Googleカレンダーで他の人のカレンダーを追加する｜権限と空き時間

google カレンダー 他 の 人 の カレンダー を 追加したい場面は、たいてい「相手の空き時間を見てから会議を置きたい」という目的から来ています。ところが追加の経路は3つあり、どれを通るかで見える中身も、相手に許可を求めるかどうかも変わります。ここでは3つの経路を分けて手順を並べ、追加したあとに見える範囲を決める権限の段階、件数の上限、そして追加をやめるときの非表示と登録解除の違いまで整理します。

他の人のカレンダーを追加する3つの経路

公式のヘルプは、他のユーザーがあなたとカレンダーを共有している場合はそのカレンダーに登録でき、共有していない場合はそのユーザーのメインカレンダーへのアクセスをリクエストできると説明しています。ここから3つの経路が出ます。

• 相手のメールアドレスを入力して、登録のリクエストを送る。
• 相手が共有したときに届くメールのリンクから追加する。
• 相手のカレンダーが一般公開されている場合に、URLを使って追加する。

どの経路でも、先に押さえておくべき制約が2つあります。1つは操作する端末です。新しいカレンダーを登録するには、パソコンのウェブブラウザを使用する必要があり、Android、iPhone、iPad向けのGoogleカレンダーアプリでは登録できません。ただし、カレンダーの所有者がリクエストを承認すると、そのカレンダーはGoogleカレンダーアプリに自動的に表示されます。登録の操作だけパソコンで済ませれば、日々の閲覧はスマートフォンで足ります。

もう1つは相手のカレンダーの種類です。公式のヘルプは、Google以外のカレンダーを登録することはできないと明記しています。取引先が別のカレンダーサービスを使っている場合、この経路は通りません。

名前やメールアドレスで登録をリクエストする

相手からまだ共有されていないときの経路です。ある解説記事は、登録の入口をこう説明しています。

1.ページ左側、他のカレンダー横にある［＋（追加アイコン）］をクリックし、［カレンダーに登録］を選択する 出典: fukucale.ai

この画面で相手を選ぶと、共有されていない相手にはアクセスのリクエストが送られます。承認されるまでは中身は見えません。相手が承認するとカレンダーが左側に現れます。

逆に、自分が承認する側に立つこともあります。他のユーザーが自分のカレンダーへの登録をリクエストしてきた場合は、リクエストを承認してからアクセスを許可する必要があります。手順はメールから始まります。

• パソコンで、カレンダーへのアクセスをリクエストするメールを開きます。
• メール内のリンクをクリックします。
• 設定ページが開いたら、相手と、その相手がカレンダーに対して行える操作を選びます。
• 「送信」をクリックします。

ここで選ぶ内容が、そのまま相手に見える範囲になります。承認の操作と権限の決定が同じ画面にあるため、急いで通すと必要以上の権限を渡してしまいます。

共有されたメールのリンクから追加する

相手が先に共有してくれた場合は、いちばん短い経路です。公式のヘルプは、他のユーザーがあなたとカレンダーを共有すると、そのカレンダーを追加するためのリンクが記載されたメールが届くと案内しています。

3.リンクをクリックすれば、相手のカレンダーがページ左側の［他のカレンダー］セクションに追加されます。※カレンダーが表示されない場合は、ページを更新してください 出典: fukucale.ai

このメールが見つからないという相談は珍しくありません。公式のヘルプは、共有した側が確認する点として4つを挙げています。メールアドレスが正しいこと。迷惑メールまたはゴミ箱のフォルダを確認してもらうこと。自分からのメールを検索してもらうこと。それでも見つからないときは、相手を共有リストから削除して、もう一度追加すること。

再送の機能が別にあるわけではなく、削除して追加し直すのが公式の手順です。相手を待たせているときは、メールを探してもらうより先にこちらで入れ直すほうが早く終わります。

一般公開のカレンダーをURLで追加する

3つ目の経路には条件があります。公式のヘルプは、リンクを使ってカレンダーを追加できるのは、相手のカレンダーが一般公開されている場合に限られると明記しています。社内の同僚のカレンダーをURLで足そうとしてもうまくいかないのは、この条件に当たっていないためです。

共有する側の画面では、公開の形が3つに分かれています。

• 他のユーザーが登録できるようにするには、「予定のアクセス権限」で「共有可能なリンクを取得」からリンクをコピーします。
• ログインや登録が不要なリンクが要る場合は、「カレンダーの統合」を開き、「このカレンダーの公開URL」をコピーします。
• 別のアプリから読み込ませる場合は、同じ画面の「iCal形式の公開URL」をコピーします。iCal形式のURLは、カレンダーが一般公開されている場合のみ機能します。

一般公開には注意点があります。カレンダーを一般公開すると、他のユーザーはウェブサイトでそのカレンダーを表示でき、そのウェブサイトが検索可能な場合は検索結果にも出ます。公開を止めたときの反映にも時間差があり、公式のヘルプは、変更は通常数分で完了するものの、適用までに最長で4時間ほどかかることがあると書いています。加えて、Googleカレンダーの共有設定を編集できるのはパソコンからのみで、モバイルアプリでは編集できません。

相手に共有してもらうときの手順

自分が追加する側でも、相手に手順を伝える場面が出ます。共有する側の操作は4段階です。

• パソコンでGoogleカレンダーを開き、左側の「マイカレンダー」をクリックして対象のカレンダーを見つけます。
• カレンダーの右側にあるその他アイコンから「設定と共有」をクリックします。
• 左側の「共有する相手」を開き、「ユーザーやグループを追加」をクリックして、相手のメールアドレスかGoogleグループを追加します。
• 付与するアクセス権を選び、「送信」をクリックします。

