Googleカレンダーの予約スケジュールの作り方と無料版の制限

Googleカレンダーの予約スケジュールは、自分の空き時間を載せたページを作り、相手に1枠を選んでもらう機能です。日程調整のために外部のサービスを契約しなくても、いま使っているカレンダーの中だけで予約の受け付けが始められます。

一方で、無料のGoogleアカウントで使える範囲には線が引かれていて、予約ページは1つまでです。リマインダーの自動送信や複数カレンダーでの空き確認は、対象のサブスクリプションを持つ利用者向けの機能になります。ここでは作成の手順を追ったうえで、どこまでが無料で、どこから有料なのかを公式ヘルプの表記で並べます。

日程調整が「機能」として取り込まれた流れ

日程調整は長く専用サービスの領域でした。空き時間を載せたページを発行し、相手に枠を選ばせ、決まった時間をカレンダーに書き戻す。この一連の流れを商品にしていた道具が並び、月額を払って使うものという前提が定着していました。

その前提が動いたのが、Googleカレンダー側に予約ページの発行が入ったときです。いま個人のGoogleアカウントでも予約ページを1つ作れるようになり、専用サービスを契約しなくても、リンクを渡して枠を選んでもらう形は成立します。Google Workspaceの案内ページも、この機能をやり取りの手間を省くものとして説明しています。

Google カレンダーでのスケジュールの予約。やり取りの手間を省き、他のユーザーに Google カレンダーで直接予約してもらうことができます。 出典: workspace.google.com

つまり判断の出発点は「日程調整の道具を選ぶ」ではなく「カレンダーに入っている機能で足りるかどうか」に移りました。足りない部分は、予約ページの本数、リマインダーの自動送信、複数カレンダーの空き確認、支払いの受け付けあたりに集まります。どれも必要ないなら、追加の契約は要りません。必要な項目が1つでもあるなら、Google側のプランで満たすのか、別のサービスを足すのかという比較になります。ここを最初に切り分けておくと、以降の設定で迷う場面が減ります。

予約スケジュールが引き受ける仕事

Googleカレンダーのヘルプは、この機能でできることを3点にまとめています。予約可能な時間を掲載した予約ページを作ること、予約可能な時間を調整して知らせること、予約ページのリンクを共有するかウェブサイトに埋め込むことです。

予約ページを作成して他のユーザーと共有します。予約が入ると、その予約がカレンダーに追加されます。カレンダー上の他の予定との重複を避けるため、予約ページでは都合の悪い時間がブロックされます。 出典: support.google.com

相手側にアカウントは不要です。リンクを開いて枠を選び、名前とメールアドレスを入れると、自分のカレンダーに予定が入ります。ヘルプには、予約ページを共有してもカレンダー自体を共有していなければ、自分の予定の内容が相手に見えることはないと明記されています。空いている時間だけが見える形です。

始める前に必要なもの

ヘルプが挙げている条件は2つです。1つは個人のGoogleアカウントまたはWorkspaceアカウント。仕事用や学校用のアカウントについては、使えるかどうかを管理者に問い合わせるよう案内されています。もう1つは、対応するウェブブラウザが入ったパソコンです。AndroidやiPhone、iPadのカレンダーアプリでは予約スケジュールを作成できません。

利用できないプランもあります。ヘルプのプレミアム機能の比較には、Workspace Frontline、Essentials、提供を終了した以前のGoogle Workspaceサブスクリプションでは予約スケジュールを作成できないと書かれています。会社のアカウントで項目が見つからないときは、自分の探し方より先にプランを確かめます。

ステップ1では予約の長さと空き時間を決める

パソコンでGoogleカレンダーを開き、左上の「作成」から「予約スケジュール」を選ぶと、左側にパネルが出ます。ここで設定する項目は次のとおりです。

• タイトル。予約ページのリンクを知っている人全員に見えます
• 予約の長さ。用意された長さから選ぶか、カスタムで指定します
• 通常時の空き時間。予約可能な曜日、時間、タイムゾーンを決めます
• 予約受付期間。どれくらい前から予約でき、いつまで受け付けるかを限定します
• 臨時の空き時間。祝日など特定の日付だけ空き情報を変えます
• 予約済みの予定の設定。準備時間、1日あたりの予約件数の上限、ゲストの権限
• カレンダー。予約に使うカレンダーと、空き情報を確認するかどうか
• 共同主催者。名前かメールアドレス、Googleグループも追加できます

ここで最初に入れておきたいのが準備時間と1日あたりの上限です。準備時間はカレンダーの予約と予約の間に時間を追加する設定で、既定では働きません。入れておかないと、30分の面談が背中合わせに並び、移動も休憩も入らない日ができます。

共同主催者については、ヘルプに注意が1行あります。共同主催者のカレンダーを空き情報の確認に含めると重複予約を防げますが、既定では共同主催者の空き時間は確認されません。複数人で受ける形にするときは、この設定を必ず見ます。ドメイン外のグループやユーザーは共同主催者に追加できません。

ステップ2では予約ページの見え方を決める

続いて、相手が開く画面の設定に進みます。

場所と会議の方法は、Google Meetのビデオ会議、対面会議、電話、なしまたは後で指定から選びます。ZoomのようなほかのWeb会議を使う場合は「なし / 後で指定」を選び、予約が入ってから予定を編集してリンクを足す形になります。

