調整アポの料金プランと無料で使える範囲の見分け方

調整 アポ 料金で検索しても、公式サイトを開いた時点では金額にたどり着けません。料金のページはありますが、そこにあるのは「料金表をもらう」という資料請求の導線で、プランごとの月額は載っていないからです。まず知っておきたいのは、プランがスタンダード、エンタープライズ、プレミアムの3つに分かれていること、そして無料プランは用意されていないことの2つです。

この記事では、公式サイトに書かれている内容から確認できる範囲を整理し、金額が公開されていない料金体系をどう見積もればよいかを順に説明します。あわせて、無料で使える条件と、無料トライアルの位置づけも確認します。

日程調整ツールの料金が「問い合わせ」になる背景

日程調整ツールの料金表示は、大きく2つに分かれます。1つは、Webサイトにプランと金額を並べて出す形です。もう1つは、金額を資料請求や問い合わせの先に置く形です。

後者が選ばれるのは、料金が単純な人数の掛け算では決まらない場合が多いからです。部署ごとに使い方が違う、必要な連携が会社ごとに違う、導入の支援が要る、といった要素が混ざると、1つの表で言い切れなくなります。調整アポは法人向けで、営業、インサイドセールス、採用、秘書業務といった複数の場面を想定しており、必要な窓口の数も会社によって変わります。

このため、金額を知るには料金表の資料を取り寄せる手順が要ります。裏を返すと、比較検討の段階で金額だけを横並びにするのが難しいツールでもあります。他社と比べるときは、自社の使い方を先に決めてから見積もりを取らないと、比べようのない数字が並ぶことになります。

公式サイトから確認できる料金の枠組み

公式サイトのよくある質問では、プランの構成について次のように説明されています。スタンダード、エンタープライズ、プレミアムの3つがあり、料金の詳細、月額利用料のシミュレーション、費用対効果は料金表の資料に掲載されている、という内容です。

もう1つ、課金の考え方についての記述があります。選ばれた理由として挙げられている「抜群のコスパ」の説明に、アカウント課金ではないため、使う人数が増えるほど有利な価格設定だと書かれています。つまり、1人あたりいくらという数え方ではありません。

この点について、実際に半年以上使った人のレポートでは、次のように整理されています。

調整アポは、チーム用ページの数と3つのプランとの掛け合わせにて料金が変わります。プランはスタンダード・エンタープライズ・プレミアムの3つがあるようです。 出典: biz.ne.jp

人数ではなく、チームで使う調整ページの数で金額が動く形です。この数え方だと、同じ部署に10人いても20人いても、使う窓口が1つなら金額は変わりません。人数課金のツールでは人が増えるほど比例して増えるので、大きな部署ほど差が出ます。

無料で使える範囲はどこまでか

公式サイトのよくある質問には、無料についての回答もあります。無料トライアルはあるが、無料プランはないという内容です。加えて、同じ会社が提供するクラウド受付システムのアカウントがあれば無料で使えるとも書かれています。

整理すると、無料で触れる道は3つです。

• 無料トライアルを使う。クレジットカードの登録は不要と明記されています
• すでにクラウド受付システムを導入している場合は、そのアカウントで使う
• それ以外は有料。ずっと無料で使い続けられるプランはない

ここは他のツールとの大きな違いです。TimeRexやSpirには上限付きの無料プランがあり、1人で使う範囲なら費用をかけずに続けられます。調整アポは法人での利用を前提にしているので、個人が無料で使い続ける形にはなっていません。

受付システムを導入済みの会社にとっては、日程調整の機能が追加費用なしで使えることになります。自社の受付にそのシステムが入っているかどうかは、総務や情報システムの部署に確認すると早く分かります。

料金を考える前に押さえたい機能の範囲

金額の話に入る前に、何が含まれているのかを見ておくと、見積もりの妥当性を判断しやすくなります。公式サイトで挙げられている主な働きは次のとおりです。

• 自分と参加メンバーの空き日時を、連携したカレンダーから自動で拾う
• 空き日時の一覧を表示する専用URLを相手に送り、相手が選んだ日時で確定する
• 確定と同時に、参加メンバーのカレンダーに予定を確保する
• TeamsやZoomなどのWeb会議URLを発行し、参加者へ共有する
• 前日または当日の指定した時刻に、リマインドメールを自動送信する
• 営業支援システムへのリード情報の登録と更新を自動で行う
• 会議室の予約も同時に行う

よくある質問では、3社間以上の日程調整ができるかという問いにも答えが用意されています。自社と相手だけでなく、紹介元や代理店を含む3者で日程を合わせる場面がある会社は、この点を問い合わせ時に確かめておくとよいでしょう。

調整にかかる時間について、公式サイトは「日程調整が10秒で完了する」と表現しています。ただしこれは、案内文と専用URLをコピーして相手に送る時間で算出した数字だと注記されています。設定や準備の時間は含まれないので、そのまま導入効果として社内に出すと期待とずれます。

