Appleカレンダーの週表示｜潰れる・空きすぎるを直す設定

カレンダーの作業のほとんどは週表示で起きます。月表示は全体の把握、日表示は詰まった1日の処理に向いていますが、人が計画を立てる単位は週であり、開きっぱなしにするのもこの画面です。それなのに、初期状態のまま一度も設定を触っていない人がいちばん多いのも週表示です。

寄せられる不満は2種類に分かれます。予定が細長く潰れて名前が読めないという声と、誰も何もしない時間帯が画面の大半を占めていて、実際の仕事の時間が下にはみ出しているという声です。この2つは正反対に見えて原因が同じで、どちらも設定で解けます。

週表示が持っている3つの軸

週表示には独立した3つの軸があり、これを区別しないと設定の変更が当てずっぽうになります。

横軸は日数です。7日すべてを出すか、月曜から金曜の5日だけにするかの2択です。

縦軸は時間の窓です。1日の全部が出ているわけではなく、決められた時間数ぶんの窓が開いていて、その外にある予定はスクロールしないと見えません。潰れて見える不満も、空きすぎて見える不満も、この軸から出ています。窓を広く取るほど1時間あたりの高さが減り、狭く取るほど画面外に隠れる時間が増えます。

3つ目は升目の上にある帯です。終日の予定と複数日にまたがる予定はここに入り、独自の高さと独自のスクロールを持っています。週の中で何かが隠れているとしたら、たいていこの部分です。

Appleは調整できる範囲をはっきり書いています。

「週」表示をカスタマイズして、週の7日すべてを表示したり、月曜日から金曜日のみを表示したりできます。 出典: support.apple.com

日数も時間の窓も、置き場所は同じです。カレンダーアプリで「カレンダー」から「設定」を開き、「一般」を選びます。

週の見え方を決めている4つの設定

設定	何が変わるか	変えるべき状況
1週間に表示する日数	7日か、月曜から金曜か	土日の予定が消える、または週末の列が無駄になっている
週の始まり	いちばん左に来る曜日	打ち合わせの話が月曜起点で進む
一度に表示する時間数	窓に入る時間の量。6時間から24時間	予定が潰れる、または空白が画面を占める
1日の開始時刻と終了時刻	勤務時間として印を付ける範囲	実際の稼働時間と印がずれている

最初に手を出したくなるのは日数ですが、ここから変えるのはたいてい遠回りです。5日に減らすと列が広がって読みやすくはなりますが、金曜の隣にある土曜の予定が見えなくなります。週末に仕事が食い込む働き方をしている人にとっては、金曜の午後にいちばん見たい情報を捨てて読みやすさを買っている形になります。

先に変える価値があるのは時間の窓です。1日の大半を表示する設定になっていると、1時間の高さが足りず、30分の打ち合わせは名前も読めない細い帯になります。窓を実際の稼働時間の長さに近づけると、1件ずつの高さが戻り、残りはスクロールで届きます。

潰れて見えるときと空いて見えるときの共通の原因

この2つは同じ問題を裏表から見ているだけで、直すには2つの設定を組み合わせます。

時間の窓が密度を決め、1日の開始時刻と終了時刻が窓の位置と勤務時間の印を決めます。窓だけ変えて印を放置すると、読みやすいけれど1日の中心がずれた画面ができあがり、朝型の人は毎日上へスクロールすることになります。

具体的に置き換えてみます。打ち合わせが午前9時から午後7時までの間に入る人なら、稼働の幅は10時間です。窓をその前後に合わせ、開始と終了の印も同じに揃えると、スクロールなしで1日全部が入り、しかも1件ずつが読める高さになります。同じ人が窓を24時間に広げると、誰も予定を入れない時間帯を表示するために、1件あたりの高さが半分になります。

画面の広さそのものを変える手もあります。文字の大きさは⌘プラスと⌘マイナスで変えられるので、設定を触らずに1画面へ収める調整ができます。全画面表示は⌃⌘Fで、外付けの画面に週を出しっぱなしにしておく使い方では、ツールバーの分だけ升目の高さが増えます。設定を詰める前にこの2つを試すと、そもそも設定の変更が要らない場合もあります。

設定では直らない原因も1つあります。予定が重なると、その時間帯の列幅を重なった数で分け合うため、3件重なれば1件は3分の1の幅になります。これは表示の不具合ではなく情報です。列が細かく割れ続ける週は、二重に入っていることを画面が伝えているので、設定ではなく予定のほうを直す場面になります。

月曜始まりと週番号

週単位で仕事が回っている人向けの設定が2つあります。

1つは週の始まりで、「一般」にあります。月曜始まりにすると土日が右端にまとまり、平日が1つのかたまりとして読めます。日曜の列が週の真ん中に挟まっている状態と比べると、稼働日の詰まり具合を一目で判断しやすくなります。

もう1つは週番号の表示で、こちらは「一般」ではなく「詳細」にあります。ここを入れると画面に週番号が出ます。第34週という言い方で計画が共有される職場では、そのたびに日付へ翻訳する作業がチェック1つで消えます。設定の場所が分かれているため、探して見つからずに諦めている人が多い項目です。

「詳細」には時間帯サポートもあります。入れると検索欄の横に時間帯のメニューが出て、出張先の時刻で1週間を眺められます。別の時間帯を選んでいる間に作った予定はその時間帯を保持し、どこで見ても同じ時計の時刻に置いておきたい予定は浮動として設定できます。

