Googleカレンダーの通知｜鳴る場所と鳴らない場所

google カレンダー 通知で検索する人の困りごとは、大きく2つに分かれます。鳴ってほしいのに鳴らないか、鳴りすぎて意味をなさなくなっているかです。どちらの場合も、設定そのものが4つの階層に分かれていることを知らないまま1か所だけを触っているために、直ったように見えて直っていない状態が続きます。ここでは通知の届き方の種類、設定がある場所、鳴らないときに見る順番を、公式の資料に沿って整理します。

通知は3つの届き方に分かれている

最初に押さえるべきは、通知という言葉が3つの別物を指している点です。Googleカレンダーのヘルプは、予定の通知を受け取る経路として、メール、デスクトップ通知、アラートの3種類を挙げています。

メールは文字通り受信箱に届きます。デスクトップ通知は、カレンダーを開いているときにウェブブラウザの外側にポップアップで出るものです。アラートは、Googleカレンダーのウィンドウの中に表示されます。この3つは届く場所が違うだけでなく、前提条件も違います。

差が出るのはデスクトップ通知です。ブラウザの外に出す仕組みのため、Googleカレンダー側の設定だけでは足りず、ブラウザ側でcalendar.google.comからの通知を許可する操作が別に必要になります。さらにヘルプは、Googleカレンダーをウェブブラウザで開いたままにしておくことを条件として明記しています。タブを閉じた状態では、設定が正しくても出ません。

アラートは逆に、カレンダーの画面を見ているときにしか意味を持ちません。別のアプリで作業している間に鳴ってほしいなら、選ぶべきはアラートではなくデスクトップ通知になります。ここを取り違えたまま「通知をオンにしたのに気づけない」と感じているケースが一定数あります。

もう1つ、カレンダーを開いていない人向けの動きもあります。ヘルプは、カレンダーを使っていない場合、招待された予定が他のユーザーによって作成、更新、または削除されるとメールが届くと書いています。普段カレンダーの画面を見ない働き方なら、メールを主経路に据えるほうが取りこぼしが減ります。

設定は4つの階層に分かれて用意されている

同じ「通知」の設定が、Googleカレンダーの中で4か所に分かれて用意されています。この構造を知らないと、直したつもりの設定が別の階層に上書きされて元に戻ります。

1つ目はアカウント全体です。右上の設定から全般の中の通知設定を開き、通知のプルダウンで方法を選びます。2つ目はカレンダーごとです。マイカレンダーの設定から対象のカレンダーを選び、カレンダーの設定を開くと、予定の通知と終日の予定の通知が別々に並びます。終日の予定が別項目になっているのは重要で、締切や記念日の扱いをここで分けられます。

3つ目は予定ごとです。予定を開いて編集に入り、通知アイコンの横で、通知とメールのどちらで受けるか、何分前に受けるかを決めます。通知を追加すれば、複数の時刻に鳴らせます。4つ目はカテゴリ別のメール通知です。カレンダーの設定の中のその他の通知を開くと、変更された予定や予定への返答といった項目ごとに、メールにするかなしにするかを選べます。

階層が分かれていることの実害は、設定を触る順番を間違えたときに出ます。アカウント全体で通知をオフにすると、カレンダーごとに仕込んだ通知も予定ごとに指定した通知も画面には出てきません。逆に、アカウント全体をオンにしても、カレンダーごとの予定の通知が空であれば、新しく作る予定には通知が付きません。「オンにしたのに鳴らない」と「オフにしたのに鳴る」が同時に起きるのは、この2層を別々に見ていないためです。

ヘルプが示している優先順位は明快です。特定の予定の通知をカスタマイズしない限り、カレンダーレベルの設定に応じて新しい予定の通知が決まります。つまり既定値を決めるのはカレンダーごとの設定で、予定ごとの指定はその上書きです。毎回の予定で手を入れているなら、手を入れる場所がカレンダーごとの設定に移せます。

デスクトップ通知が鳴らないときに見る順番

鳴らない相談は、確認の順番を決めておけば短時間で切り分けられます。ヘルプが挙げている条件は3つで、カレンダーの通知がオンになっていること、ブラウザで通知を表示できること、Googleカレンダーをウェブブラウザで開いたままにしていることです。

ブラウザ側の許可は、Chromeなら設定からプライバシーとセキュリティ、サイトの設定、通知と進み、通知の送信を許可するサイトの横にある追加を押してcalendar.google.comを入力します。他のブラウザでも考え方は同じで、ブラウザの通知設定でcalendar.google.comの権限を追加する形になります。

この階層構造を、外部の解説記事も同じ順序で説明しています。

PCでデスクトップ通知を受け取るには、Googleカレンダー内の設定に加えて、ブラウザでcalendar.google.comからの通知を許可し、OS側でも通知を有効にしておく必要があります。また、デスクトップ通知を利用する際は、通知を受け取る時間にGoogleカレンダーをブラウザで開いているかを確認しましょう。 出典: jicoo.com

Macで使っているなら、この上にmacOS側の通知設定が乗ります。システム設定の通知でブラウザ自体の通知が切られていると、Googleカレンダーとブラウザの両方を許可しても画面には出ません。集中モードが動いている時間帯も同じです。つまり許可の関門は、カレンダー、ブラウザ、macOSの3段あり、上から順に見るのが最短になります。

