Googleカレンダーでゲストを追加する手順｜権限と通知の決め方

google カレンダー ゲスト 追加で検索して出てくる手順は、どれも「ゲスト欄にメールアドレスを入れて保存する」で終わっている。実際に詰まるのはその後で、招待状が相手に届かない、出欠の返答が返ってこない、追加したはずのゲストが勝手に他の人を呼んでいる、といった形で表に出る。この記事では追加の操作そのものに加えて、権限と通知という2つの設定がその後の連絡量を決めていることまでをたどる。

「ゲストを追加」は招待状を送る操作で、カレンダーの共有とは別のもの

相談が噛み合わなくなる最初の分かれ目がここにある。予定にゲストを追加する操作は、その1件の予定について参加の可否を尋ねる操作だ。相手のカレンダーに自分の予定表全体が見えるようになるわけではない。逆にカレンダーの共有は、予定表そのものを継続して見せる設定で、個々の予定に出欠を尋ねる機能は持たない。会議の連絡が目的ならゲストの追加、日々の空き状況を見せ合いたいなら共有、という切り分けになる。

招待できる人数には上限がある。Googleのヘルプは、1件の予定に招待できるのは最大200人までと案内している。それを超える規模で知らせたいときはGoogleグループを使う方法が案内されていて、この場合は最大10万人のグループを招待できる。全社向けの案内を個別のアドレスで積み上げると上限に当たるので、宛先の設計は人数の桁で決めるとよい。

相手がGoogleカレンダーを使っているかどうかは条件にならない。メールアドレスさえあれば招待でき、受け取った相手は招待メールの「はい」「いいえ」「未定」から返答できる。ただしGoogleのヘルプは、Google以外のメールアドレスでGoogleカレンダーを使っている場合に、招待状の送信や出欠確認の受信で問題が起きることがあると注意している。返答が届かない相手が特定の1人に偏るときは、この条件に当たっていないかを先に見る。

ゲストを追加する手順と、任意参加者の使い分け

操作自体は短い。パソコンでGoogleカレンダーを開き、対象の予定の編集アイコンをクリックする。画面右側のゲスト欄に名前を入力すると連絡先の候補が出るので、そこから選ぶ。候補に出てこない相手は、メールアドレスをそのまま入力すれば追加できる。編集が終わったら保存を押す。ここまでが追加の全部で、迷う余地はほとんどない。

一緒に決めておきたいのが任意参加者の指定だ。ゲストの名前の横にある任意参加者にするアイコンをクリックすると、その人は任意扱いになる。アイコンが見えないときは名前にカーソルを合わせると出てくる。全員を必須のまま送ると、断ってよい相手にも断りにくい形の招待が届くことになる。あとで読むだけでよい人、決裁の場に居るだけの人は、任意にしておいたほうが返答が早く揃う。

追加できない予定もある。Gmailのメールから自動で作られた予定と、誕生日・祝日・スポーツのカレンダーに入っている予定には、ユーザーを追加できない。フライトや宿の予約がメールから勝手にカレンダーに入っていて、そこに同僚を足そうとして詰まるのはこの制限による。その場合は同じ内容の予定を自分で作り直してから招待する。

ゲストの権限が、追加した後に起きることを決める

ゲストを足すと、その予定に対して相手ができる操作の範囲を決める必要が出てくる。予定の編集画面の右側に「ゲストの権限」があり、ここで「予定を変更する」をオンにすると、会議室の追加、日時の変更、添付ファイルの追加といった編集をゲスト側から行えるようになる。Googleのヘルプはこのチェックをオンにしたゲストが主催者と同様に予定を管理できるようになると書いていて、日程調整を相手に任せたいときには有効だが、参加者が多い予定で全員に開けるものではない。

もう1つの「他のユーザーを招待する」は、招待の連鎖に関わる。ここがオンだと、ゲストは招待メールを別の人へ転送できる。転送された相手は会議の最新の詳細を確認できるうえ、転送した側の出欠確認の返答を変更することもできる。招待に返答した新しいゲストはそのままゲストリストに並び、さらに他の人を招待できるようになる。人数を管理したい予定では、このチェックをオフにしてから招待する。

ゲスト側から見た画面も押さえておくと、連絡の文面が短くなる。

ゲストは，Googleカレンダーを利用している場合，カレンダーに枠線のみの円または囲いとともにその予定が表示されます．また，招待メールを受けとることもあるため，カレンダーまたはメール上で，参加の意思表示ができます．ゲストは，「参加」「いいえ」「未定」のいずれかを選択を行うほか，「新しい時間を提案」から他の時間のリクエストや，「メモを追加」でコメントもできます． 出典: utelecon.adm.u-tokyo.ac.jp

返答の手段が3つあるうえに、時間の再提案とコメントまで用意されている。つまり招待状を送った時点で、相手は日程の交渉までできる状態にある。メールで別途「都合が悪ければ連絡ください」と書き足す必要は薄い。

出欠の返答が集まらないときに見る場所

主催者側でまず確かめるのは、返答が本当に来ていないのかどうかだ。予定をクリックすると、参加予定のユーザーと出欠の状況が並ぶ。出欠確認のメール通知は設定でオフにできるため、通知を切っている状態では返答が来ていても気づかないことがある。件数の確認は受信箱ではなく予定の画面で行う。

ゲスト側の設定で止まっている場合もある。Googleカレンダーには招待をカレンダーに追加するタイミングの設定があり、「知っているユーザーから届いた場合のみ追加」になっていると、やりとりのない相手からの招待はカレンダーに入らずメールだけが届く。この状態で相手が受信箱を見ていないと、招待そのものが存在しないように見える。ヘルプが案内しているのは、迷惑メールフォルダの確認、新しい予定に関するメール通知がオフになっていないかの確認、そして予定からゲストを削除してもう一度追加し直す方法だ。

