google カレンダー 色分け 自動｜手作業をやめる3つの道

Googleカレンダーの色分けを自動にしたい人は、たいてい一度は手で塗ってみて、続かなかった経験を持っています。色を付けた週は予定表が読みやすくなり、忙しい週になると塗られていない予定が混ざり、配色そのものが信用できなくなります。この記事では、色分けを自動にする道が実際には3つしかないことと、そのうちどれが自分の使い方に合うのかを、Googleカレンダーの色の仕組みから順に整理します。

手で色を塗る運用が最初に崩れるところ

1日に5件の予定が入る人なら、20営業日で100件の予定が並びます。1件ごとに予定を開いて色を選ぶ操作は数秒で終わりますが、この数秒は予定を入れる手を止める位置に入ります。予定を入れるのは移動中や通話の直後が多く、まさにその場面で「あとで色を付けよう」と判断が後回しになります。

崩れ方には順番があります。まず、急いで入れた予定が既定の色のまま残ります。次に、色の付いた予定と付いていない予定が同じ画面に並び、色が「種類を示す印」ではなく「手が回ったかどうかの印」に変わります。ここまで来ると、色を見ても判断の役に立たなくなり、塗る動機そのものが消えます。

自動化を考える前に確かめておきたいのは、色に何を担わせているかです。仕事と私用を分けたいのか、外出のある予定を目立たせたいのか、仮押さえと確定を区別したいのか。担わせている用件が3つ以上あるなら、色の自動化だけでは解決しません。用件ごとに置き場所を分けたほうが、結果として塗る回数が減ります。

Googleカレンダーの色は2階建てになっている

色分けの話が混乱しやすいのは、Googleカレンダーの色に2つの層があるからです。1つはカレンダー自体の色で、仕事用や私用といったカレンダーを作るときに選びます。もう1つは予定ごとの色で、こちらはカレンダーの色を上書きします。自動化できる範囲は、この2つで大きく違います。

予定ごとの色は決まった数だけ用意されています。Google公式のApps Scriptの資料には、カレンダーで使える予定の色が11種類として並んでおり、それぞれに1から11までの番号が割り当てられています。8番が灰色系、11番が赤系といった対応で、プログラムから色を指定するときはこの番号を使います。色の名前を覚える必要はありませんが、11色より細かい区別はできないという上限だけは先に知っておくと、設計を間違えません。

カレンダー自体の色には、もっと大事な性質があります。

CalendarList は、ユーザーがリストに追加したすべてのカレンダー エントリの コレクションです。これを使用して、既存のカレンダーをユーザーのリストに追加したり、リストから削除したりできます。また、デフォルトのリマインダーなど、ユーザー固有のカレンダー プロパティの値を取得して設定するためにも使用します。別の例として、同じカレンダーでもユーザーごとに異なる色を設定できるため、前景色があります。 出典: developers.google.com

つまりカレンダーの色は、その人の画面の設定です。同じカレンダーを共有していても、相手は自分で選んだ色で見ています。自動化に手をかける前にこれを知っておくと、あとで「相手の画面では色が違う」と驚かずに済みます。

道その1、カレンダーを分けて保存先を決める

実務でいちばん長く持つのは、予定の色を1件ずつ触らず、カレンダーを分ける方法です。仕事用、私用、外出用のようにカレンダーを作り、それぞれに色を決めておけば、そのカレンダーに入れた予定は最初からその色で表示されます。塗る操作が消えるので、忙しい週でも配色が崩れません。

マイカレンダーごとに色分けすることで、スケジュールを追加する際に自動的に色分けできます。マイカレンダーとは、自分が保有するカレンダーと管理権限が与えられた共有ユーザーのカレンダーのことです。マイカレンダーの追加方法から、順に解説します。 出典: dsk-cloud.com

手順は2つです。左側の一覧からカレンダーを追加して色を決め、次に新しい予定がどのカレンダーに入るかという既定の保存先を確かめます。この2つ目を飛ばすと、作ったカレンダーが空のまま残り、予定は今まで通りの色で増えていきます。

この方法の利点は、色を決める作業が1回で終わることです。予定を入れる操作そのものは変わらず、保存先を選ぶだけで色が決まります。欠点もはっきりしています。1件の予定に2つの意味を持たせられません。仕事の外出は仕事用と外出用のどちらに入れるのかを最初に決めておかないと、同じ性質の予定が2つのカレンダーに散り、あとから数えるときに合いません。迷いやすい組み合わせは、片方を件名の語に移して解決します。

分ける数は3つから4つに抑えるのが現実的です。カレンダーが増えるほど、予定を入れるときに保存先を選ぶ手間が増え、選び間違いも起きます。区別したい軸が5つ以上あるなら、そのうちいくつかは色ではなく件名の先頭の語に移したほうが軽く済みます。「仮」「移動」のように2文字を付けておけば、検索でも拾えます。

道その2、Apps Scriptで予定の中身を見て塗る

件名や参加者の数といった予定の中身で色を変えたいなら、Googleが用意しているApps Scriptで書く方法があります。カレンダーの予定を読み、条件に合うものへ色の番号を指定するだけなので、処理そのものは短く済みます。時間で動く仕掛けを付けておけば、1日1回まとめて塗り直すこともできます。費用はかかりません。