見積もりを取る前に決めておくこと

金額が公開されていないツールは、こちらの使い方を決めてから問い合わせると、話が早く進みます。少なくとも次の4つを先に決めておきます。

1つ目は、調整の窓口をいくつ作るかです。料金がページの数で動く以上、ここが最も金額に効きます。「営業の商談受付」「採用の一次面接」のように、用途を書き出して数えます。部署ごとに分けたいのか、1つの窓口を共用するのかでも数は変わります。

2つ目は、参加するメンバーの範囲です。窓口ごとに誰のカレンダーを見るのか、担当者を自動で割り振るのかを決めます。

3つ目は、必要な連携です。公式サイトには、Web会議URLの自動発行、リマインドメールの自動送信、営業支援システムへのリード情報の登録と更新、会議室の予約が挙げられています。このうちどれを使うかで、選ぶプランが変わる可能性があります。

4つ目は、比較する相手です。人数課金のツールと並べるなら、自社の人数で総額を計算しておきます。たとえば、営業20人で1人あたり月1,200円のツールなら月24,000円です。この金額を基準に、窓口の数で決まる見積もりと比べると判断しやすくなります。

費用に見合うかどうかの確かめ方

導入の効果を測るときは、削減できた時間を数えるのが基本です。公式サイトの導入事例には、日程調整の時間を月60時間削減したという企業の例が載っています。これは利用者10名という規模での数字なので、そのまま自社に当てはめることはできませんが、数え方の参考にはなります。

自社で見積もるなら、次の順番で計算します。

まず、1回の日程調整にかかる時間を測ります。候補日をカレンダーから拾い、メールに書き、返信を待ち、合わなければやり直す。往復3通で1通3分なら、1回あたり約9分です。

次に、月の調整回数を数えます。対象の部署で月に100回の調整があれば、900分、つまり15時間ほどがここに使われている計算になります。

最後に、その時間を人件費に直します。時給2,500円の社員なら、15時間で37,500円分です。見積もりの金額がこれを下回るなら、時間の面では釣り合います。ただし、浮いた時間が別の仕事に回って初めて価値になるので、社内で説明するときは「時間が浮く」ことと「成果が増える」ことを分けて話したほうが通りやすくなります。

ツールを入れても残る、時間の落とし方

日程調整ツールを導入すると、候補日を探してメールに書き写す作業は消えます。ただし、忙しさが丸ごと解消するわけではありません。残りやすいのは次の3つです。

1つ目は、カレンダーに入っていない予定です。調整ツールはカレンダーの空きを読んで候補を出すため、電話や立ち話で決まった予定を入れ忘れていると、そこに予約が入ります。ツールの精度は、カレンダーの記入の正確さを超えません。

2つ目は、移動時間です。調整で入った予定の前後に余白を確保する設定はあっても、自分で入れた外出や私用の前後までは面倒を見てくれません。実際には訪問先から次の打ち合わせまで40分かかるのに、カレンダー上は隙間なく並ぶ、という状態は残ります。

3つ目は、予定を入れる手間そのものです。調整ツール経由の予定は自動で入りますが、それ以外は自分で入力する必要があります。入力が後回しになるほど、1つ目の問題が起きやすくなります。

実際、導入後に「思ったほど楽にならない」という声が出る会社では、調整の往復が減った分の時間が、別の手作業に吸収されていることがよくあります。調整ツールを入れたあとに残った作業を書き出してみると、予定の入力、移動の確保、資料の準備といった、調整とは別の工程が並びます。

この3つは、上位プランに変えても解決しません。上位プランで増えるのは窓口の数や連携の種類であって、自分のカレンダーの精度ではないからです。

カレンダーの側で整えておくと効くこと

日程調整ツールが担うのは、相手と日時を決めるところまでです。決まった予定を1日の中にどう並べるか、移動や準備の時間をどう確保するかは、カレンダーアプリの仕事になります。費用対効果を考えるときは、この2つを分けて見ると判断がぶれません。

Mac用のカレンダーアプリには、短い文章や声で予定を入れられるものや、住所から車や徒歩、電車の所要時間を計算して移動の枠を自動で置けるものがあります。機能の全体像はできることに、入力、表示、連携、段取りの役割ごとにまとまっています。移動の枠を作る流れは移動時間で確認できます。

予定の入力が面倒で抜けが出ているなら、予定の入れ方が参考になります。短い一文から日時や場所を読み取って予定にする手順が載っています。ほかのカレンダーアプリとの違いを並べたいときは他のカレンダーとの比較を、導入の費用を確かめたいときは購入を見るとよいでしょう。

調整アポの料金は、人数ではなく窓口の数で動きます。だからこそ、見積もりを取る前に「窓口をいくつ作るか」を決めておくことが、金額を読める状態にする近道です。