google カレンダー 一括 登録の3つのやり方と、向いている場面の見分け方

google カレンダー 一括 登録で検索する人が困っているのは、同じような予定を何十件も手で入れている状態です。シフト、当番、講座の日程、部活の練習など、日付だけが違う予定を1件ずつ作るのは時間がかかります。同じ悩みは知恵袋にも並んでいます。

Googleカレンダーで同じ予定を複数の日数に入れたい時 1回でぽんとたくさん、入れる方法はありますか？ 1個入れて、コピーか複製する方法は分かったのですが 1個ずつしか複製出来なくてあまり手間が省けた感じは無いです 出典: detail.chiebukuro.yahoo.co.jp

Googleカレンダーには、まとめて入れる道が3つあります。CSV ファイルで流し込む道、ICS ファイルを読み込む道、繰り返しの設定で増やす道です。どれを選ぶかは、予定の件数ではなく、予定の性質で決まります。

3つの道の違いを先に並べる

まず全体像を押さえます。3つは似ているようで、得意な場面が違います。

道	用意するもの	向いている予定	苦手なこと
CSVで流し込む	表計算ソフトの表	日付も件名もばらばらな予定	繰り返しの設定を持たせること
ICSを読み込む	他のアプリが書き出したファイル	別のカレンダーからの移行	手作りすること
繰り返しで増やす	予定1件	同じ内容が規則的に続く予定	日付が不規則な予定

「毎週火曜の朝礼」のように規則がある予定は、3つ目の繰り返しが最短です。1件作って繰り返しを設定すれば、以後の分が自動で並びます。一方、「4月8日は入学式、4月20日は保護者会、5月2日は遠足」のように日付も内容もばらばらな予定は、繰り返しでは表現できません。表に書き出して CSV で入れるほうが早くなります。

他のカレンダーアプリや別の Googleアカウントに予定がすでにある場合は、そこから書き出した ICS ファイルを読み込みます。自分で ICS を手書きするのは現実的ではないので、この道は「移す」ときだけ使うと考えて差し支えありません。

道1：CSVで流し込む

CSV は、表計算ソフトで作った表をそのまま予定にする方法です。1行が1件の予定で、1行目には英語の見出しを置きます。使える見出しは Subject、Start Date、Start Time、End Date、End Time、All Day Event、Description、Location、Private の9つで、必須は Subject と Start Date の2つだけです。

作った CSV は、パソコンのブラウザで Googleカレンダーを開き、設定の「インポート / エクスポート」から読み込みます。スマートフォンのアプリからは読み込めません。読み込み先のカレンダーを選ぶ欄があるので、ここを必ず確認します。

一括登録でいちばん怖いのは、間違ったまま大量に入ってしまうことです。CSV の読み込みには取り消しの機能がないため、メインのカレンダーへ200件流し込んだあとに日付のずれに気づくと、1件ずつ消す作業が待っています。そこで、取り込み用の新しいカレンダーを先に作っておきます。左側のメニューで新しいカレンダーを作り、そこへ読み込めば、間違えたときはカレンダーごと削除するだけで済みます。

CSV でつまずきやすいのは日付の書式です。Google カレンダー ヘルプの記入例は 05/30/2020 のように月、日、年の順で、時刻は 10:00 AM の形です。表計算ソフトが勝手に別の形式へ書き換えることがあるので、保存したファイルをテキストエディタで開いて中身を見ておくと確実です。列の作り方は CSV に絞った記事で詳しく扱っています。

道2：ICSファイルを読み込む

すでにどこかのカレンダーに入っている予定をまとめて移すときは、ICS ファイルを使います。Outlook カレンダーや Apple カレンダーなど、ほとんどのカレンダーアプリに書き出す機能があります。別の Googleアカウントから移す場合は、パソコンで書き出し元のアカウントにログインし、設定の「インポート / エクスポート」から書き出します。

すべてのカレンダーを一度に書き出すと ZIP ファイルがダウンロードされ、中にカレンダーごとの ICS ファイルが入っています。読み込むときは ZIP のままでは扱えないので、展開して1つずつ入れます。ファイルの上限は1MB で、超えると読み込みに失敗します。年数の多いカレンダーは、書き出す期間を区切って分けます。

読み込んだあとに出る件数の表示は、必ず目を通します。「0 件の予定を処理しました」と出たときは、ZIP のまま読み込もうとしたか、インポートのボタンを2回押したかのどちらかであることが多く、後者の場合は最初の1回で読み込みが終わっています。まずカレンダーを開き、予定が入っているかを見ます。「x/y 件の予定を処理しました」と分母より分子が少ないときは、ファイルの中に読み取れない予定が混ざっている状態です。元のアプリから書き出し直すところからやり直します。

ICS で移した予定は、元のカレンダーと同期されません。元の側で日時を変えても、移した先は変わらないままです。両方を生かしたいなら、移すのではなく共有や購読を使います。

