Googleカレンダーの表示の変更｜ビューと密度と色の順番

google カレンダー 表示 変更で検索する人が探しているものは、ひとつではありません。ビューを日から週に切り替えたいだけの人もいますが、多くは「画面が見づらい」という漠然とした不満から入ってきます。ここでは表示にかかわる設定を5つの層に分けて、どこを先に触ると効くのかを順番に整理します。

「表示の変更」は5つの層に分かれている

表示を変える操作は、性質の違う5種類が同じ言葉でまとめられています。切り分けずに触ると、直したいものと違う場所をいじって元に戻す作業になります。

1つ目は表示形式、つまりビューの切り替えです。日・週・月・年・スケジュールのどれで見るかを選ぶ層で、画面右上のメニューから1秒で切り替わります。

2つ目は画面の密度です。週の始まりを何曜日にするか、土日を隠すか、時刻を24時間で書くか、予定の既定の長さを何分にするか。ビューを変えても画面の詰まり具合が変わらないのは、この層を触っていないからです。

3つ目は、どのカレンダーを出すかの選択です。複数のアカウントや共有カレンダーを足していくと、予定の数そのものが増えます。ビューを変えても読めないときの原因は、たいていここにあります。

4つ目は色です。同じ時間帯に並んだ予定を見分けるための層で、カレンダー単位と予定単位の両方に設定があります。

5つ目は、返事をしていない予定や辞退した予定を画面に出すかどうかです。ここは設定の存在を知られていないことが多く、触ると画面の混み具合がいちばん大きく変わる層です。

見やすくするコツは、この順番を守らないことです。効くのは3番目と5番目で、1番目と2番目は後から整えたほうが早く落ち着きます。

ビューの切り替えは右上のメニューとキーボードから

まず1つ目の層です。入口は画面右上にあります。

Google カレンダー画面右上の［日］［週］［月］などの表示メニューをクリックすると、カレンダーの表示形式を変更できます。 出典: g-workspace.jp

このメニューには日・週・月・年・スケジュールが並び、それぞれの右側に1文字のキーが添えられています。添えられている文字がそのままショートカットで、メニューを開かずに切り替えられます。Googleが公開している設定の一覧には、キーボードショートカットを有効にするかどうかの項目があり、既定では有効です。切り替えが効かないときは、この項目がオフになっている可能性を先に確かめてください。

同じメニューの下には、表示する日数を自分で決める項目もあります。2日から4週間までの範囲で幅を指定でき、週でも月でもない長さを常用したいときに使います。週の予定を金曜まででまとめて見たい、あるいは今日から10日間だけ見たいといった使い方です。

どのビューを常用するかは、予定の入り方で決まります。1日に3件以上の会議が入る人は週ビュー、日付だけを押さえて動く人は月ビューが向いています。年ビューは予定の中身を読むためのものではなく、長期の休みや繁忙期の位置を確認するためのものです。スケジュールは予定を時系列の一覧にするので、空き時間を探すより「次に何があるか」を追うのに向いています。

ビューを変えても読みづらさが残るなら、この層は原因ではありません。次の層に進んでください。

週の始まりと予定の長さは、ビューとは別の設定

2つ目の層です。ここは画面の見た目を決める割に、設定画面の奥にあるため触られていないことが多い場所です。

Googleが公開している設定の一覧には、利用者が変更できる項目とその取り得る値が並んでいます。週の始まりは日曜、月曜、土曜の3つから選べます。時刻を24時間表記にするかどうかは独立した項目です。日付の並びは、日と月と年の順序を3通りから選ぶ形になっています。週の表示から土日を隠すかどうかも、ここに項目があります。

見落とされがちなのが、予定の既定の長さです。時間を明示せずに作った予定の長さが決まっており、一覧ではこの既定値が60分と書かれています。15分の打ち合わせが多い職種では、この値を短くするだけで週ビューの詰まり具合が変わります。1件ごとに終了時刻を直している人は、設定を1回変えるほうが早く終わります。

土日を隠す設定は、効果が大きい代わりに副作用もあります。週の幅が5日になるので1日あたりの列が広くなり、予定の題名が読めるようになります。ただし土曜に入れた作業が画面から消えるため、休日に動く人は隠さないほうが安全です。

時刻の表記と日付の並びは、他の人と画面を見ながら話すときに効きます。相手と表記が揃っていないと、口頭で「15時」と言っているのに画面には午後3時と出ていて、確認に一往復かかります。

出すカレンダーを絞ることが、いちばん効く

3つ目の層です。表示の悩みのうち、実際に解決するのはここが大半です。

Googleのカレンダー一覧には、カレンダーごとに「画面に出すかどうか」と「一覧から隠すかどうか」が別の項目として用意されています。前者はサイドバーのチェックで切り替えるもの、後者は一覧そのものから外すものです。使わなくなった共有カレンダーは、チェックを外すだけでなく一覧から隠すところまでやると、次にサイドバーを見たときに探す手間が減ります。

カレンダーの名前を自分の画面だけで書き換える項目もあります。共有された側が付けた長い名前を短くしても、相手の画面には影響しません。「〇〇部 定例 予約用」のような名前が3つ並んでいるときは、自分の画面だけで短くしておくと見分けがつきます。

