Googleカレンダーの説明欄｜当日に迷わない書き方

Googleカレンダーの説明欄は、予定を作るときに最後まで空のまま残りやすい欄である。タイトルと時刻だけ入れて保存し、当日になって住所を探し、会議のURLを探し、相手の電話番号を探す。この探し直しにかかっている時間は1件あたり数分でも、週に10件あれば無視できない量になる。ここでは「google カレンダー 説明 欄」について、誰まで読めるのか、何を入れておくと当日に迷わないのか、外に持ち出したときに何が残るのかを、仕様に沿って並べていく。

説明欄は誰に届き、誰に見えるのか

説明欄の中身は、その予定に招待した参加者へそのまま届く。参加者がGoogleアカウントを持っていれば、相手のカレンダーにも同じ予定として入るため、当日に相手の側から開いて読める。一方で、Google以外のメールアドレスを使っている参加者の場合、事情が変わる。Google Calendar の開発者向け資料には、Google以外のメールアドレスの参加者にとっては通知メールが予定を知る唯一の方法であり、予定はカレンダーに自動で追加されないと書かれている。つまり社外の相手にとっては、説明欄に書いた内容が届いたメールの中身そのものになる。

共有カレンダーの側では、権限によって見える範囲が変わる。予定の有無だけを見せる権限では、予定の詳細にアクセスできない。予定ごとの公開設定を非公開にした場合は、書き込み権限以上を持つ相手にだけ詳細が表示される。逆に公開設定にすると、予定の有無を見られる権限の相手にも詳細が出る。ここを把握しないまま社内の共有カレンダーに詳しく書くと、想定より広い範囲に中身が見えている状態になる。

定期的な予定では、公開設定の変え方に癖がある。1つの回だけを公開から非公開のように厳しい側へ変えると、その変更は定期的な予定のすべての回に伝わる。反対に1つの回だけを非公開から公開のように緩い側へ変えようとすると、その変更は無視されて元のままになる。緩めたい場合は、親となる定期的な予定そのものを更新する必要がある。毎週の定例で1回だけ外部の人を入れたいという場面では、この挙動を知らないと設定が効かない。

当日に迷わないために入れておく中身

説明欄に何を書くかは、当日に何を探しているかの裏返しである。訪問を含む仕事では、住所と電話番号が最も探される。

Googleカレンダーの説明欄にメールの署名をコピペするだけなのですが、これだけで「訪問先の住所を調べて地図を開く」という作業と「訪問先の電話番号を調べて電話を掛ける」という作業時間が非常に短縮できるかと思います。 出典: quartet-communications.com

署名の貼り付けは、書く手間が最小で効果が大きい典型例である。名前と会社名、住所、電話番号がひとかたまりで入るため、スマートフォンから予定を開けばそのまま地図と電話に渡せる。これを土台に、予定の種類ごとに足す中身を決めておくと迷わない。

• 訪問: 住所、最寄りの出口、入館の手順、受付で伝える名前、相手の携帯番号
• オンライン会議: 会議のURL、会議室の番号、電話で入る場合の番号、接続できないときの連絡先
• 打ち合わせ全般: 議題を3行、決めたいこと、持っていく資料の名前
• 作業の予定: どこまで進めるかの終わり方、参照するファイルの場所
• 外部の相手が入る予定: 相手の会社名と担当者名、前回話した内容の要点

書く分量の目安は、予定を開いてから次の行動に移れるまでが1画面で済むかどうかである。読まなければ動けない情報を上に置き、あってもよい補足は下に回す。当日に見るのはスマートフォンであることが多いため、上から3行で用が足りる並びにしておくと効く。

具体的な並びを一つ挙げておく。訪問の予定なら、1行目に相手の会社名と担当者名、2行目に住所、3行目に電話番号、4行目に入館の手順、5行目から議題という順である。この並びにしておくと、移動中に見るときは上の3行で足り、到着してから見るときは4行目以降が効く。逆に議題を先頭に置くと、移動中に必要な情報が画面の下に隠れて、毎回指で送ることになる。読む順番は当日の動く順番と同じにしておくのが手早い。

書き足すときに迷いやすいのが、前回の内容をどこまで残すかである。定期的に会っている相手なら、前回決めたことと次に決めることを2行ずつ残しておくと、直前に議事録を探さずに済む。ただし説明欄は記録を置く場所ではないので、経緯が長くなってきたら別の場所にまとめ、説明欄にはその置き場所だけを書く形に切り替える。

書式とリンク、場所欄や添付との使い分け

説明欄はHTMLを含められる欄として定義されている。文字を太くする、箇条書きにする、リンクを押せる形で残すといった扱いができるのはこのためである。メールから貼り付けた会議のURLがそのまま押せる状態で残るのも、同じ仕組みによる。

似た役割の欄が別にあるので、入れ分けを決めておくと後が楽になる。場所の欄は自由形式のテキストとして扱われる欄で、住所を入れておくと地図に渡しやすい。会議の情報は会議用の欄が持っていて、そこに添えるメモは最大2,048文字までと決まっている。資料は説明欄にリンクを並べるより、添付として付けたほうが相手が探さずに済む。添付は1つの予定に最大25件まで付けられる。

この使い分けをまとめると、住所は場所欄、資料は添付欄、会議のURLは会議情報の欄、そして人が読んで判断する文章は説明欄という並びになる。すべてを説明欄に詰めると、地図にも渡らず添付としても扱われないただの文字列になってしまう。

