アイテマスで日程調整を試すとき｜Googleカレンダーとの繋ぎ方

アイテマスで日程調整を始めようとして、どこまで無料で足りるのか、Googleカレンダーとどう繋がるのかが分からないまま止まっている人が多い。判断に必要なのは機能の一覧ではなく、無料のままで止まる線がどこかという1点である。ここでは公式サイトに出ている内容をもとに、連携の手順、プランごとの差、他の方法との使い分けを順に並べる。

候補日を手で書く作業が残っているかどうかが分かれ目

日程調整の道具は大きく2つに分かれる。候補日を人が並べて投票してもらう形と、カレンダーの空き時間から候補を機械が出す形である。前者は相手の登録が要らず手軽で、後者は自分の空きと突き合わせる手間が消える。アイテマスは後者に当たり、Googleカレンダーと繋いで空き時間を抽出する作りになっている。

公式サイトによると、アイテマスは提供開始から6年で、登録ユーザーは12万人以上、導入企業は1.2万社以上、調整完了は160万回以上と案内されている。運営元は株式会社ArtBB（長崎県大村市、2022年8月17日設立）である。広告ではなくクチコミのみで成長してきたと明記されている点も、この種のツールでは珍しい。

アイテマスは、月額0円のフリープランでも、日程調整に必要な基本機能を備えています。 日程調整の回数は無制限で、Googleカレンダーと連携したリアルタイムの空き状況反映や、ダブルブッキング防止機能などを無料で利用できます 。 出典: inside.vivitlink.com

判断の順番としては、まずフリープランで日程調整を数回回し、止まった場所を見てから有料に進むのが無駄が少ない。止まる場所は人によって違い、カレンダーの数、チームの人数、通知の本数のいずれかに集まる。

Googleカレンダーと繋ぐ3つのステップ

公式サイトは手順を3ステップで示している。

1つ目は日程調整URLの生成である。Googleカレンダーと連携したうえで、候補日時を手動で指定する方法と、空き時間を自動で抽出する方法の2通りから選ぶ。ヘルプによると、手動で指定する形は自分のカレンダーの状況を見ながら都合の良い日程を選ぶ使い方で、自動抽出の形は候補を選ばずに「空いている時間ならどこでもよい」と伝える使い方になる。候補を選ぶ操作では、Googleカレンダー内で予定のない日程だけをドラッグして抽出できる。

2つ目は相手の選択である。送られたURLを開いた相手は、都合の良い日時を選ぶ。このとき反映されるのは最新の空き状況で、複数の相手に同じURLを送っていても、先に埋まった枠は選べなくなる。これがダブルブッキング防止と案内されている仕組みである。相手側にアイテマスのアカウントは要らず、ページを移動せずに自分のカレンダーと見比べながら選べる。

3つ目は予定の自動作成である。確定した日程は、自分と相手のGoogleカレンダーの両方に入る。手で書き写す作業が消えるため、登録忘れも起きにくい。

連携そのものはGoogleアカウントへの認可で完了する。複数のGoogleアカウントを接続できるため、仕事用と個人用を分けている人も、両方の予定を空き判定に含められる。公式サイトはSSLとTLSによる暗号化通信とGoogleの認証システムを使っていることを案内しており、パスワードを預ける形にはならない。

この3つのうち、手作業が残るのは1つ目だけである。候補を手動で指定する方法を選ぶと投票型に近い運用になり、自動抽出を選ぶと候補づくりの時間そのものが消える。どちらを使うかは、見せたい時間帯を絞りたいかどうかで決まる。

フリープランで足りる範囲と、止まる線

公式の料金ページによると、フリープランは月額0円で、日程調整の回数と公開URL・テンプレートの数はいずれも無制限である。Googleカレンダー連携、複数Googleアカウントの接続、ダブルブッキング防止、仮押さえ、ZoomやGoogle MeetのURL自動生成、日英対応、スマートフォンアプリへの対応も含まれている。

