Googleカレンダーを使いやすいと感じるまで｜週の見せ方を変える

google カレンダー 使い やすいと調べる人は、たいてい乗り換え先を探しているわけではありません。すでに毎日開いているのに、週の全体像がつかめない、通知が多すぎて見なくなった、空き時間を相手に伝えるのが面倒、といった詰まりを解きたいだけです。Googleカレンダーには表示と通知を作り替える設定がまとまって用意されていて、触る順番を決めれば短時間で体感が変わります。ここでは設定の場所と、変えると何が変わるのかを順に整理します。

「使いやすい」が指しているのは、たいてい見え方の問題

カレンダーへの不満を分解すると、多くは3つに収まります。予定が入っているのに空いて見える、予定が詰まっているのに把握できない、必要な予定を探す時間が長い。どれも機能が足りないのではなく、表示の粒度が自分の働き方と合っていないことから来ています。

たとえば週ビューで午前0時から24時までを全部表示していると、実際に予定が入る9時から19時の帯が画面の半分以下に潰れます。予定の枠が小さくなるほど、重なりや隙間の判断は難しくなります。逆に、表示する日数を7日に固定していると、翌週にまたがる案件の締め切りが視界から外れます。

つまり、使いやすさを上げる作業は、機能を増やすことではなく、見る範囲と粒度を自分の仕事の周期に合わせることです。Googleカレンダーはこの調整を設定画面でまとめて扱えるようになっています。

最初に触るのは設定の「ビューの設定」

Googleカレンダーの表示は、右上の設定アイコンから開く設定画面で変えられます。Googleのヘルプでは、ビューの切り替えは画面右上で日・週・月・年・スケジュール・4日のいずれかを選び、細かい調整は左側の「ビューの設定」で行うと案内されています。新しいビューを選ぶと、次に変えるまでそれが既定のビューになります。

• 週の開始曜日を選ぶ。週が月曜から始まる職場で日曜始まりのままだと、週末の位置が視界の左右に分かれます。
• カスタムビューを設定する。ショートカットの4またはXで呼び出せる枠で、2週間や3週間といった自分の周期に合わせられます。
• 代替カレンダーを使う。他の暦を併記したい場合に使います。

カスタムビューは効きが大きい設定です。案件の締め切りが2週間単位で動く仕事なら、週ビューと月ビューの間に自分用の粒度を作れます。月ビューは全体が見える代わりに1日の中身が読めず、週ビューは中身が読める代わりに先が見えません。その中間を持てるだけで、先を見るときの操作回数が減ります。

横に並べて比べられない、という前提を先に知る

複数の人やチームのカレンダーを見比べたいときに詰まる箇所があります。Googleのヘルプは、週ビューと月ビューでは複数のカレンダーを横に並べて表示できないと明記しています。横並びで見られるのは日ビューで、対象は共有カレンダーのうちメインで使っているもので、自動承諾に設定されている必要があります。

この前提を知らないまま設定を探し続けると時間を落とします。週単位で複数人の空きを比べたいのであれば、横並びではなく、予定を作る画面の「時間を探す」を使う流れになります。相手が自分とカレンダーを共有しているか、同じ組織に所属している場合に、相手の空き時間が表示されます。

会議室やチームのカレンダーを日ビューで横に並べるのは、朝に1日の割り当てを決める用途には向きます。一方で、週全体の調整には向きません。用途で使い分けると、無い機能を探す時間が消えます。

キーボードで移動できるようにすると、体感が変わる

Googleカレンダーのショートカットは設定でオンにしてから使います。設定画面で「キーボード ショートカットを有効にする」を選んで保存すると、?キーで一覧が開きます。

• ビューの切り替え。1またはdで日、2またはWで週、3またはMで月、4またはXでカスタムビュー、5またはaで予定リスト。
• 移動。tで今日へ、gで特定の日付へ、JまたはNで次の期間へ。
• 操作。cで新しい予定、eで予定の詳細、rで更新、/で検索、sで設定。
• ToDoリストとKeepのサイドパネルは、Macでは⌘とoptionを押しながら、（カンマ）または.（ピリオド）で開きます。

覚えるのは移動系の3つで足ります。tとgとcだけで、日付を探して予定を作るまでの操作がマウスから離れます。1回の操作で節約できるのは2秒ほどですが、予定を触る回数が多い仕事では体感がはっきり変わります。

通知を減らすと、予定表が信用できるようになる

通知が多いカレンダーは、やがて通知そのものを見なくなります。Googleカレンダーでは予定ごとに最大5件の通知を追加できますが、上限まで使う必要はありません。既定の通知は設定画面で決められるので、そこを直せば以後の予定に効きます。

• 移動が要る予定にだけ早い通知を置く。移動の要らない社内会議に30分前の通知は要りません。
• 終日の予定の通知を切る。締め切りの表示として終日予定を使っている場合、通知は邪魔になります。
• ゲストへの通知と自分への通知を分けて考える。Googleカレンダーのゲストは各自の設定でリマインダーを受け取るため、こちらの通知設定は相手には届きません。

