Googleカレンダーの予約枠にMeetを付ける｜会議リンクを自動で入れる

google カレンダー 予約 枠 meetで検索して、ヘルプの画面と自分のカレンダーの画面が噛み合わないと感じた人は多いはずです。相手に空き時間を選んでもらい、決まった枠にオンライン会議のリンクが自動で入る。やりたいことは明確なのに、メニューに「予約枠」という項目が見つからない。原因は機能の名前が変わっていることと、アカウントの種類によって作れる数が違うことにあります。ここでは今の名前と手順、Meetのリンクを自動で入れる設定、無料で届く範囲を順に整理します。

「予約枠」という言葉で探すと、案内にたどり着きにくい

以前のGoogleカレンダーには「予約枠」という機能があり、空き時間をブロックとして公開する作りでした。いまのヘルプで同じ話題を開くと、案内されるのは「予約スケジュール」です。予約枠の解説として参照されていたページは、予約スケジュールの概要へ置き換わっています。

機能の考え方も変わりました。予約枠は自分のカレンダー上に枠を並べる作りでしたが、予約スケジュールは予約ページを1つ作り、そのリンクを相手に渡す作りになっています。

予約ページを作成し、予約可能な時間をカスタマイズして、リンクを他のユーザーと共有するだけです。予約された予定はすべて、カレンダーに自動的に表示されます。 出典: workspace.google.com

探すときの言葉を変えるのが先です。カレンダーの画面で「予約枠」を探しても出てきません。作成メニューの中にある「予約スケジュール」が入口になります。

作り始める前に確かめる3つの条件

手順に入る前に、自分の環境で作れるかどうかを確かめておくと無駄が減ります。Googleのヘルプは、予約スケジュールの作成に必要なものとして次を挙げています。

• 個人のGoogleアカウント、またはWorkspaceアカウント。仕事用や学校用のアカウントで見当たらない場合は、管理者に問い合わせる案内になっています。
• 対応するウェブブラウザが入ったパソコン。AndroidやiPhone、iPadのカレンダーアプリでは予約スケジュールを作成できません。
• 作成できないプランに当たっていないこと。Workspace Frontline、Essentials、提供を終了した以前のWorkspaceサブスクリプションでは予約スケジュールを作成できないと明記されています。

スマートフォンのアプリで項目を探し続けて時間を落とす人が少なくありません。作成はパソコンのブラウザから、という前提を先に押さえておくと早く終わります。

予約スケジュールを作る手順

作成は2段階に分かれています。前半で空き時間の条件を決め、後半で相手に見える予約ページを整えます。

• パソコンでGoogleカレンダーを開き、左上の「作成」をクリックする
• 「予約スケジュール」を選ぶ
• 左側のパネルで予約の設定を行い、「次へ」をクリックする
• 予約ページの設定を行い、「保存」をクリックする

前半で決める項目は次のとおりです。タイトルは予約ページのリンクを知っている人全員に見えるため、社内向けの略語は避けます。予約の長さは一覧から選ぶほか、カスタムで自分の刻みを作れます。通常時の空き時間では予約可能な曜日と時間、タイムゾーンを設定し、曜日ごとに時間帯を分けたり、設定を他の曜日にコピーしたりできます。予約受付期間では、どれくらい前から予約できるようにするか、いつまで受け付けるかを決められます。

臨時の空き時間という項目もあります。祝日や出張のように通常と違う日を指定して、その日だけ予約を受けない、あるいは時間帯を増やすといった調整ができます。定期的な予約スケジュールには開始日と終了日も設定できます。

Google Meetのリンクを自動で入れる設定

会議リンクは後半の予約ページの設定で決まります。「場所と会議」の項目で「会議の方法と場所を選択」をクリックし、次の中から選びます。

• Google Meet ビデオ会議
• 対面会議
• 電話
• なし / 後で指定

Google Meet ビデオ会議を選んでおくと、予約が入った予定にビデオ会議のリンクが入る形になります。ここを「なし / 後で指定」にしたまま公開してしまうと、予約は入るのに相手がどこへ入ればよいのか分からない予定ができます。公開する前に目を通す項目として覚えておくと、取りこぼしが減ります。

ZoomやTeamsのように他社の会議サービスを使う場合は事情が変わります。Googleのヘルプは、サードパーティの会議サービスを使うときは「なし / 後で指定」を選び、予約が入ったらその予定を編集して使用する会議サービスへのリンクを追加する、という手順を案内しています。カレンダーのアドオンを入れる方法も案内されていますが、予約が入るたびに手を入れる運用になる点は変わりません。オンライン会議の手数を減らすことが目的なら、Google Meetを選ぶのが素直です。

重複を防ぐ設定を先に入れておく

予約ページを配ったあとに困るのは、重複と詰まりすぎです。これは前半の設定で防げます。

• カレンダーで空き情報を確認する。予約に使うカレンダーを選ぶ項目の中にあり、他の予定が入っている時間を予約不可にします。
• 準備時間。予約と予約の間に時間を入れます。移動や記録の時間を確保する目的で使います。
• 1日あたりの予約件数の上限。受け付ける件数を日単位で区切れます。
• ゲストの権限。予約した相手が他の人を招待できるかどうかを決められます。