止まる線は次の4か所にある。

• 空き情報の確認に使うカレンダーは3個まで。仕事用と個人用と家族用を分けている人は、この枠に当たりやすい。
• チームに参加できる人数は2人まで。3人以上で予定を共有する運用に進むと有料が要る。
• リマインダーメールは1通で、送信時刻は24時間前に固定されている。直前にもう1通送りたい場合は有料になる。
• 代理での日程調整、設問項目フォームのカスタマイズ、自分の予定のCSV書き出しは対象外である。

有料プランに関する案内では、フリープランではクレジットカードの登録が不要で、日程調整ページを作れる日数にも制限を設けていないとされている。有料に進む場合は初回購入分にのみ2週間の無料トライアルが付き、その期間中にプランやライセンスを追加・変更するとトライアルはその時点で終わる。支払いはStripeを通して行い、1ユーザーが1ライセンスにあたる形である。

逆に言えば、1人で社外の相手と1対1の調整を回すだけなら、フリープランのまま長く使える。回数の制限がないため、件数が多い人ほど無料の範囲が効いてくる。

プロとプレミアムの違い

項目	フリー	プロ	プレミアム
月額（税込）	0円	720円	980円
空き確認に使うカレンダー	3個	6個	10個
チーム参加人数	2人	無制限	無制限
リマインダーメール	1通	1通	3通
空き予定とみなすキーワード	なし	3個	8個
代理での日程調整	なし	あり	あり
日程ごとの定員つき投票	なし	なし	あり
担当者の指名	なし	なし	あり

いずれもライセンス単位の課金で、月払いのほかに年払いも選べる。年払いにすると月あたりの額はプロが620円、プレミアムが790円になる。公式サイトはチームごとに課金する必要がないことと、チーム数は無制限であることを案内している。同じライセンスで複数のチームに入れるため、部署をまたいで使う人ほど1人あたりの負担が軽くなる。

プロとプレミアムの差は、セミナーや説明会のように定員を管理する場面と、複数の担当者から相手が希望の人を指名する場面に集まっている。営業や採用の窓口をチームで持っているならプレミアム、1人で社外との調整を回すならプロ、という切り分けになる。

URLを送りにくい相手には候補日程のテキストを使う

日程調整ツールで詰まるのは、機能ではなく相手の受け取り方である。取引先に予約ページのURLを送ることが失礼に当たると考える相手はまだ多い。

アイテマスは公式サイトで、候補日程をテキスト形式でコピーしてメールやチャットに貼り付けられることを案内している。Googleカレンダー内で予定のない日程だけをドラッグして抽出し、その結果を文章として書き出す形である。相手から見れば、ふつうに候補日が並んだメールが届く。

この機能は、送る側の手間だけを削る使い方ができる点で効き方が違う。候補を目で探して書き写す作業が消え、相手には従来どおりの文面が届く。相手との関係によってURLとテキストを使い分けられるかどうかは、実務で使い続けられるかを左右するポイントになる。

投票型と複数人の調整の形

1対1以外の形も用意されている。公式の一覧では、同じURLで複数人と個別面談を受ける形、三社間のように関係者が複数いる会議、担当者を指名できる調整、定員つきのセミナー、社内の空いている人が対応する面談、上司の代理での調整、同僚が同席するクライアントとの会議、30分と60分と90分を相手が選べる調整が挙げられている。

投票型の日程調整はフリープランから使える。日程ごとに定員を設ける投票はプレミアムのみで、参加人数の上限を管理する必要があるときに使う。同席者のカレンダーを見たうえで候補を出す形もフリーに含まれているため、社内の関係者を巻き込む会議でも無料の範囲で試せる。

通知は、確定通知メール、キャンセル通知メール、スマートフォンアプリへのプッシュ通知、SlackとChatworkへの通知、Webhookによる他サービスとの連携がフリーから使える。日程調整の結果を別の仕組みに流したい場合、Webhookが無料で使える点は確かめておく価値がある。