仕事用や学校用のアカウントには、もう1つ知っておくべき例外があります。ヘルプは、管理者はカレンダーの予定を変更でき、管理者によって変更が加えられても通知は届かないと注記しています。管理者が動かした予定については、通知を当てにできません。

鳴りすぎを止める2つの絞り方

逆方向の困りごと、つまり通知が多すぎて見なくなる状態にも、専用の設定が用意されています。

1つ目は返信での絞り込みです。通知設定の中に、参加または未定と返信した予定の通知のみ受けるというチェックボックスがあります。これをオンにすると、届いただけで返事をしていない招待は鳴りません。招待が大量に飛ぶ組織では、これだけで通知の量が実務に見合う水準まで落ちます。裏返すと、返事を保留した予定は通知されなくなるため、返信を後回しにする癖があると取りこぼしに変わります。

2つ目はスヌーズです。デスクトップ通知をオンにしたうえで、スヌーズ中の通知を表示をクリックすると、後で出し直すまでの時間を決められます。制約が2つあり、ヘルプはスヌーズ通知をChromeブラウザでのみ受け取れると書いています。加えて、同じ予定に通知が複数回設定されている場合、スヌーズのオプションは最後の通知にのみ表示されます。10分前と1時間前の2本を設定しているなら、スヌーズできるのは10分前の1本だけです。

絞り方を決めるときは、鳴らす予定の条件を先に言葉にしておくと迷いません。相手がいる予定だけ鳴らす、移動が挟まる予定だけ鳴らす、締切だけ鳴らす、のいずれかに寄せると、通知の本数は自然に減ります。全部の予定に同じ時刻の通知を付ける運用は、量が増えるほど1本あたりの重みが下がり、最後には見ないという結論に落ち着きます。

メール通知の量は、カテゴリ単位で落とすほうが確実です。その他の通知の画面で、変更された予定や予定への返答といった項目を個別になしにできます。それでも受信箱が埋まるなら、Gmail側で整理する道もあります。ヘルプは、複数のカレンダーを管理している場合や招待メールが大量に届く場合に、Gmailのカスタムフィルタで特定種類のカレンダーの更新を整理したり、ラベルを付けたり、アーカイブしたりできると案内しています。

通知の設定は自分の分だけで、相手には及ばない

チームで運用するときに誤解されやすいのが、通知設定の適用範囲です。ヘルプは、通知設定は個人用であり、個人用、仕事用、学校用のいずれのアカウントを使っている場合でも自分のアカウントにのみ適用されると明記しています。そして、カレンダーの共有相手や、カレンダーの予定を変更できるユーザーを含め、他のユーザーが通知設定を変更することはできないとしています。

これは2方向に効きます。自分が設定を変えても相手の通知は変わりませんし、相手が設定を変えても自分の通知は変わりません。共有カレンダーの側で通知を仕込んで全員に鳴らす、という運用は成り立ちません。

したがってチーム運用で効くのは、機械の設定ではなく取り決めです。外部の解説も同じ結論を書いています。

通知設定はユーザーごとの個人設定です。共有カレンダーを利用していても、共有相手や編集権限を持つメンバーが他の人の通知設定を変更することはできません。チームで利用する場合は、重要会議は30分前と10分前、外出予定は1時間前など、予定の種類ごとの通知時刻を運用ルールとして共有するとよいでしょう。 出典: jicoo.com

予定の種類ごとに通知の時刻を決めるという方針は、先に触れたカレンダーごとの設定と噛み合います。会議用と外出用でカレンダーを分けておけば、既定の通知時刻もカレンダー単位で決まり、1件ずつ指定する手間が消えます。設定を変える場所を予定ごとからカレンダーごとへ移す、という考え方です。

通知を増やす前に、予定の組み方を見る

通知の設定を詰めても解けない問題が1つ残ります。通知は時刻が来たことを知らせる仕組みであって、間に合うかどうかを判断する仕組みではないという点です。

15時の商談に10分前の通知を入れても、移動に40分かかるなら間に合いません。会議と会議が連続していれば、通知が鳴った時点で前の会議の途中です。この2つは通知の回数を増やしても改善しません。必要なのは、出発すべき時刻を逆算する層と、会議の間に隙間を確保する層です。

Mac用のカレンダーアプリの側では、この層を先に用意する作りのものがあります。住所から車と徒歩と電車の所要時間を計算して移動の枠を作り、前の予定や自宅からの所要時間をもとに出発すべき時刻を知らせる動きは移動時間に説明があります。通知の時刻を手で決めるのではなく、所要時間から決める考え方です。

入力の側も同じです。話し言葉と音声で予定を入れられる形にして、10分前に通知という指定まで1行で書けるようにすると、通知を設定し忘れる予定そのものが減ります。書き方の実例は予定の入れ方に並んでおり、備わっている機能の全体像はできることにまとまっています。接続と初期設定の順番は使い方に段階ごとに並んでいます。

Macで使えるカレンダーアプリを総額で並べた一覧は他のカレンダーとの比較にあり、価格は購入、対応環境やデータの扱いはよくある質問で確認できます。手順の原典はGoogleのカレンダーの通知を変更するヘルプにあります。

通知の設計で決めることは3つに絞れます。どの経路で受けるか、どの階層で既定値を決めるか、返信していない予定を鳴らすかどうか。この3点を決めてから個別の予定に手を入れると、設定が元に戻る現象が起きなくなります。