共同主催者を入れる場合は、初期状態の挙動に注意が必要です。Googleのヘルプは、既定では予約スケジュールで共同主催者の空き時間は確認されないと明記しています。共同主催者のカレンダーを空き情報の確認に含める設定を入れておかないと、相手側が埋まっている時間に予約が入ります。共同主催者にはGoogleグループを直接追加できますが、ドメイン外のグループやユーザーは追加できません。

会議室のようなリソースのカレンダーに予約を追加することはできない、という制約もあります。場所の確保まで予約ページで完結させたい場合は、対面会議の項目に場所を書き、部屋の予約は別に取る形になります。

無料でできる範囲と、有料でないとできないこと

ここが判断の分かれ目になります。Googleのヘルプは、個人のGoogleアカウントまたはWorkspace Business Starterでは、予約ページを1つ作れると案内しています。1種類の面談を受け付けるだけなら、追加の支払いなしで足ります。

対象となるWorkspaceのサブスクリプション、またはGoogle Oneのメンバーシップが必要な機能として挙げられているのは次のものです。

• 複数の予約スケジュールの作成
• リマインダーメールの自動送信
• 複数カレンダーでの空き状況確認
• 予約に対する支払いの受け付け
• スパム予約を防ぐためのメールアドレス確認
• 予備のカレンダーへの予約スケジュールの追加
• 予約に対する最大20人の共同主催者の追加

30分の面談と60分の相談を別のページで受け付けたい、といった時点で複数作成が必要になります。1つで足りるかどうかは、受け付ける種類の数で決まります。

支払いを受け取る場合はStripeとの連携が前提になります。顧客が使える支払い方法はクレジットカード、Apple Pay、Google Payに限られ、払い戻しは主催者と顧客のどちらがキャンセルしても自動では処理されないと説明されています。返金の運用を決めずに有料予約を開けると、後から手作業が増えます。

迷惑予約と取りこぼしへの備え

リンクを公開すると、意図しない予約も入ります。Googleカレンダーには予約フォームの設定があり、名・姓・メールアドレスが必須項目として決まっていて、追加の項目も足せます。スパム予約を防ぐ仕組みとして「メール確認を必須にする」のチェックがあり、これを入れると、予約を申し込んだときにGoogleアカウントにログインしていない人へ確認コードが送られます。

• 予約ページのタイトルと説明は、リンクを知る人全員が読む前提で書く
• 予約受付期間を短くしすぎると、相手が選べる枠が消える
• 1日あたりの上限を入れておくと、1日に予約が集中したときの取りこぼしを防げる
• キャンセルの条件は説明に書く。有料予約ではキャンセルポリシーが予約フォームとリマインダーメールに表示されます

予約が入ったあとの連絡は、予約ページの設定にある説明文にも表示されます。当日の持ち物や入室の方法をここに書いておくと、個別のやり取りが減ります。

予約ページを配る前に、自分で1回申し込んでみる

作ったあとの確認を省くと、公開してから気づくことになります。予約ページのリンクは共有できる形で発行されるため、別のブラウザやログアウトした状態から自分で申し込んでみるのがいちばん確実です。相手から見えるタイトル、予約の長さ、選べる時間帯、会議の入り口が意図どおりかを1回で確かめられます。

確認しておきたい点は4つに絞れます。相手に見えるタイトルが社外向けの言葉になっているか。選べる枠が空いているか。予約の確認メールに必要な案内が入っているか。そして予定に会議の入り口が入っているか。確認コードを求める設定を入れている場合は、ログインしていない状態でどう見えるかも一緒に確かめられます。

予約ページはウェブサイトに埋め込む形でも配れます。問い合わせフォームの代わりに置くと、日程を決めるまでの往復がまとめて消えます。埋め込んだあとは、サイト側の表示が崩れていないかを別の端末で見ておくと安全です。

リンクを配ったあとに残る手間

予約スケジュールが解くのは、日程を決めるまでの往復です。決まったあとの段取りは別の問題として残ります。予約が連続して入った日に移動が挟まるか、次の予約までに準備が間に合うか、という判断です。準備時間の設定は一定の間隔を空けるだけなので、場所ごとの実際の所要時間までは見ていません。

Mac用のカレンダーアプリのできることには、空き時間を自動で計算して共有し、予約ページで相手に選んでもらう日程調整の機能と、住所から車・徒歩・電車の所要時間を計算して移動のブロックを作る機能が並びます。会議リンクの扱いも項目として持っており、ZoomやGoogle Meet、Teams、Webexを見分けて参加のボタンを出す形と、予定を作るときにZoomまたはGoogle Meetのリンクを発行する形が説明されています。手順は使い方にまとまっています。

移動の見積もりは移動時間の側で、前の予定や自宅からの所要時間をもとに出発すべき時刻を知らせる作りです。予定を入れる操作そのものも、予定の入れ方では話し言葉と音声で予定を入れられる形が説明されています。

日程調整の道具は増えていますが、料金の形は分かれています。方式と金額を3年間で払う総額に揃えた他のカレンダーとの比較を見ると、買い切りとサブスクリプションの差が金額として見えます。無料で使える範囲は購入に、導入前の疑問はよくある質問に整理されています。予約ページで足りるならそれで済ませ、当日の段取りまで任せたいときに道具を足す。この順番であれば、無駄な出費になりません。