通知の数を減らす目的は、静かにすることではありません。鳴ったら見る、という状態を取り戻すことです。鳴る回数が減るほど、1回の通知の意味が重くなります。

色と検索を決めておくと、探す時間が短くなる

予定を探す時間は、使いやすさの体感に直結します。Googleカレンダーの検索は/キーで呼び出せて、件名だけでなく場所や説明、ゲストの名前からも引けます。ここで効くのは、検索で引ける言葉を予定の作り方に仕込んでおくことです。案件名を件名の先頭に固定で入れておくと、過去の打ち合わせをまとめて呼び出せます。

色の使い方も決めておいたほうが後で楽になります。カレンダーごとに色を持たせる形と、予定ごとに色を変える形の両方が使えますが、混ぜると意味が読めなくなります。カレンダーの色は所属を表し、予定の色は状態を表す、といった具合に軸を1つに決めます。仮の予定だけ薄い色にしておくと、週ビューを見た瞬間に確定と未確定が分かれます。

世界時計を使う手もあります。設定画面の全般にある項目で、カレンダーのメインメニューに他の地域の現在時刻を並べられます。時差のある相手と会議を組むときに、頭の中で足し引きをしなくなります。タイムゾーンはメインのものに加えてセカンダリを設定でき、週ビューの左端に2つの時刻が並ぶ形になります。海外との会議が月に数件あるだけでも、ずれによる組み直しが減ります。

空き時間を相手に見せる設定は、アカウントの種類で変わる

日程調整の手間を減らす設定は、使っているアカウントによって出てくるものが変わります。Googleのヘルプでは、業務時間と勤務場所は職場や学校のアカウントで設定できるもので、オプションが表示されない場合は組織の管理者がオフにしている可能性があると説明されています。業務時間をオンにすると、会議に出られない時間に誰かが予定を入れようとしたときに、その旨が相手に伝わります。

予約ページを作る予約スケジュールも、アカウントによって作れる数が変わります。個人のGoogleアカウントとWorkspace Business Starterでは予約ページを1つ作れます。複数の予約スケジュール、リマインダーメールの自動送信、複数カレンダーでの空き状況確認などは、対象となるWorkspaceのサブスクリプションかGoogle Oneのメンバーシップが必要な機能として案内されています。

自分のアカウントで何が出るのかを先に確かめると、見つからない設定を探す時間が消えます。設定画面に項目が無い場合は、操作を間違えているのではなく、そのアカウントに提供されていないという読み方が正しくなります。

予約スケジュール自体は、個人のアカウントでも作れます。作成にはパソコンの対応ブラウザが必要で、AndroidやiPhone、iPadのカレンダーアプリからは作れないとGoogleのヘルプに書かれています。予約ページを1つ持っておくと、日程調整のやり取りが往復のメールから1本のリンクに置き換わります。空き時間の見せ方に手を入れるなら、業務時間より先にこちらを試すほうが効果が見えやすくなります。

カレンダーを増やしすぎると、動きが鈍くなる

分類のためにカレンダーを増やしていくと、ある時点から表示が重くなります。Googleのヘルプは、カレンダーの登録数が400を超えると閲覧時にパフォーマンスの問題が起きる可能性があると書いています。趣味の日程カレンダーや、部署ごとの共有カレンダーを足していくと、意外に早く数が膨らみます。

オフラインでの扱いにも差が出ます。Googleカレンダーのオフライン機能はChromeブラウザで使うもので、表示できるのは過去4週間または今日以降の予定です。オフラインのときは予定の作成と編集ができず、ゲストへのメール送信とタスクへのアクセスもできません。移動中に予定を確かめるだけなら足りますが、移動中に予定を入れ直す使い方には向きません。

使うカレンダーを絞り、表示を切り替える形にすると、この2つの制約に当たりにくくなります。分類は増やすより畳むほうが速くなります。

表示を整えても残る手間は、道具の側で埋める

設定を触ると見え方は変わります。それでも残る手間が2つあります。予定を入れる操作の回数と、移動時間の見積もりです。ブラウザのカレンダーは、予定を入れるたびに項目を埋める形になるため、1件あたりの操作は減りません。

Googleカレンダーをさらに便利に使いこなすためのツールをご紹介します。一緒に使えば、情報は同期しつつも見やすい画面や自分好みのデザインにこだわれるので、Googleカレンダーへの不満が解消されます。 出典: aidma-hd.jp

Mac用のカレンダーアプリを重ねる考え方は、予定の置き場をGoogleカレンダーに残したまま、入力と表示だけを手元のアプリに任せるものです。できることには、月・週・日・年・リストの5つのビュー、表示するカレンダーの組み合わせを保存して切り替えるカレンダーセット、会議リンクの自動検出などが並びます。入力の側は予定の入れ方にまとまっており、話し言葉と音声で予定を入れられる形と、メールやチャットを貼り付けて日時と場所を抽出する形が説明されています。

移動の見積もりは移動時間の側です。住所から車・徒歩・電車の所要時間を出して移動のブロックを作り、出発すべき時刻に知らせる仕組みになっています。週の見え方を整えたあとに残るのは、この移動の判断です。

重ねる道具を選ぶときは、支払いの形まで見たほうが判断しやすくなります。他のカレンダーとの比較ではMacで使えるフル機能のカレンダーアプリを10本並べ、3年間で払う総額で比べています。無料で使える範囲は購入に、導入前の疑問はよくある質問にまとまっています。設定で足りるところは設定で済ませ、足りない部分だけ道具を足す。この順番だと、使いやすさを上げるための出費が最小で収まります。