヘッダーは英語で書く必要があり、説明の中にカンマを入れる場合はそのテキストを引用符で囲みます。

つまり、機械が扱える項目はこの範囲ということです。移動時間や準備時間の専用の欄はありません。この2つを残したい場合は、別の予定として登録するか、説明の欄に書き込むかのどちらかになります。

項目を一括で追加する手順と注意点

予定を1件ずつ作るのではなく、まとめて追加したい場面もあります。年間の定例や研修の日程を一度に入れるようなケースです。グーグルカレンダーはCSVとICSのファイルからの読み込みに対応しています。

手順は次の通りです。

• グーグルカレンダーを開き、右上の設定アイコンから「設定」をクリックします。
• 左側のメニューで「インポート / エクスポート」をクリックします。
• 「パソコンからファイルを選択」をクリックし、用意したファイルを選びます。
• 読み込んだ予定を追加するカレンダーを選びます。指定しない場合はメインのカレンダーに入ります。
• 「インポート」をクリックします。

ここには押さえておくべき注意点が3つあります。

1つ目は、読み込んでもゲストと会議のデータは入らないことです。公式のヘルプが「予定を読み込んでも、予定のゲストと会議のデータは読み込まれません」と明記しています。出席者を含めて移したい場合は、読み込んだあとに手で追加する作業が残ります。

2つ目は、繰り返しの扱いです。CSVから定期的な予定を読み込むと、カレンダー上で定期的な予定として表示されず、1回限りの予定の連続として表示されることがあります。後から「毎週の定例を30分ずらす」という変更をかけたい場合、1件ずつ直すことになります。繰り返しを維持したいなら、ICS形式で用意するほうが安全です。

3つ目は、圧縮ファイルの扱いです。読み込むファイルが.zipの中にある場合は、パソコンで.zipを開いて中の.icsを取り出し、1つずつ読み込みます。カレンダーごとに1つの.icsが入っているため、まとめての読み込みはできません。

場所の欄を埋めておくメリット

場所の欄は、埋めても埋めなくても予定は作れます。しかし埋めておくと、後から効いてくる場面が2つあります。

1つは移動の判断です。14時に渋谷、15時半に自社と並んでいるとき、場所が入っていれば所要時間を調べられます。空欄だと、カレンダーを見ただけでは移動が必要かどうかも分かりません。

もう1つは検索です。場所を入れておくと、後から「あの取引先へ何回行ったか」を場所で引けます。タイトルだけでは、相手の名前を毎回同じ表記で書いていないと引けません。

場所を埋める手間を下げる方法として、1行で予定を作る書き方があります。公式のヘルプは、日付の横のスペースをクリックして予定のタイトルと時刻を入力すると、指定した時刻に予定が自動的に作られると案内しています。挙げられている例は「17:00 からテニスの練習」と「19:00 から夕食」です。パソコンではShift+Cのショートカットでも作成画面を開けます。

Mac用のカレンダーアプリの側では、この解釈をさらに広げた入力に対応した製品もあります。話し言葉と音声で予定を入れられる形で、「明日15時 商談 @渋谷 zoom 10分前に通知」と1行書くと、日時と場所と会議リンクと通知に分解される仕組みです。解釈の実例は予定の入れ方に並んでいます。

項目を追加する前に決めておく分け方

カレンダーをいくつ作るかは、色で見分けたい軸の数で決まります。作ってから考えると、似た名前のカレンダーが並びます。

実務でよく使われる分け方は次の3つです。

• 動かせるかどうかで分ける。会議のように相手がいて動かせない予定と、作業のように自分で動かせる予定を別のカレンダーにします。週の形を見たときに、どこを詰められるかが判別できます。
• 案件や顧客で分ける。請求や報告のときに、その案件に使った時間を色で追えます。
• 私用と仕事で分ける。表示を切り替えて、必要なほうだけを見られます。

グーグルカレンダーの設定では、この分け方を支える項目も変えられます。設定の全般には、言語と地域、タイムゾーン、世界時計、予定の設定、通知設定、ビューの設定が並びます。「予定の設定」では新しい予定を作るときのデフォルトの期間とゲストの権限を決められ、「ビューの設定」では週の開始日を変えられます。業務時間と勤務場所は、対象のGoogle Workspaceのサブスクリプションが付与された仕事用または学校用のアカウントで使える機能です。

複数の表示の組み合わせを保存して切り替える使い方は、Mac用のカレンダーアプリ側の機能として提供されているものもあります。仕事用と私用のカレンダーの組み合わせをそれぞれ保存し、ワンタップで切り替える形です。移動時間を自動で計算して移動のブロックを作る動きは移動時間に、機能の全体像はできることに書かれています。

項目を追加しても予定が回らないときに見る場所

項目を増やし、色を分けても、予定が回らないことがあります。原因はたいてい、追加した項目のうち場所と通知が空のままだからです。

場所が空だと移動が計算できません。通知が既定のままだと、移動の開始に間に合いません。この2つは追加できる項目の中でも、埋めた効果がすぐ返ってくる部分です。

もう1つの原因は、追加した項目を使って何を止めたいのかが決まっていないことです。ダブルブッキングを止めたいのか、移動の抜けを止めたいのか、準備不足を止めたいのか。止めたいものが決まると、埋めるべき欄も決まります。ダブルブッキングなら出席者と時間、移動の抜けなら場所、準備不足なら前倒しの作業予定です。

作成画面で重なりをその場で警告し、同じ長さの空き枠を提案する製品もあります。カレンダーの数を増やすより、重なりを機械に止めさせるほうが効く場面もあります。接続と設定の手順は使い方に段階ごとに並んでおり、Macで使えるフル機能のカレンダーアプリを3年間の総額で並べた一覧は他のカレンダーとの比較にあります。価格は購入、対応環境やデータの保存先はよくある質問に書かれています。

カレンダーを1つ増やすのは30秒で終わります。ただし増やした分だけ、どこに登録するかという判断が毎回発生します。追加するのは、色で見分けたい軸が増えたときだけにしておくと、リストが読める状態で保てます。