予約フォームには、名、姓、メールアドレスが必須項目として並びます。項目の追加もできるので、相談内容や会社名を先に書いてもらえます。「メール確認を必須にする」をオンにすると、Googleアカウントにログインしていない人が予約したときに確認コードが送られ、いたずらの予約を減らせます。ただしこの機能は、利用資格のあるGoogle Workspaceサブスクリプションが必要だとヘルプに書かれています。

予約の確認とリマインダーでは、確認メールとリマインダーを設定します。リマインダーは最大5件まで送れますが、メールの文面は編集できません。支払いを受け取りたい場合は、カレンダーとStripeのアカウントを連携させる形です。設定が終わったら「保存」を押します。

無料でできる範囲と、有料で増える機能

ここが検索して分かりにくい部分です。ヘルプのプレミアム機能の比較には、個人のGoogleアカウントまたはWorkspace Business Starterの場合、予約ページを1つ作成できると書かれています。そのうえで、次の機能が対象のGoogle WorkspaceサブスクリプションまたはGoogle Oneメンバーシップ向けとして挙げられています。

機能	位置づけ
複数の予約スケジュールの作成	対象のサブスクリプションが必要
リマインダーメールの自動送信	対象のサブスクリプションが必要
複数カレンダーでの空き状況確認	対象のサブスクリプションが必要
予約に対する支払いの受け付け	対象のサブスクリプションが必要
メールアドレス確認によるスパム予約の防止	対象のサブスクリプションが必要
予備のカレンダーへの予約スケジュールの追加	対象のサブスクリプションが必要
最大20人の共同主催者の追加	対象のサブスクリプションが必要

対象として挙げられているのは、Google Oneプレミアム、Google AI Pro、Google AI Ultra、Workspace Individual、Business StandardとBusiness Plus、Enterprise StandardとEnterprise Plus、教育、Nonprofitsです。個人で使っていて予約ページを2つ作りたくなったときは、Google One側のプランでも条件を満たす形になります。

無料のまま使う場合に効いてくるのは、複数カレンダーでの空き確認が入らない点です。仕事用と私用でアカウントを分けている人は、片方の予定が空きとして表示されます。予約を受けるアカウントに、空けたくない時間を予定として入れておく運用でしのぐことになります。

予約ページを共有する3つの方法

作ったページは、左側の「予約ページ」の欄から共有します。リンクをコピーしてメールやチャットに貼る方法、ウェブサイトにボタンを置く方法、ページをそのまま埋め込む方法の3つです。

ボタンと埋め込みは、その他アイコンから「共有オプション」に進み、「ウェブサイトに埋め込む」を選びます。カレンダー上のすべての予約ページを共有するか、1つの予約ページだけを共有するかを選べます。ボタンにする場合は表示するテキストと色を決め、コードをコピーしてサイトのHTMLに貼ります。埋め込みの場合は幅と高さを調整できます。

ヘルプには、埋め込みに対応するウェブサイトのプロバイダとして、Googleサイト、Shopify、Squarespace、Unbounce、Weebly、Wix、WordPress.com、WordPress.orgが挙げられています。予約ページは常に公開され、リンクを知っている人は誰でも予約ページ、プロフィール写真、アカウント名を見られます。この3つが外に出ることは理解して使います。

予約が入ったあとの動き

メインカレンダーのスケジュールで予約が入ると、主催者、共同主催者、予約した人にメール通知が届きます。予備カレンダーのスケジュールの場合は、共同主催者と予約した人に届きます。自分が共同主催者でない予備カレンダーでは、キャンセルの通知を受け取るためにカレンダー側の通知設定を変える必要があります。

キャンセルすると、予約はカレンダーから削除され、キャンセルのメールが相手に送られ、その時間は予約ページで再び予約可能として表示されます。予約スケジュール自体を削除した場合は、すでに入っている予約はどちらのカレンダーにも残りますが、共有した予約ページへのリンクは使えなくなります。

空き枠が出てこないという相談は、原因が3つに絞られます。予約受付期間の設定から外れている、1日あたりの予約件数の上限に達している、空き情報を確認するカレンダーで「予定あり」になっている、のいずれかです。終日の予定を「予定あり」にした日は、その日の予約時間が表示されません。

予約ページができても残る作業

予約スケジュールが引き受けるのは、候補日をやり取りする往復です。ここは確かに消えます。残るのは、入った予定の前後をどう整えるかという仕事です。準備時間の設定は予約ページ経由の予定にしか効かないので、社内の打ち合わせや移動が挟まった日は、自分で置き直すことになります。

会議の前後に実際の移動時間を置く考え方は移動時間にまとめてあります。予約ページの発行から相手が枠を選ぶまでの流れをカレンダーアプリ側で完結させる形は使い方にあり、Mac用のカレンダーアプリが引き受ける範囲はできることに整理しています。

もう1つ残るのが、予定を入れる手数です。予約で埋まっていない時間に作業の予定を置くとき、フォームを埋めていると1件あたり数十秒かかります。話し言葉のまま書いて予定にする方法は予定の入れ方に、複数のカレンダーを1つの画面で見る形を含めた違いは他のカレンダーとの比較にあります。