代わりに引き受けるものが3つあります。1つ目は、止まったことに気づきにくい点です。実行が失敗しても予定表の見た目は変わらないため、「塗られていない予定が増えた」という結果からさかのぼって初めて気づきます。2つ目は、手で塗った色を上書きする点です。条件に合わない予定の色を初期値に戻す処理を書くと、誰かが意図して付けた色まで消えます。3つ目は、共有カレンダーで動かしたときの持ち主の問題です。仕掛けを作った人のアカウントで動くため、その人が席を外すと止まります。

書く前に決めておくとよいのは、塗る対象を「自分が作った予定だけ」に絞るかどうかです。招待されて入ってきた予定まで塗ると、相手の意図した色を消してしまいます。条件は最初から狭く始めて、必要になったら広げる順番が安全です。

条件の書き方も、先に形を決めておくと後で困りません。件名に含まれる語で判定する形は書きやすい代わりに、語の付け方が揺れた瞬間に外れます。「打合せ」と「打ち合わせ」を両方書いておく、参加者が2人以上の予定だけを会議として扱う、といった形で、判定の根拠を人の入力の癖に頼らないところへ寄せると持ちます。過去の予定を何日前までさかのぼって塗り直すかも決めておきます。範囲を広げるほど1回の処理が長くなり、途中で打ち切られて一部だけ塗られた状態になります。目安として直近の1週間と先の1か月に絞れば、日々の使い方には足ります。

道その3、拡張機能で曜日や背景に色を付ける

土日の背景に色を付けたい、曜日ごとに色を変えたいという要望は、Googleカレンダー標準の設定には用意されていません。この領域はブラウザの拡張機能が埋めています。予定ではなく画面そのものに色を足す仕組みなので、予定の色を1つも使わずに曜日を見分けられます。

Googleカレンダーは利用者の多い人気のカレンダーサービスですが、友人や家族、会社の仲間のカレンダーを表示すると大切な予定がどれなのかややわかりにくくなっています。スケジュールを色分けすると、ひと目で予定の種類と重要度がわかるようになります。色分けの自動化は拡張機能の「G-calize」を導入するとさらに使い勝手が良くなります。 出典: dsk-cloud.com

拡張機能に頼るときの制約は範囲です。効くのはその拡張機能を入れたブラウザの画面だけで、スマートフォンのアプリや別のパソコンでは同じ見た目になりません。出先で見る画面と机で見る画面がそろわないため、色を判断の根拠にしている人ほど戸惑います。曜日の見分けのように「あると助かるが無くても仕事は進む」用途に限って使うのが無理のない線です。

色が相手に届かない、色が付かないときに見るところ

自動化がうまく動いていても、期待と違う結果に見える場面が3つあります。順に確かめると原因が早く分かります。

1つ目は、共有相手の画面の色です。カレンダーの色はその人の設定なので、こちらの配色はそのまま届きません。相手に確実に伝えたい情報は、色ではなく件名の文字に入れます。2つ目は、表示を切っているカレンダーです。左の一覧でチェックが外れているカレンダーの予定は、色の問題ではなく画面に出ていません。3つ目は、予定ごとの色を上書きしている場合です。カレンダーの色を変えても、個別に色を指定した予定はその色のまま残ります。

配色そのものを見直すと解決する場合もあります。予定表の画面では、1つの予定に割り当てられる面積が小さく、隣り合った色が近いと区別がつきません。特に薄い色どうしは、画面の明るさや外光で見え方が変わります。使う色を3つに絞り、濃さの差がはっきりした組み合わせを選ぶと、自動化の精度を上げるより読みやすさが改善することがあります。色を増やす前に、いま使っている色の中で見分けにくい組み合わせを1つ外してみるほうが早いです。

もう1つ、自動化とは別に効く手があります。仕事用と私用のように、見たい組み合わせが日によって変わるなら、色を増やすより表示するカレンダーの組み合わせを切り替えるほうが早いです。Mac用のカレンダーアプリには、この組み合わせを名前を付けて保存し、ひと押しで入れ替える機能があり、どんな機能が入っているかはできることにまとめてあります。

色分けを自動にしても残る2つの穴

色は「見分ける」ための道具です。自動化して見分けが速くなっても、予定表そのものが現実と合っていない問題は残ります。代表的なのは2つです。

1つは、入力の手数です。色を自動にしても、予定を入れる操作が重ければ入っていない予定が残り、色以前に予定表が信用できません。件名に決まった語を付ける運用を足すと、1件あたりの手間はさらに増えます。ここを軽くする方法の1つが、話し言葉と音声で予定を入れられる形の入力で、文の中に場所や相手が入るため、あとで振り分けるための手がかりも一緒に残ります。書き方の例は予定の入れ方にあります。

もう1つは移動時間です。場所の違う予定が続く日に、間に必要な時間が画面に出ていなければ、色がどれだけ整っていても当日に崩れます。移動を予定の側に持たせて確保する考え方は移動時間で扱っています。色で「外出」と示すより、かかる時間そのものが並んでいるほうが、詰め込みすぎに早く気づけます。

Googleカレンダーと同期するMac用のカレンダーアプリは、Googleカレンダーで決めた色をそのまま引き継いで表示します。どのアプリが色・表示の切り替え・入力のどこに力を入れているかは他のカレンダーとの比較に、価格や試用の条件は購入に整理されています。導入前の疑問はよくある質問にまとまっています。