返答の中身が返しづらい形になっていることもある。日程を変えたい相手が使うのが「新しい時間を提案」だが、Googleのヘルプはこれが使えない条件を挙げている。ゲストが200人を超える予定と、終日の予定では提案できない。全社向けの終日の予定に対して「都合が悪い人は再提案して」と書いても、その手段が相手の画面に無いことになる。人数と終日の指定は、返答のしやすさまで左右する。

予定を直したときに、招待状を送り直すかどうか

追加した後に日時や場所を直す場面は多い。Googleカレンダーは更新のたびにゲストへ招待状を送るかどうかを選べる仕組みになっていて、ヘルプは送ることをすすめている。送らない選択をした場合でも、ゲストのカレンダー側は更新される。例外として挙げられているのは、相手の設定が「知っているユーザーから届いた場合のみ追加」でやりとりの実績がない場合と、相手が予定を自動で追加しない設定にしている場合の2つだ。この2つに当たる相手には、メールを送らない選択をすると変更が伝わらないことになる。

連絡の手段も予定の画面から選べる。ゲストの人数の横にあるオプションから、ゲストにメールを送る操作と、ゲストとチャットを始める操作が並ぶ。メールのほうは招待されているゲスト全員が宛先に入った新規メールが開く。チャットのほうには2つの条件があり、仕事用または学校用のアカウントでGoogleカレンダーを使っている場合に限られ、グループチャットが作られるのは主催者を含めて200人以下のときになる。外部のゲストはグループチャットには入らないため、社外の相手が混ざる予定ではメール側を使う。

変更を伝える先が社内と社外で分かれる予定は、この2つの手段を最初から分けて考えておくと連絡が二重にならない。社内はチャット、社外はメール、という単純な線で足りることが多い。

通知は予定ごとに最大5件、ただしゲストの手元では別の設定が効く

予定には、開始前に知らせる通知を設定できる。作成した予定には設定のデフォルト通知が使われ、予定ごとに最大5件まで通知を追加できる。前日と1時間前と10分前を並べるような設計はこの枠内で組める。

ここで誤解が起きやすいのは、その通知が誰に効くのかだ。Googleカレンダーを使っているゲストには、主催者が設定した通知は共有されない。ゲストは各自の設定に基づいてリマインダーを受け取る。一方でGoogleカレンダーを使っていないゲストには通知が共有され、相手のカレンダーサービスの設定に応じて届く。同じ1件の予定でも、通知の届き方は参加者ごとに違うことになる。

この非対称は、忘れられたくない予定の扱い方を変える。主催者側で通知を積んでも、Googleカレンダーのゲストの手元には効かないので、当日の抜けを防ぎたいなら通知ではなく予定の作り方で対処する。開始時刻を切りの良い時間から少しずらす、タイトルの先頭に何をするかを置く、といった調整のほうが実際に効く。

相手の空き時間とタイムゾーンを先に見る

候補の時間を決めてから招待すると、断られて組み直すことになる。順番を入れ替えて、空き状況を見てから枠を置くほうが速い。Googleカレンダーの左側にある「ユーザーを検索」で相手の名前を入力し、作成画面の「時間を探す」を開くと、カレンダーを共有している相手の空き時間が表示される。同じ組織に属している相手も対象になる。

時間の候補が妙な時刻ばかり出てくるときは、自分の側ではなく相手の設定を見る。候補はゲストのカレンダーの空き状況と業務時間に応じて出るため、相手の業務時間が正しく設定されていないと、まともな候補が出てこない。社外の相手や、複数の勤務形態が混ざる組織では、候補を頼りにしすぎないほうがよい。

タイムゾーンが違う相手には、画面がそのまま答えを出してくれる。異なるタイムゾーンにいるゲストのカレンダーを共有している場合、そのゲストにとってのミーティング開始時間が、上部のゲストの名前の下に表示される。時間はそのゲストの現在のタイムゾーンで示されるので、招待状にわざわざ現地時刻を書き添える必要はない。むしろタイトルに時刻を書き込むと、相手の画面では表示と食い違う文字列が残ることになる。

ゲストの追加を早く終わらせて、残った移動の時間を見る

招待の操作は1件あたり十数秒だが、回数が多い。1日に何件も繰り返すので、宛先の候補が出るまでの待ち時間や、画面の行き来の回数がそのまま時間になる。話し言葉と音声で予定を入れられる方式は、この回数の多さに効く考え方で、入力の具体的な手順は予定の入れ方にまとめてある。日時と相手を含んだ一文をそのまま渡して予定にする流れであれば、ゲスト欄を開く操作そのものが減る。

招待が終わった後に残るのが移動の時間だ。出欠が揃って会議が確定しても、その前後の移動はカレンダーの上に現れないので、空いて見える時間が実際には空いていない。予定に場所と移動時間を持たせる考え方は移動時間に整理してある。1日に社外の予定が2件入る日は、この扱いの差がそのまま遅刻の有無に出る。

Mac用のカレンダーアプリを選ぶ段階なら、見比べる軸は3つに絞れる。招待と出欠が1画面で読めるか、移動と作業の時間を予定として置けるか、複数のアカウントを同じ画面に並べられるか。それぞれの扱いはできることに並べてあり、他のアプリとの違いは他のカレンダーとの比較が出発点になる。導入前に出る細かい疑問はよくある質問にまとめてある。

ゲストの追加という操作は、人数の上限、権限、通知の3つを最初に決めておけば、後から人が増えても同じ手順で回る。逆にここを決めずに招待を重ねると、招待の連鎖と通知の行き違いが起きたときに、毎回原因の切り分けから始めることになる。