上部の帯が黙って隠しているもの

升目の上の帯には、終日の予定、複数日にまたがる予定、終日として設定された日時付きリマインダーが入ります。何件かは表示され、それを超えるとスクロールする作りです。

会議の合宿、祝日、納品の締切、誕生日が同じ週に並ぶと、帯の中で積み重なって上の2件しか見えていない、という状態が起こります。隠れていることを知らせる表示はありません。週表示がいちばん自信をもって読み間違えられるのがこの部分で、やけに空いている週ほど、この帯を一度スクロールしてみる価値があります。

この帯を確認する習慣は、週の初めに1回で足ります。月曜の朝に帯を上から下までスクロールして、隠れている項目が無いことを見てから週を始めると、金曜に「そんな予定があったのか」と気づく事故がほとんど無くなります。升目のほうは日々変わりますが、終日の予定は週の途中で急に増えることが少ないため、1回の確認で効き目が続きます。

関連して、祝日カレンダーは「一般」で切り替えられます。誰も関係のない国の祝日が入っていると、毎週この帯を1件分占領し、本当に見るべき項目と場所を取り合います。複数日の予定は週の幅いっぱいに横棒として描かれるため、2件重なると帯そのものが高くなり、下の升目が押し下げられます。予定は増えていないのに画面が窮屈になった、という感覚はここから来ます。

週表示の中で予定を直す

週表示は眺めるための画面だと思われがちですが、直す操作もこの画面で完結します。

予定の上端か下端をドラッグすると開始時刻と終了時刻が変わります。終日の予定は左右の端をドラッグすることで日数を伸び縮みさせられるので、出張の日程が1日延びたときに作り直す必要はありません。別の日や別の時間へ動かすなら、予定そのものをドラッグします。離れた日付へ動かすときは、カレンダーリストの左下にある小さいカレンダーの上に予定を落とす方法があり、何週間も先へ送るときはこちらのほうが速く済みます。カレンダーリストが出ていない場合は「表示」から「カレンダーリストを表示」で出せます。

細かい調整はキーボードのほうが正確です。予定を選んで⌃⌥と上下の矢印を押すと15分ずつ動き、左右の矢印では1日ずつ動きます。トラックパッドで15分だけずらそうとすると数分の誤差が出るので、時間の微調整はキーに任せたほうが結果が安定します。

1日を掘り下げたいときは、その日の日付をダブルクリックすると日表示に入ります。週の中で1日だけ極端に詰まっている日があるとき、週表示のまま無理に読むより速く判断できます。戻るのは⌘2です。

他人の予定と自分のタスクを同じ週に混ぜる

週表示は自分の予定だけを描く画面ではありません。参加依頼のある予定には、参加者の状況を示す記号が付きます。空き、予定あり、出席予定、欠席予定、仮承諾といった状態が記号で分かるので、返事が揃っていない会議を週の画面のまま拾えます。開いて確認しないと分からないと思って毎回開いている人は、記号を覚えるだけで往復が減ります。

タスクを混ぜることもできます。カレンダーリストの「予定されているリマインダー」を有効にすると、日時が設定されたリマインダーが週の升目に並びます。時刻付きのものはその時刻の位置に入り、終日のものは上部の帯に入るため、帯の混雑がさらに進む点だけ注意が要ります。締切と会議を同じ画面で見たい人には効きますが、上の帯が隠すという前述の性質と組み合わさるので、有効にした直後は一度スクロールして中身を確かめておくと安全です。

誕生日カレンダーも同じ帯を使います。連絡先アプリの誕生日が自動的に入るので、便利な反面、登録数が多いと毎週のように帯を1件分埋めます。使わないなら「一般」で切っておくと、週の上部が本来見るべき情報のために空きます。

時刻の表記はカレンダーの設定にない

午後3時と15:00のどちらで出すかを、カレンダーの設定の中でいくら探しても見つかりません。この項目はシステム設定の「言語と地域」にあり、カレンダー側の設定ではないためです。

週表示にとっては見た目の好み以上の意味があります。24時間表記は午前と午後の表記が要らないぶん文字数が短くなり、狭い列でも予定名に割ける文字数が増えます。列が7本並ぶ画面では、この差が読めるか読めないかの分かれ目になることがあります。

週の升目が教えてくれない3つのこと

設定をどう詰めても、週表示に出てこない情報が3つあります。どれも「画面上は問題なかったのに回らなかった」週の原因になります。

1つ目は移動です。別々の場所で行われる2件の会議は、間に空白のある2つのブロックとして描かれるだけで、その空白が足りているかどうかは何も示されません。予定に移動時間を付ける方法と、その限界は移動時間で扱っています。

2つ目は相手の時間です。空きと予定の情報はサーバ側にあり、升目の中には出てきません。見るには参加依頼の画面から空き時間状況を開く必要があり、週表示とは別の画面になります。

3つ目は意図です。集中して作業するために空けた時間と、本当に何もない時間は、他人から見ても、カレンダー自身から見ても同じ形をしています。守りたい時間が善意で埋められてしまうのはこのためです。

ここまでで分かるのは、初期状態の週表示が、実在しない平均的な1日に合わせて描かれているということです。設定を合わせるのに要る時間は数分で、その後は一目で判断できる範囲が広がります。残るのは、週に何が入るかを決める作業と、決まった予定を素早く正しい位置へ入れる作業で、これは表示の設定の外側にあります。話し言葉で予定を入れられるかどうかが効いてくるのもこの部分で、できることでは表示を整えた後に残る仕事のほうを扱っています。