Googleカレンダーでゲストを一括登録する｜招待の抜けをなくす

google カレンダー ゲスト 一括 登録で検索する場面は、たいてい締め切りが近いときです。研修の案内を300人に送る、全社の朝礼を毎週入れる、取引先を含む20人の定例を組み直す。ひとりずつメールアドレスを打ち込む作業は、時間がかかるうえに打ち間違いで誰かが漏れます。Googleカレンダーには、まとめて招く道とまとめて予定を入れる道が別々に用意されていて、混ぜて考えると途中で行き止まりに当たります。ここでは2つの道を分けて、上限と落とし穴を順に整理します。

「一括登録」と言うとき、目的は2通りに分かれる

言葉が同じでも、やりたいことは2つに分かれます。

• 大勢のゲストを1つの予定に招きたい。研修や説明会のように、同じ時間に多数を集める形です。
• 多数の予定をまとめてカレンダーに入れたい。年間の定例や、シフト表のような形です。

前者はゲストの追加の話で、後者は予定の取り込みの話になります。使う機能も上限も別なので、どちらなのかを決めてから調べ始めると早く終わります。両方を同時にやろうとすると、あとで説明する落とし穴に正面から当たります。

ゲストは1つの予定に200人まで。それ以上はグループを使う

まず数の上限です。Googleのヘルプは、各予定に招待できるユーザーは最大200人と明記しています。それより多く招く場合はGoogleグループを使う形になり、グループを招待する方法であれば最大10万人のゲストを招待できると案内されています。

ゲストを足す操作そのものは1件ずつです。予定の編集画面で右側の「ゲスト」に名前を入れ始めると連絡先が候補に出て、連絡先に無い相手はメールアドレスを直接入れます。任意参加者にしたいゲストは、名前の横のアイコンで切り替えられます。Googleカレンダーを使っていない相手でも、メールアドレスがあれば招待できます。招待メールの「はい」「いいえ」「未定」のリンクから出欠を返してもらう形です。

20人や30人であれば、連絡先を整えたうえで1件ずつ入れるのが結局いちばん速くなります。数が3桁に入るなら、グループを作る作業に時間を使ったほうが、次回以降の手間まで含めて短くなります。

グループで招いたときの挙動を知っておく

グループの招待は便利ですが、届き方が権限によって変わります。Googleのヘルプの説明はこうです。「メンバーを表示」権限があるユーザーがグループの予定を作ると、各メンバーに招待メールが届きます。権限がないユーザーが作った場合は、グループに招待状が届き、メンバーが招待メールから承諾すると自分のカレンダーに予定が表示されます。

メンバーの入れ替わりにも追随します。グループのメンバーに変更があると、今後の予定のゲストリストが更新されます。ただし終了した予定のゲストリストは更新されません。ゲストの人数が200人を超えている予定では、ゲストリストに変更が反映されるまでに24時間ほどかかることがあると案内されています。

出欠の確認には制約があります。グループ内のグループ、つまりネストされたグループの出欠確認は確認できません。また、グループのメンバーリストを表示する権限がない場合は、グループのアイコンと矢印が出ず、返答を開けません。人数と出席率をきちんと把握したい研修では、ネストを避けて1階層のグループを用意しておくほうが運用が楽になります。

200人を超えた予定でできなくなること

人数が増えると、予定そのものの扱いが変わります。Googleのヘルプは、大勢が参加する予定では次の操作ができないと書いています。

• 予定を変更する
• 他のユーザーを招待する
• ゲストリストを表示する
• 予定を別のオーナーに移行する
• 予定を別のカレンダーに移動する

その代わりに、編集権限があれば「ゲストの返答をスプレッドシートに書き出す」が使えます。書き出すたびに、元のシートの先頭に最新の情報を反映した新しいタブが作られる仕組みです。出席者の一覧を残したい場合はこの経路になります。

つまり、200人を超える見込みがある予定は、作る前に内容を固めておく必要があります。日時や会議の入り口を後から直せない前提で組む、という運用に切り替わります。参加者が増えそうな説明会は、予定を分割して複数回に分ける判断も現実的です。

予定をまとめて入れるときに、ゲストは一緒に運べない

もう一方の道、予定の取り込みに移ります。Googleカレンダーは設定の「インポート / エクスポート」から.icsと.csvのファイルを読み込めます。年間の定例や行事表をスプレッドシートで作っておいて、まとめて入れる使い方ができます。

ここに大きな落とし穴があります。Googleのヘルプは、予定を読み込んでも予定のゲストと会議のデータは読み込まれないと明記しています。つまり、参加者の列を作り込んだファイルを読み込んでも、招待は1件も飛びません。予定の枠だけがカレンダーに並び、ゲストの追加はあとから手作業になります。

招待という行為そのものの性質も、ここで押さえておくとよいところです。

①ゲストのカレンダーに直接登録はできない 予定は自分のカレンダーに登録され、ゲストは招待される形になります。ゲストのカレンダーに直接登録するには、ゲストのカレンダー編集権限が必要です。 出典: alternativework.jp

相手のカレンダーへ予定を置いているのではなく、招待を送っているだけ。この理解があると、「登録したのに相手のカレンダーに出ない」という相談の答えが見えます。相手が承諾していないか、相手側の設定で自動追加を切っているか、という2つに絞られます。

CSVで取り込むときの決まった形

取り込みを使う場合、ファイルの形は決まっています。Googleのヘルプによると、ヘッダーは英語で書く必要があり、必須はSubjectとStart Dateの2つです。他に使えるヘッダーはStart Time、End Date、End Time、All Day Event、Description、Location、Privateです。

