グーグルカレンダーのアラーム設定｜通知が鳴らないときの直し方

グーグルカレンダーのアラーム設定を探していて、設定画面のどこにも「アラーム」という項目が見つからなかった人は多いはずです。グーグルカレンダーでは、この機能は「通知」という名前で用意されています。呼び方が違うだけで、予定の何分前に知らせるかを決める仕組みは同じです。

ただし通知の設定は2つの階層に分かれていて、片方だけを直しても鳴りません。カレンダー全体に効く既定の通知と、1件の予定にだけ効く通知が別に存在し、さらにMac側の通知設定と集中モードが上から被さります。この記事では、どの階層に何があるのか、指定できる時間の範囲はどこまでか、鳴らないときにどの順番で見ていけばよいのかを整理します。

グーグルカレンダーの通知は「画面に出す」と「メール」の2種類

グーグルカレンダーの通知は、届け方が2通りだけです。画面にポップアップとして出す通知と、メールで届く通知です。この2つはどちらか一方ではなく、同じ予定に両方を付けられます。

指定できる時間には決まった範囲があります。予定の開始前0分から40,320分まで、つまり直前から4週間前までのあいだで設定できます。0分を選べば予定の開始と同時に鳴り、上限の4週間前を選べば1か月近く前に知らせが来ます。単位は分ですが、画面上では分、時間、日、週から選べるようになっており、内部ではすべて分に換算されています。

1件の予定に付けられる通知の数にも上限があります。個別に設定できる通知は5件までです。1週間前にメール、前日にメール、1時間前に画面、15分前に画面、開始と同時に画面、という組み合わせで上限に達します。実際の運用では3件を超えると通知そのものが背景音になって効かなくなるため、上限まで使い切る必要はほとんどありません。

通知の設定がユーザーごとのものである点も押さえておきたいところです。

通知設定はユーザーごとの個人設定です。共有カレンダーを利用していても、共有相手や編集権限を持つメンバーが他の人の通知設定を変更することはできません。チームで利用する場合は、重要会議は30分前と10分前、外出予定は1時間前など、予定の種類ごとの通知時刻を運用ルールとして共有するとよいでしょう。 出典: jicoo.com

既定の通知と、予定ごとの通知は別物

ここを取り違えると、設定したはずの通知が来ません。

既定の通知は、カレンダー単位の設定です。仕事用のカレンダー、私用のカレンダー、家族と共有しているカレンダーのそれぞれに別の既定を持たせられます。この既定は、新しく作る予定に自動で付きます。すでに作ってある予定には、後から既定を変えてもさかのぼって適用されません。ここが見落とされやすい点です。先週作った会議に通知が付いていないのは、その時点の既定が空だったからです。

予定ごとの通知は、1件の予定にだけ効く設定です。予定を開いて通知を足すと、その予定はカレンダーの既定を使わない状態に切り替わります。つまり既定で15分前が入っていても、その予定に1時間前だけを足すと、15分前の通知は消えます。既定に上乗せされるのではなく、置き換わる作りです。両方を鳴らしたいなら、その予定に15分前と1時間前の2件を並べて書きます。

終日の予定も別の扱いです。時間指定の予定と終日の予定では、既定の通知を分けて持てます。終日の予定は開始時刻が0時なので、時間指定と同じ「15分前」を入れると深夜に鳴ります。終日の予定には「前日の午前9時」のような指定を使います。

通知を設定する方法を、場面ごとに分ける

設定する場所は3つあり、直したい対象によって入口が変わります。

パソコンのブラウザで既定の通知を変えるときは、グーグルカレンダーの左側にあるカレンダーの一覧から対象のカレンダーを選び、その設定画面を開きます。時間指定の予定の既定と、終日の予定の既定が別の欄に並んでいるので、両方に入れます。通知を足す操作は行を追加する形なので、1週間前のメールと15分前の画面表示を同時に持たせることもできます。カレンダーを複数持っている場合は、1つずつ設定する必要があります。仕事用に入れた既定が私用のカレンダーに移ることはありません。

1件の予定だけを変えるときは、その予定を開いて編集に入り、通知の行を足すか時刻を書き換えます。定例会議のように繰り返しで作っている予定は、この1件だけを変えるのか、以降すべてを変えるのかを選ぶ画面が出ます。以降すべてを選ぶと、シリーズ全体の通知が置き換わります。

スマートフォンのアプリで鳴らしたいときは、アプリ側の設定と端末側の設定の両方を通す必要があります。アプリの設定で通知の種類を選び、端末の設定でそのアプリの通知を許可します。片方だけではポップアップが出ません。パソコンとスマートフォンの両方で同じ予定の通知を受けている人は、同じ時刻に2台から同時に鳴ることになるため、どちらかの既定を切っておくと余計な音が減ります。

3つの入口のうち、最初に手を入れるのはカレンダーごとの既定です。ここを整えておけば、以降に作る予定は何もしなくても正しい時刻に鳴ります。1件ずつ足す運用は、既定から外れる例外だけに使います。

予定の追加や変更を知らせる通知は、メールだけ

ここまでは予定の開始前に鳴る通知の話ですが、グーグルカレンダーにはもう1系統の通知があります。自分のカレンダーに何かが起きたことを知らせる通知で、こちらは届け方がメールだけです。種類は5つに決まっています。

