Appleカレンダーの移動時間｜使える場面と効かない場面の見分け方

カレンダーの画面上では一日がきれいに並んでいるのに、実際には回らない。よくある原因は、予定と予定の間にある移動が、どこにも書かれていないことです。Appleのカレンダーには移動時間という項目があり、これは実際に効きます。ただし公式の説明にはあまり出てこない制約が3つあり、その制約こそが、同じ言葉でもう一度検索する理由になっています。

この記事では、移動時間の項目が何を変えるのか、どの条件で使えなくなるのか、そしてGoogleカレンダーで予定を持っている場合に何を代わりに置くのかを順に整理します。

移動が見えないカレンダーが増えた背景

打ち合わせがオンラインと対面の混在になってから、一日の中で移動が発生する日と発生しない日が入り混じるようになりました。毎日同じ通勤時間を前提に組み立てていた頃と違い、移動の有無が予定ごとに変わります。カレンダーの升目は開始時刻と終了時刻しか持っていないので、この変化を表現できません。

その結果、60分の打ち合わせが2件並んでいる午後が、画面上は間に30分の空きがある午後に見えます。実際には片道40分かかる場所で、空きどころか10分足りません。移動時間の項目は、この差を升目の上に描くために用意されたものです。

もう1つの背景として、予定を入れる相手が増えたことがあります。日程調整のリンクや、社内の空き時間検索から予定を差し込まれる機会が増えました。ここが後述する制約と直結します。自分のためのメモとしての移動時間と、他人に対して枠を守る移動時間は、必要な仕組みが違います。

移動時間を設定すると変わる3つのこと

予定に移動時間を入れると、同時に3つのことが起こります。

1つ目は、日表示と週表示で予定の手前に帯が描かれることです。この帯は予定に付随しているため、打ち合わせを別の時間へ動かすと帯も一緒に動きます。作り直しが要らないので、予定がよく動く人ほど恩恵があります。

2つ目は、通知の基準が変わることです。移動時間を設定していない予定では、通知は開始時刻から逆算されます。移動時間を設定すると、出発の時刻から逆算する形にできるので、15分前の通知が「開始の15分前」ではなく「出発の15分前」になります。一日に3件の移動がある日は、この置き換えだけで頭の中の計算がほぼ消えます。

3つ目は、その時間帯が視覚的に埋まることです。ただしここは注意が必要で、帯は予定そのものではありません。あくまで予定に付いた属性です。つまりカレンダーアプリの外からは、その時間は空いているように見えます。日程調整ツール、社内の空き時間検索、共有された空き情報のいずれも、この帯を認識しません。

補足として、終日の予定には移動時間を設定できません。逆算する開始時刻が存在しないためです。また、確保されるのは予定の手前だけで、帰りの移動は含まれません。

固定の長さと、住所から見積もる方法の違い

移動時間の指定には2つの方式があり、性質がかなり違います。

固定の長さは、数分から2時間程度までの候補から選ぶ方式です。渋滞も経路も考慮しませんが、その代わり条件を選びません。位置情報の許可も、住所が地図上で解決できるかどうかも関係なく、どの端末でも同じ帯が描かれます。

もう1つは、予定に実在する住所が入っていて、出発地を指定できる場合に使える見積もりです。地図の経路検索から所要時間を取り、出発の通知もその値で計算します。数字としては正確ですが、条件に依存します。位置情報の利用が許可されていること、住所が実際の地点として解決できることが前提で、会議室名だけが入力されている予定では計算する材料がありません。

毎週同じ場所へ通う予定なら見積もりが向いています。メールの署名から貼り付けた住所で一度きりの訪問なら、固定の30分のほうが結果的に崩れません。

移動時間の項目が出てこないときに見る場所

設定できない、項目が灰色になる、設定したのに消える。この3つはたいてい同じ原因で、アカウントの種類です。

移動時間はAppleが独自に足した項目で、カレンダーのやり取りに使われる共通の形式には含まれていません。

This document defines the iCalendar data format for representing and exchanging calendaring and scheduling information such as events, to-dos, journal entries, and free/busy information, independent of any particular calendar service or protocol. 出典: rfc-editor.org

共通の形式に無い項目は、独自の拡張として運ぶしかありません。拡張は、両端がそれを保つと決めている場合にだけ生き残ります。Apple同士のアカウントでは保たれますが、別の場所で動いているカレンダーでは保たれないのが普通です。システム設定から追加したGoogleのアカウントや、勤務先のカレンダーに置かれた予定で項目が現れないのは、設定の失敗ではなくこの構造から来ています。

見分け方は簡単で、予定の詳細を開いてどのカレンダーに属しているかを確認するだけです。Apple以外のアカウントなら、その予定に移動時間は乗りません。Appleのアカウントで作った予定を後から別のカレンダーへ移した場合に帯が消えるのも、同じ理由です。

移動時間では守れないもの

制約を3つに整理します。ここが分かると、どこまでこの項目に任せてよいかが決まります。

• 他人からは見えない。共有した空き情報、日程調整のリンク、社内の空き時間検索は予定を読むので、予定ではない帯は無視される
• 帰りが入らない。往復90分かかる60分の訪問は、画面上では午後がまだ空いているように見える
• アカウントをまたげない。同僚と共有している仕事のカレンダーは、移動の確保がいちばん必要な場所であり、同時に項目がいちばん使えない場所になる