候補の見せ方を細かく決める設定

カレンダー連携型で効くのは、空き時間をそのまま全部見せない設定である。公式の一覧には、候補から除外する日時の指定、休日とする曜日の指定、終日予定のある日を除外する設定、祝日対応、時差とサマータイムへの対応、予定の前後に準備時間を確保する設定、相手に提示する日程範囲の指定が並んでいる。いずれもフリープランに含まれている。

「予定なし」として入れてある枠を予定ありとして扱う設定と、招待された予定に未回答のときは空きとみなす設定もある。この2つは実務で差が出る部分で、作業時間をブロックとして置いている人は前者を有効にしないと、自分で確保した時間が相手に開放される。

回答の締め切りは、日程ごとに設定する方法と、受け付けた数で締める方法の2通りがある。受付開始と締切の日時を細かく決める設定はプレミアムのみで、募集の期間を限定したいセミナー用と考えると分かりやすい。空き予定とみなすキーワードは、プロで3個、プレミアムで8個まで登録できる。「移動」や「作業」のように自分で使っている予定名を登録すると、その予定が入っている時間も候補に出せる。

投票型のツールや予約スケジュールとの使い分け

候補を人が並べる投票型と比べると、向く場面が違う。調整さんは2006年に公開されたサービスで、ログインなしで出欠表を作り、URLを送って○△×で答えてもらう形である。伝助は公式サイトで、料金は一切かからず有料プランも用意していないこと、個人情報の入力なしで全機能が使えることを案内している。どちらも参加者の登録が要らないため、連絡先しか知らない相手や人数の多い会に向く。

Googleカレンダー自身にも予約スケジュールがある。ヘルプによると、作成には個人のGoogleアカウントまたはWorkspaceアカウントとパソコンが必要で、AndroidやiPhoneのカレンダーアプリからは作成できない。一部の機能は対象のGoogle Workspaceサブスクリプションまたは Google One メンバーシップが必要と案内されている。1本のリンクで足りる範囲ならこれで済む。

使い分けの目安は次のようになる。人数が多く相手の登録を求めたくないなら投票型、社外との1対1が多く自分の空きから出したいならカレンダー連携型、Workspaceを使っていて追加の契約を増やしたくないなら予約スケジュール、である。

繋いだあとに残る作業を数える

日程調整が自動化されても、確定した予定の周りには作業が残る。移動を見込む、前後に準備の時間を取る、二重に埋まっていないか確かめる、の3つである。アイテマスは予定の前後に準備時間を確保する設定を持っているが、移動そのものの所要時間までは扱わない。

Mac用のカレンダーアプリの側で押さえられる部分もある。予定の場所から車と徒歩と電車の所要時間を計算し、移動の枠を直前に自動で作る考え方があり、仕組みは移動時間にまとめられている。出発すべき時刻に通知を出す形まで含めると、開始時刻の逆算を毎回する手間が消える。

確定した予定を手で書き足す場面が残るなら、入力の側も見ておくとよい。話し言葉と音声で予定を入れられる仕組みなら、「10月2日14時 打ち合わせ @渋谷 zoom」のような一文から日時と場所と会議リンクを読み取る形になる。手順は予定の入れ方にある。

自分の空き時間から予約ページを出す機能は、カレンダーアプリの側に載っていることもある。内部用の非公開カレンダーを空き判定に含められると、社内の予定で埋まっている時間を候補から外せる。機能の全体像はできることに並んでおり、他のカレンダーとの料金や機能の並びは他のカレンダーとの比較で確かめられる。月額と年額と買い切りの考え方は購入、対応環境やデータの扱いはよくある質問にまとめられている。

判断を急ぐ必要はない。フリープランで3回ほど調整を回し、カレンダーの数で足りなくなったか、チームの人数で止まったか、通知の本数で困ったかを記録すれば、どのプランが要るかはそこで決まる。