• 1行目にヘッダーを英語で置き、2行目以降に予定を1行ずつ書く
• 説明の欄などにカンマを含めるときは、その部分を引用符で囲む
• All Day EventとPrivateはTrueまたはFalseで書く
• 保存は.csv形式で行い、Googleカレンダーの設定のインポートから読み込む

繰り返しの扱いにも注意が要ります。.csvから定期的な予定を読み込むと、定期的な予定としてではなく、1回限りの予定の連続として表示されることがあると案内されています。表示は同じように見えますが、あとで「以降の予定をまとめて変更」ができません。今後も続く定例会議は、取り込みで並べるより、カレンダー上で繰り返しの予定として1つ作るほうが管理しやすくなります。

送りすぎで止まる上限も決まっている

大量の招待を一度に送ると、途中で止まることがあります。Googleは不正利用を防ぐために使用制限を設けていて、管理者向けのヘルプに具体的な数字が並んでいます。

• プライマリドメインまたはセカンダリドメイン以外のユーザーに短期間で10,000通の招待状を送ると、外部ゲストへの招待状の送信が制限されます。制限のリセットには1か月ほどかかる場合があります。
• 短期間に100,000件を超える予定を作成すると、大量の予定を作成できなくなります。リセットには数か月かかる場合があります。
• 「ゲストにメールを送信」で外部のゲストへ送れるメールは約2,000通に制限されます。リセットは24時間以内です。自社のドメインのユーザー宛はこの制限に数えられません。
• 短期間に60個を超えるカレンダーを作らない、750人との共有を短期間に行わない、といった目安も示されています。

試用アカウントや、有料に切り替えてから60日が経っていないアカウントには、より厳しい制限がかかるとも書かれています。全社への一斉案内を初めて送る前に、この前提を知っておくと、途中で止まったときに慌てずに済みます。上限に当たった場合は、複数のユーザーで分担して送る方法が案内されています。

招いたあとの連絡は、予定の画面からまとめて送れる

招待を送ったあとの連絡手段も予定の画面に用意されています。予定を開いてゲストの人数の横にあるオプションから「ゲストにメールを送信」を選ぶと、招待しているゲスト全員が宛先に入った新しいメールが開きます。会場の変更や持ち物の追加を伝えるときに、宛先を作り直す手間が消えます。

チャットで伝える経路もありますが、条件が付きます。Googleのヘルプは、ゲストの人数が主催者も含めて200人以下の場合にかぎり、予定に招待されているゲストを含むグループチャットが作られると説明しています。外部のゲストはグループチャットには追加されません。加えて、チャットの機能は仕事用または学校用のアカウントでGoogleカレンダーを使っている場合にのみ利用できると案内されています。社外を含む案内では、チャットではなくメールを前提に組むほうが確実です。

通知の数も見直しておくとよい箇所です。予定ごとに最大5件の通知を追加できますが、Googleカレンダーを使っているゲストは各自の設定でリマインダーを受け取るため、こちらで足した通知は相手には届きません。相手に思い出してもらう目的で通知を増やしても効きません。

招待の抜けを防ぐ確認手順

一括で招いたあとは、届いていない人を見つける作業が残ります。Googleのヘルプが案内している確認の道筋は次のとおりです。

• 受信トレイを確認し、招待メールから出欠を返してもらう
• 迷惑メールフォルダを確認してもらう
• 新しい予定に関するメール通知を切っていないか確認してもらう
• それでも届いていない場合は、予定からゲストを削除してもう一度追加する

組織の外のゲストや、過去にやり取りのない相手は、招待メールで出欠を返すまでカレンダーに予定が入らないことがあります。社外を含む案内では、メールの本文で「はい」または「未定」を押してほしいと一言添えるだけで、返答率が変わります。

ゲストが他の人を勝手に招くのを避けたい場合は、予定の編集画面の「ゲストの権限」で「他のユーザーを招待する」のチェックを外します。招待メールは転送できる仕組みなので、これを外しておかないと参加者が想定より増えることがあります。

一括で招いたあとに残る手間

招待が届いたあとに残るのは、自分の側の段取りです。大勢を招く予定は、準備と後片付けの時間が前後に必要になりますが、カレンダーに並ぶのは本番の時間だけです。会場へ移動する時間、資料を用意する時間は、人が別に入れることになります。

Mac用のカレンダーアプリのできることには、出席者の招待とRSVPを色分けで表示する機能や、会議リンクの自動検出が並びます。予定の複製や翌週へのコピーを右クリックで行う操作も項目として挙がっていて、定型の予定を作る回数が多い仕事では効きます。全体の流れは使い方に整理されています。

前後の時間の扱いは移動時間の側です。住所から車・徒歩・電車の所要時間を計算して移動のブロックを作り、出発すべき時刻を知らせる作りになっています。予定を入れる操作そのものは予定の入れ方にあり、話し言葉と音声で予定を入れられる形と、メールやチャットを貼り付けて日時と場所を抽出する形が説明されています。案内メールから予定を起こす場面では、貼り付けて起こす経路が手数を減らします。

道具を足すかどうかは、招待の回数と、前後の段取りに使っている時間で決まります。方式と金額を3年間で払う総額に揃えた他のカレンダーとの比較を見ると、買い切りとサブスクリプションの差が金額として見えます。無料で使える範囲は購入に、導入前の疑問はよくある質問にまとまっています。ゲストを招く部分はGoogleカレンダーの機能で足りるので、足すとすれば自分の段取りの側になります。