道3：繰り返しの設定で増やす

同じ内容が規則的に続く予定は、繰り返しがいちばん手早い方法です。予定を1件作り、日時の下にある繰り返しの欄で「毎週」「毎月」などを選びます。曜日を複数選べるので、火曜と木曜の週2回といった形も1件で作れます。終わりの日を決めておけば、いつまでも並び続けることもありません。

繰り返しで作った予定の強みは、あとから直せることです。時間を30分ずらしたいとき、1件を開いて変更すれば、以降のすべての回に反映させるか、その回だけにするかを選べます。CSV で50件入れた予定では、この直し方ができません。50件を1件ずつ開くことになります。

繰り返しの間隔は、毎日、毎週、毎月、毎年のほかに、間隔を自分で決める形も選べます。隔週の会議なら2週間おき、四半期ごとの報告なら3か月おき、といった指定ができます。月単位の繰り返しでは、日付で繰り返すか、第何週の何曜日で繰り返すかを選べます。給与の締め日のように日付で決まっている予定は前者、定例会のように曜日で決まっている予定は後者を選ぶと、意図どおりに並びます。

祝日や長期休暇で1回だけ休みにしたい場合は、その回だけを削除します。日付が不規則にずれる予定、たとえば「第2水曜だが祝日のときは翌週」のような運用は、繰り返しでは表現しきれません。その場合は、規則的な部分を繰り返しで作り、例外の回だけを手で直す形にすると、手数が最も少なくなります。

どの道を選ぶかの決め方

判断の順番は次のようになります。

• その予定に規則があるか。あるなら繰り返しで作る
• 規則が無く、別のアプリにすでに入っているか。あるなら ICS で移す
• 規則が無く、手元にあるのは表や一覧か。なら CSV で流し込む

件数が少ないうちは、手で入れるほうが早い場面もあります。10件程度なら、CSV を作って書式を確かめる時間のほうが長くなりがちです。目安として、20件を超えたあたりから CSV の準備が報われてきます。

誰の予定かも判断に影響します。自分だけが見る予定なら、どの道でも同じです。相手を招待する予定を一括で入れたい場合は、CSV では招待を持たせられません。Google カレンダー ヘルプにも、予定を読み込んでも予定のゲストと会議のデータは読み込まれないと書かれています。参加者を入れる必要がある予定は、一括で入れたあとに1件ずつ招待を足すか、招待が必要な予定だけ別に作ることになります。この手間を見落とすと、一括で入れた会議が誰にも届いていなかった、という事態になります。

もう1つの判断材料が、あとで変更が入るかどうかです。決まってしまえば動かない予定なら、どの道で入れても構いません。日程の変更が頻繁に起きる予定は、繰り返しで作っておくと後の手数が減ります。CSV で入れた予定は、あとから一括で直す仕組みがないためです。

一括登録の前に決めておきたいこと

まとめて入れる作業に取りかかる前に、決めておくとよいことが2つあります。

1つ目は、どのカレンダーに入れるかです。仕事、家族、当番のように性質の違う予定を1つのカレンダーに混ぜると、あとで分けるのが大変になります。カレンダーは左側のメニューから新しく作れて、表示のオンとオフを切り替えられます。まとめて入れる予定は、性質ごとにカレンダーを分けておくと、見たくないときに畳めます。

カレンダーを分けておくと、共有のしかたも別々に決められます。当番表のように家族や同僚と共有したいカレンダーと、自分しか見ない仕事の予定を1つにまとめてしまうと、共有した瞬間に見せたくない予定まで相手の画面に並びます。あとから分けるには予定を1件ずつ移すことになるため、まとめて入れる前に分けておくほうが手戻りがありません。

2つ目は、予定の名前の付け方です。一括で入れる予定は件数が多いので、名前が揃っていないと検索で拾えません。「【当番】ゴミ出し」「【研修】安全講習」のように、先頭に種類を入れておくと、あとから検索したり、まとめて探して直したりしやすくなります。CSV なら表の上で一括置換できるので、入れる前に整える手間はわずかで済みます。

入れたあとに残る「1件ずつの入力」をどう短くするか

一括登録が効くのは、あらかじめ一覧になっている予定に限られます。実際の日々では、電話で決まった打ち合わせ、急に入った来客、子どもの行事の連絡など、1件ずつ入る予定のほうが多くなります。ここは一括の仕組みでは短くできません。

1件あたりの入力を短くする道具として、Mac用のカレンダーアプリの中には、話し言葉で書いた一文から日時と場所を読み取って予定にするものや、声で言った内容をそのまま予定にできるものがあります。表で準備できる予定は CSV、その場で決まる予定は一文で、と分けると、どちらの作業も短くなります。入力の作りの違いは予定の入れ方に、アプリごとの対応範囲は他のカレンダーとの比較にまとめてあります。

一括で入れたあとのカレンダーは、思っていたより詰まって見えることがあります。当番や講座が並んだ日は、その前後の移動や準備の時間が予定として置かれていないためです。予定と予定の間をどう埋めるかは移動時間で扱っています。まとめて入れた直後に週の表示で眺め、詰まりすぎている日を先に見つけておくと、当日になって動けなくなる場面を減らせます。