書き出したときに説明欄はどう残るか

予定を他のアプリに移したり、バックアップとして手元に落としたりする場面では、説明欄の扱いが変わる。カレンダーのデータ形式を決めている iCalendar の仕様では、説明にあたる項目は DESCRIPTION という名前で定義されており、値の型は文字列である。要約にあたる項目より詳しい説明を持たせるための欄という位置づけになっている。

型が文字列であるということは、Googleカレンダーの画面で付けた書式は、書き出した先では文字として扱われることを意味する。太字や箇条書きの見た目は、移した先のアプリが解釈しなければ残らない。移す予定が多い運用では、見た目に頼らず、1行1項目で書いておくほうが壊れにくい。行頭に「住所:」「電話:」「議題:」のような短い札を付けておくと、書式が落ちても読める形で残る。

もう一つ気を付けたいのが、他のアプリへ移したときに説明欄が長すぎて途中で切れる場合である。移した先の欄に上限があると、末尾から消えるため、当日に必要な情報を先頭へ寄せておいた並びがここでも効いてくる。移行を予定しているなら、移した後に1件開いて中身を確かめてから残りを判断するのが確実である。

説明欄に書かないほうがよいもの

説明欄は、権限を持つ相手と参加者に見える欄である。招待メールは転送もできる。この二つを前提に置くと、入れない方がよいものが決まる。会議のパスワードや入室コードを本文に書くと、転送された先まで一緒に流れていく。人事や採用のように扱いが慎重な予定では、タイトルと説明欄の両方を短くして、詳細は別の場所に置く運用のほうが安全である。

外部の会議ツールが自動で書き込む文章も、そのまま参加者に届く。自動で入った案内文の下に自分の書いた内容を足すと読み飛ばされやすいので、人が読む必要のある行は先頭に置き、自動で入った部分は下に残す並びにする。

社内の共有カレンダーで詳しく書く場合は、予定ごとの公開設定を確かめてから書く。予定の有無だけを共有している相手には詳細が出ないが、共有の設定が緩いカレンダーでは、想定より広い範囲に本文が見えている。カレンダーを共有した時期と、説明欄を詳しく書き始めた時期がずれていると、この確認が抜けやすい。

参加者からの返信と説明欄の関係

説明欄を作り込むもう一つの効き目は、問い合わせのメールが減ることである。会議のURLが本文の先頭にあれば「どこから入るのか」という確認が来ない。入館の手順が書かれていれば「受付で何と言えばよいか」という確認も来ない。参加者からの返信や質問は、そのまま自分の受信トレイに溜まる種類のものなので、説明欄を1行足すことと、後から数通のやり取りを減らすことは同じ作業である。

予定の内容を後から直した場合、参加者へは変更を知らせる通知が飛ぶ。説明欄だけを直したときも同じで、直前に議題を書き足せば、その通知が事実上の念押しとして相手に届く。逆にこれを頻繁に繰り返すと、変更の通知が読まれなくなる。直しは前日に1回にまとめる、という決め方にしておくと、通知の価値が落ちない。

社外の相手が入る予定では、招待を送る時点で説明欄を完成させておくほうがよい。Google以外のアドレスの相手にとっては、届いたメールが予定のすべてであり、後から直しても相手の手元に残っているのは最初のメールかもしれない。送る前に読み返す一手間が、当日の電話を1本減らす。

定期予定とテンプレートで書く手間を下げる

毎週の定例や毎月の報告のように形が決まっている予定は、1回目の説明欄を作り込んでおけば、以降の回に同じ内容が引き継がれる。議題の3行だけ毎回書き換える運用にすると、書く手間は1分に収まる。定期的な予定の説明欄を後から直す場合は、1回だけ直すのか全部の回に反映するのかを選ぶ画面が出るため、どちらを選んだかを意識しておく。

同じ相手と同じ形で会う予定が複数あるなら、1本を雛形として残しておき、日時だけ変えて複製する運用も取れる。複製した予定の説明欄には前回の中身がそのまま残るため、書き換え忘れだけ気を付ければ、毎回作るより速い。

形の決まっていない予定については、よく使う並びを手元のメモに1つ置いておき、貼り付けてから埋める形が早い。ここで効くのは、貼り付けた後に住所や相手の名前を打ち込む手数を減らすことである。予定を作る場所が重いと、説明欄は結局空のまま残る。

説明欄が埋まるかどうかは、入力の手数で決まる

説明欄の中身が薄いことの原因は、書く気がないことより、予定を作る時点で手数が多すぎることにある。ブラウザで画面を開き、日付を選び、時刻を選び、参加者を打ち、そこまで済んだところで説明欄が残っている状態では、後で書こうという判断になりやすい。そして後で書かれることはほとんどない。

Mac用のカレンダーアプリの中には、話し言葉と音声で予定を入れられるものがある。日時と相手と場所を1文で言い切って登録できるなら、その勢いのまま住所や議題まで入れ切れる。入力の手順の違いは予定の入れ方にまとめてある。機能の範囲はできること、日々の使い方の流れは使い方から追える。

説明欄と並んで当日の迷いを減らすのが移動の扱いである。住所を説明欄に書いてあっても、移動の時間そのものが予定に入っていなければ、当日の段取りは崩れる。移動を予定として持つ考え方は移動時間で扱っている。Googleカレンダーを本体として使い続けたまま、手元のアプリ側で入力と表示だけを受け持つ組み方もあり、その違いは他のカレンダーとの比較で並べている。費用の考え方は購入、細かい条件はよくある質問にある。