方式ごとの違いを並べると次のようになります。

方式	予定と一緒に動く	他人から見える	Apple以外のアカウント	経路の状況を反映
移動時間（固定の長さ）	動く	見えない	使えないことが多い	しない
移動時間（住所から見積もり）	動く	見えない	使えないことが多い	する
移動用の予定を別に作る	動かない	見える	使える	しない
打ち合わせの開始を前倒しする	動く	見える	使える	しない

移動時間の項目は、自分だけが見るカレンダーでは最も手数が少なく、他人が予定を入れてくる場面では最も弱い、という位置づけになります。

Googleカレンダーで予定を持っている場合の作り方

この言葉で検索する人の多くは、実際の予定をGoogleのアカウント側に持っています。その前提で使える方法は3つです。

1つ目は、移動を隠すのをやめる方法です。打ち合わせと同じカレンダーに、移動という普通の予定を作ります。他人からも見え、空き時間としても埋まり、どの経路で同期しても消えません。弱点は手作業で、打ち合わせが動いても移動の予定は付いてきません。

2つ目は、役割を分ける方法です。共有するカレンダーは仕事のアカウントに置いたまま、個人の予定だけAppleのアカウントに置いて移動時間を使います。きれいに収まる場所と、他人に見せる必要がある場所を分けられますが、見る場所が2か所になります。

3つ目は、カレンダーアプリ側に作らせる方法です。Googleのアカウントを読むMac用のカレンダーアプリなら、移動の確保を独自の属性ではなく、そのアカウント上の実在する予定として書き込めます。結果として他人からも見える枠になります。

どの方法を採るにせよ、運用側で決めておくと崩れにくくなる基準が3つあります。

• 移動が本当に制約になっている予定にだけ確保を付ける。全部の予定に15分の余白を足すと、余白そのものが情報を持たなくなり、そのうち無視される
• 長さは15分か30分に丸めて、それ以上の調整をしない。価値は枠が押さえられていることにあり、分単位の精度にはない
• その日の最後ではない訪問には、帰りの移動を明示的に作る。カレンダーの見た目と実際の一日がいちばん食い違うのがここ

繰り返しの予定については、確保も繰り返しに含めておくほうが安全です。毎週の訪問で移動だけ単発の予定にすると、予定が動いた週に片方だけ取り残されます。

見積もりが足りなくなる場所は経路ではない

移動時間を設定していても遅れる場合、原因は経路の計算ではなく、その前後にあります。

地図が計算するのは、道路上のある地点から別の地点までです。実際の一日には、その線の両端がついています。初めて行くビルで入口を探す時間、受付で待つ時間、案内されて上がる時間、部屋を探す時間。車なら駐車場を探す時間と、止めた場所から戻る時間。電車ならホームに立ってからが計算の始まりで、席を立ってから改札を通るまでは含まれていません。

ここで生まれる不足は、日によってばらつくというより、いつも同じ方向に同じくらいずれます。ばらつかないのは好都合で、1週間だけ、確保した時間と実際にかかった時間を並べて記録すれば、自分の不足の幅が分かります。仮にその幅が12分だったなら、以降の見積もり全部にその分を足すだけで、予定ごとに調整する必要はなくなります。

もう1つ、見落とされやすい損失があります。出発の直前の時間は、作業としてはほとんど進みません。片付けと持ち物の確認に使われるためです。出発前の10分を作業ではなく移動として扱うほうが、経路の計算を細かく合わせるより、カレンダーと実際の一日が近くなります。

住所から見積もる方式は、移動の真ん中を正しく計算し、両端を知りません。両端を込みにして選んだ固定の長さのほうが、見た目は雑でも実態に近いことがよくあります。

カレンダーアプリ側で解ける部分の整理

ここまでの3つの制約のうち、道具で解けるのは2つです。他人から見えないという問題と、帰りが入らないという問題は、確保を実在する予定として書けば解消します。アカウントをまたげないという問題も、アプリがGoogleのアカウントに直接書き込む形なら発生しません。移動の確保をどう扱うかは移動時間に整理してあり、複数のアカウントをどう繋いで1つの画面にするかは使い方で説明しています。

一方で、道具では解けない部分もはっきりしています。所要時間の見積もりが甘い、という問題です。地図の経路検索は建物に入ってから席に着くまでの時間を知りませんし、荷物の受け渡しや、駅からの徒歩の実際の速さも計算に入りません。ここは自分の実測でしか埋まりません。1週間だけ、確保した時間と実際にかかった時間を並べて記録すると、たいてい同じ方向に同じ幅だけずれていることが分かります。その幅を全部の見積もりに足せば、以降の精度は一度で上がります。

道具を選ぶ段階なら、確保を実在する予定として書けるかどうか、そして話し言葉と音声で予定を入れられるかどうかの2点で絞ると早く決まります。移動が絡む予定は外出先で決まることが多く、手で入力する前提だと結局その場では入らないためです。カレンダーアプリごとの違いは他のカレンダーとの比較に、料金や動作環境でよく届く質問はよくある質問にまとめてあります。