ここで1つ、職場や学校のアカウントに固有の壁があります。公式のヘルプは、職場または学校のアカウントで利用するカレンダーの場合、共有できるかどうかは管理者が決定すると書いています。共有の項目が画面に出てこない、あるいは選べる権限が少ない場合は、相手の設定ではなく組織の方針で制限されています。この場合は相手に何度も操作を頼むより、管理者に確認してもらうほうが早く進みます。

追加しても見えない場合は権限を見る

カレンダーを追加できたのに予定の中身が読めない、という状態は権限の設定で起きます。共有する側が選べる権限は5段階です。

権限	見える範囲
予定の表示（時間枠のみ、詳細は非表示）	予定がある時間枠のみ。名称や詳細は見えない
予定の詳細の表示	名称、日時、場所、説明などすべての詳細
変更可能（限定公開の予定を、予定の有無としてのみ表示）	非公開ではない予定を編集できる
予定の詳細を変更、表示可能	予定を編集し、共有相手を確認できる
予定の変更および共有の管理	予定を完全に管理し、他のユーザーへの共有もできる

空き時間だけを見て会議を置きたいのであれば、いちばん上の「予定の表示（時間枠のみ、詳細は非表示）」で足ります。相手の商談相手や打ち合わせの内容まで見える必要はありません。反対に、相手の予定を自分で動かす立場であれば「予定の詳細を変更、表示可能」が要ります。権限を1段上げるたびに見える情報が増えるため、目的に対して必要な最小の段を選ぶのが筋です。

なお、所有権が他のユーザーにあるカレンダーを第三者に共有するには、そのユーザーから「予定の変更および共有の管理」権限を付与してもらう必要があります。

追加しすぎたときに起きること

他の人のカレンダーを足すのは1件あたり数十秒で終わるため、部署やプロジェクトごとに登録していくと数が膨らみます。ここには明確な上限の目安があります。公式のヘルプは、カレンダーの登録数が400を超えると、カレンダーの閲覧時にパフォーマンスの問題が発生する可能性があると記載しています。

個人の使い方で400に届くことはまずありません。ただし、会議室や共有施設のカレンダーを部署の数だけ登録している組織では現実的な数字になります。

もう1つのデメリットは、表示の読みにくさです。他の人のカレンダーは既定で色が割り当てられるため、登録した数だけ色が増えます。月ビューを開いたときに、自分が動かせる予定と他人の予定が同じ密度で並ぶと、どこを詰められるのかが判別できません。常に見たい相手だけを表示のままにして、あとはチェックを外しておくほうが実用的です。

非表示と登録解除は別の操作

追加をやめるときの操作は3段階に分かれていて、戻しやすさが違います。

• 非表示にする。左側の「他のカレンダー」でチェックボックスをオフにします。いつでも戻せます。
• リストから削除する。カレンダー名にカーソルを合わせ、その他アイコンから「リストに表示しない」を選びます。設定画面のプレビューアイコンから戻せます。
• 登録を解除する。設定でそのカレンダーを選び、「カレンダーの削除」から「登録解除」、続けて「リストからカレンダーを削除」をクリックします。

3つ目だけは後戻りに相手の操作が要ります。公式のヘルプは、カレンダーの登録を解除すると、そのカレンダーのオーナーまたは「予定の変更および共有の管理」権限を持つユーザーに再度共有してもらわない限り閲覧できなくなると書いています。しばらく見ないだけなら非表示、二度と使わないと決まってから登録解除、という順番で扱うのが安全です。

自分が作ったカレンダーについては扱いが別です。オーナーは予備カレンダーの登録を解除することはできず、非表示にすることしかできません。削除するには、オーナー権限を譲渡するか、完全に削除する必要があります。

空き時間を見るために追加するなら

相手のカレンダーを追加する目的が空き時間の確認であれば、追加だけでは半分しか解決しません。カレンダーを並べて見ても、共通して空いている枠を探す作業は目視で残ります。参加者が3人を超えると、週ビューを縦に読んで重なりを探すことになります。

Mac用のカレンダーアプリの側では、この部分を自動にしている製品があります。複数のGoogleアカウントをまとめて表示し、空き時間を自動で算出して共有したり、予約ページで相手に選んでもらう形にしたりできます。話し言葉と音声で予定を入れられる入力と組み合わせると、候補を出してから予定を作るまでが1つの画面で終わります。機能の一覧はできることにあり、接続と初期設定の順番は使い方に段階ごとに並んでいます。

もう1つ効くのは移動時間です。相手の空き枠に会議を入れても、その前の予定の場所から間に合わなければ意味がありません。住所から車と徒歩と電車の所要時間を計算して移動ブロックを作る動きは移動時間に、1行で予定を組み立てる入力の実例は予定の入れ方に並んでいます。Macで使えるカレンダーアプリを総額で並べた一覧は他のカレンダーとの比較、価格は購入、対応環境やデータの扱いはよくある質問にあります。

他の人のカレンダーを追加するときに決めるのは2つだけです。何のために見るのか、そのために必要な権限はどの段か。空き時間を知りたいだけなら時間枠のみで足ります。この2つを先に決めておけば、後から権限を直す往復も、登録が増えすぎて読めなくなる状態も避けられます。