• 新しい予定がカレンダーに入ったとき
• 予定が変更されたとき
• 予定がキャンセルされたとき
• 参加依頼に相手が回答したとき
• その日の予定一覧（朝に1通届く）

共有カレンダーで他の人が予定を動かす環境では、この5つのうちどれをメールで受けるかを決めておくと、変更の見落としが減ります。逆に、予定の多いカレンダーで全部をオンにすると受信箱が埋まるため、「予定の変更」と「参加依頼への回答」の2つに絞る運用が現実的です。朝に届く予定一覧は、通知というより日次の確認表として使えます。

なお、この系統はカレンダーごとの設定です。仕事用のカレンダーだけ変更通知を受け、私用のカレンダーは何も受けない、という分け方ができます。

Macで通知が鳴らないときに見る順番

グーグルカレンダー側の設定が正しくても、Mac側で止まっていると画面には何も出ません。見る順番を決めておくと早く切り分けられます。

1つ目は、通知そのものの許可です。アップルメニューからシステム設定を開き、サイドバーの「通知」をクリックします。「アプリケーションの通知」の一覧でブラウザやカレンダーアプリを選び、「通知を許可」がオンになっているかを確かめます。オフになっていると、通知スタイルなどの項目が淡色表示になり、そこから先は何も設定できません。

2つ目は、音です。Appleのサポートページでは「通知音を鳴らす」が独立した項目として説明されています。画面に通知は出るのに音だけ鳴らない場合は、ほぼここです。通知の許可と音の許可は別のスイッチなので、片方だけオンという状態が起きます。

3つ目は、通知スタイルです。「一時的」を選んでいると、しばらくすると通知が消えます。席を外していた数分のあいだに消えていたなら、見逃したのではなく仕様どおりです。閉じるまで画面に残したいなら「持続的」を選びます。表示場所も、デスクトップ、通知センター、ロック画面から選べます。

4つ目は、集中モードです。おやすみモードなどの集中モードがオンのあいだ、通知は止まります。メニューバーのコントロールセンターを開くと、どの集中モードがオンになっているかが分かります。Appleのサポートページには、カレンダーアプリに対して「即時通知を許可」を選ぶと、早急な対応が必要な予定の通知は集中モードがオンでも表示されるという説明があります。ただし同じページに、その場合は集中モード側のオプションも設定する必要があると書かれています。片方だけでは通らない作りです。

5つ目は、画面の状態です。システム設定の「通知」には、ディスプレイがスリープ中のとき、画面がロックされているとき、ディスプレイをミラーリング中または共有中のときに、通知を一時停止するか許可するかを選ぶ項目があります。会議で画面を共有していた時間帯だけ通知が来なかったなら、ここが原因です。

通知が多すぎて効かなくなったときの整理

鳴らない問題の裏返しで、鳴りすぎて無視するようになった状態もよく起こります。こちらは設定を足して直すものではなく、減らして直します。

判断の基準は、その通知を受けて何かを始めるかどうかです。15分前の通知を受けて資料を開くなら意味があります。一方、参加するだけの共有予定や、他の人が入れた社内の全体会議に15分前の通知を付けていると、押して消すだけの作業が増えます。受けて動かない通知は、既定から外します。

種類ごとに時刻を決めておく方法も効きます。移動が伴う予定は1時間前、オンラインの打ち合わせは10分前、締め切りだけの終日の予定は前日の午前中。この3本立てにすると、鳴った音の長さや回数を聞くだけで、何が来たのかが分かるようになります。カレンダーを用途で分けている人は、カレンダーごとの既定をこの3本に合わせて入れておけば、予定を作るたびに考える必要がなくなります。

それでも多いと感じるときは、メールで届く系統から先に削ります。朝に1通届く予定一覧を残し、予定の追加と変更の通知を切ると、受信箱の件数が目に見えて減ります。画面に出る通知は予定の直前だけに絞り、変化の把握はメールの一覧に寄せる。この分担が、いちばん静かで抜けにくい形です。

通知を増やしても予定は守れない

通知の設定をひととおり直したあとに残る問題があります。通知が鳴っているのに間に合わない、という状態です。

原因は通知の時刻ではなく、予定と予定のあいだに何も置いていないことです。14時の打ち合わせに15分前の通知を付けても、13時55分まで別の作業が入っていれば、通知が鳴った時点で移動も準備も始められません。通知を30分前に早めても、その30分に別の予定が入っていれば同じことが起きます。通知は、空いている時間があることを前提にした仕組みです。

Mac用のカレンダーアプリのできることには、Googleカレンダーと同期した状態で使える機能が並んでいます。予定の入力を速くする方法をまとめた予定の入れ方では、話し言葉のまま打ち込んで日時を取り出す手順が説明されています。通知を足す前に、移動や準備の時間そのものをカレンダーに置くほうが効きます。その置き方は移動時間にまとまっています。

手元のカレンダーで何がどこまでできるのかを先に確かめたい場合は、他のカレンダーとの比較に同期の対象と入力方法の違いが並んでいます。設定でつまずいたときの疑問はよくある質問から探せます。

今日やるべきことは3つです。カレンダーごとの既定の通知を、時間指定の予定と終日の予定で分けて入れ直す。Macのシステム設定で、通知の許可と通知音の2つがオンになっているかを見る。そのうえで、直近1週間の予定のあいだに移動と準備の時間を置く。この3つが揃えば、通知は鳴るだけの音ではなく、間に合うための合図になります。