絞る基準は「今週その予定を動かす可能性があるか」で決めます。動かさないカレンダー、たとえば祝日や誰かの勤務予定や購読している外部の日程表は、週の組み立てには要らないので外します。必要になったときにチェックを1つ付ければ戻るので、外すことで失われるものはありません。逆に、出したままにしていると、自分が動かせない予定が画面の面積を占め続けます。

権限によって見え方が変わる点も押さえておいてください。閲覧のみの権限で共有されたカレンダーでは、非公開に設定された予定は「予定が入っている」ことだけが見え、中身は出ません。空白ではないのに題名が読めないのは、設定の不備ではなく権限の結果です。

色は2段階で決まる。カレンダー単位と予定単位

4つ目の層です。出すカレンダーを絞りきっても3つか4つは残るので、そこから先は色で見分けることになります。

各カレンダーの色は、好みのものに変更可能です。特に、サブカレンダーや共有カレンダーを作成している場合や同僚のカレンダーを追加している場合は、常に複数のカレンダーが同時に表示される状態となります。 出典: teleworker.site

色は、カレンダー単位と予定単位の2段階で決まります。予定の側の色指定は任意の項目で、指定しなければカレンダーの色がそのまま使われます。つまり個別に変えたものだけが例外として浮き上がる作りです。

この作りを踏まえると、使い分けの答えは1つに絞れます。カレンダーの色は「誰の予定か」「どの領域の予定か」に割り当て、予定ごとの色は「動かせない予定」だけに使う。両方に意味を持たせると、赤が「重要」なのか「営業部のカレンダー」なのか画面から判断できなくなり、色を見る習慣そのものが消えます。

カレンダーの色も、共有された相手の画面には影響しません。カレンダー一覧の色は利用者ごとに保持される項目なので、同僚と同じ共有カレンダーを見ていても、こちらで青に変えた結果が相手の画面に出ることはありません。名前の書き換えと同じ扱いで、遠慮なく自分の見やすさに合わせて構いません。

配色で1つだけ注意点があります。同系色を隣に置くと、週ビューの細い列では見分けがつきません。3色までに抑えて、残りのカレンダーは灰色系にまとめるほうが、色の数を増やすより早く読めるようになります。色の役割は「見分ける」ことであって「飾る」ことではありません。

返事待ちと辞退した予定を画面から外す

5つ目の層です。ここを触ると、予定を1件も消さずに画面が空きます。

公開されている設定の一覧には、関連する項目が3つ並んでいます。招待されたが返事をしていない予定を隠すかどうか。自分が「いいえ」で返事をした予定をカレンダーに出すかどうか。そして、通知を「はい」と「未定」で返事をした予定だけに絞るかどうかです。

このうち効き方が大きいのは2つ目です。一覧では、辞退した予定を表示する側が既定になっていると書かれています。断った会議が画面に残り続けるため、週に何件も招待が来る職種では、実際には空いている時間が埋まって見えます。

返事をしていない予定を隠す設定は、扱いに注意が要ります。画面から消えるので週は読みやすくなりますが、返事を忘れたまま当日を迎える事故が起きます。招待を受ける件数が多いなら、隠すのではなく、返事を1日1回まとめて処理する運用のほうが安全です。

通知の絞り込みは、表示ではなく音の問題を片付けます。参加するかどうか決めていない予定の通知が鳴らなくなるので、鳴ったものは全部出る予定、という状態を作れます。

この3つを触ったあとで、もう一度ビューを見てください。それでも詰まって見えるなら、表示の問題ではなく予定の量の問題です。

表示を整えても空かない時間の話

表示の設定でできるのは、いま入っている予定を読みやすくすることまでです。予定そのものの数と間隔は変わりません。

実際に困るのは、会議と会議の間に移動が入っていない状態です。14時に渋谷、15時に新宿という並びは、どのビューで見ても隣り合った2件に見えます。表示を変えても移動の30分は現れません。同じことが、5分で入力を済ませたい予定にも起きます。件名と日時と場所と会議リンクを別の欄に打ち分けている間に、次の会議が始まります。

Mac用のカレンダーアプリの側では、この部分を機械に任せる作りのものがあります。話し言葉と音声で予定を入れられる形にして、「明日15時 商談 @渋谷 zoom」と1行書くと、日時と場所と会議リンクに分解される仕組みです。入力の実例は予定の入れ方に並んでいます。住所から車と徒歩と電車の所要時間を計算して移動ブロックを作る動きは移動時間に説明があります。

表示の層についても、ブラウザの設定より踏み込める部分があります。仕事と個人で出すカレンダーの組み合わせを保存して切り替える仕組みや、月・週・日・年・リストの5つのビューを持つ作りはできることにまとめられています。ブラウザでは毎回チェックを付け外ししている操作を、1回の切り替えに置き換えられるかどうかが分かれ目です。

接続と初期設定の順番は使い方に段階ごとに並んでいます。Macで使えるカレンダーアプリを機能と総額で並べた一覧は他のカレンダーとの比較にあり、料金は購入、対応環境やデータの扱いはよくある質問に書かれています。道具を入れ替えるかどうかは、表示の設定を5つとも触りきってから判断するほうが確実です。

表示を変更する作業は、慣れれば10分で終わります。順番だけ覚えておいてください。出すカレンダーを絞る、辞退した予定を隠す、予定の既定の長さを直す、それからビューを選ぶ。逆から手を付けると、同じ画面を何度も往復することになります。