色の名前が果物のままで、何の予定に付けたか忘れてしまいます。どうすればよいですか？

仕事用または学校用のアカウントであれば、色にラベルの名前を付けられます。予定を開いて編集し、カレンダー名の横の色から新しいラベルを作る手順で、200個まで作成できます。個人のアカウントでは、カレンダーの名前に色の意味を書き添えるか、予定の名前の先頭に種類を入れておくと、色を思い出せなくても読み取れます。

自分が決めた色は、カレンダーを共有した相手にも同じように見えますか？

カレンダー単位の色は見る人ごとの設定なので、相手の画面では相手が選んだ色になります。予定ごとに付けた色は予定そのものに付くため、編集できる権限を持つ相手の画面には反映されます。チームで色を揃えたい場合は、決まりを共有して各自が自分の画面で同じ色を選ぶ形になります。

色は何色まで使うのがよいですか？

軸を1つに絞り、4色から5色に収めると見分けが速くなります。それ以上に細かく分けたいときは、色ではなく予定の名前の先頭に種類を入れる方法が実用的です。名前に入れておけば検索でも拾えるため、後から特定の種類の予定だけを見返す場面でも役に立ちます。

予定の種類ごとに自動で色を付けられますか？

Googleカレンダーの標準の機能には、条件に応じて色を自動で付ける仕組みがありません。確実なのは、種類ごとにカレンダーを分けて、そのカレンダーに色を割り当てる方法です。パソコンのブラウザでしか見ないのであれば、表示の色を変える拡張機能を使う道もありますが、スマートフォンのアプリや Mac標準のカレンダーには反映されません。

google カレンダー色分けを、後から見て分かるルールで決める手順

google カレンダー色分けは、やり始めるのは簡単で、続けるのが難しい作業です。思いつきで色を付けていくと、3週間後には何色が何を指していたか分からなくなります。実際、色の名前が果物や植物のままであることが、忘れる原因になっています。

グーグルカレンダーで色分けの名前を付ける方法がわかりませんデフォルトだと色の名前がバナナとかになっていてどの種類の予定をどの色にしていたか忘れてしまいます。出典: detail.chiebukuro.yahoo.co.jp

この記事では、色分けを2つの階層に分けて考える方法、軸の決め方、色に名前を付ける機能、共有したときの見え方を順に扱います。

色分けには2つの階層がある

Googleカレンダーの色は、2段階で決まります。

1段目はカレンダーごとの色です。左側に並んでいる「仕事」「私用」「家族」といったカレンダーに、それぞれ色を割り当てます。予定を作ると、そのカレンダーの色で表示されます。ヘルプの手順では、左側のカレンダー名の横にあるその他アイコンから色を選び、カスタムの色を追加することもできます。

2段目は予定ごとの色です。1つの予定だけ、カレンダーの色とは違う色にできます。この2段目があるため、「仕事のカレンダーの中で、外出だけ別の色にする」という使い方ができます。

順番が大事です。まず1段目でカレンダーを分け、それでも足りない区別だけを2段目で付けます。逆にやると、1つのカレンダーに全部を入れて予定ごとに色を付けることになり、色の数だけルールを覚えることになります。カレンダーで分けておけば、表示のオンとオフで畳めるという利点も付いてきます。

色の軸は1つに絞る

色分けが崩れるのは、軸が混ざるときです。よくある混ざり方は次のようなものです。

仕事と私用で分けたのに、緊急の予定だけ赤にした
場所で分けたのに、相手によって色を変えた
種類で分けたのに、終わった予定をグレーにした

1つの色の並びに2つの意味が入ると、見た瞬間の判断ができなくなります。軸は1つに絞ります。候補は次の3つです。

軸	向いている人	例
予定の種類	事務や内勤が多い	会議、作業、来客、移動
相手	社外との仕事が多い	社内、顧客、協力先、自分だけ
場所	外回りが多い	在宅、オフィス、客先、移動中

どれを選ぶかは、カレンダーを見て何を判断したいかで決まります。「今日はどこにいるのか」を知りたい人は場所、「この週は自分の作業時間がどれだけ残っているか」を知りたい人は種類が向きます。

色の数も絞ります。4色から5色を超えると、見分けに時間がかかります。予定の種類を細かく分けたくなったら、色ではなく予定の名前の先頭に種類を入れるほうが、検索でも拾えて実用的です。

色に名前を付けて、忘れないようにする

仕事用や学校用のアカウントでは、色にラベルの名前を付けられます。ヘルプの「ラベルを使用してカレンダーの予定を管理する」に手順があり、予定を開いて編集し、カレンダー名の横の色を選んでラベルを作るか、既存のラベルを付けます。作れるラベルは200個までです。

このラベルは、時間の分析情報と組み合わせて使う作りになっています。予定にラベルを割り当てると、何にどれだけ時間を使ったかを後から見られます。パソコンで開き、仕事用または学校用アカウントであることが条件です。

重要: 予定に割り当てたラベルは、あなたと、あなたのカレンダーに対して「予定の変更および共有の管理」と「予定の変更」のアクセス権を持つユーザーにのみ表示されます。出典: support.google.com

つまりラベルは、見せるためのものではなく、自分と、予定を編集できる立場の相手のためのものです。個人のアカウントでラベルが見当たらない場合や、時間の分析情報の項目が出てこない場合は、組織の管理者が機能をオフにしていることもあります。

個人のアカウントで色の意味を忘れないようにするなら、方法は2つあります。1つは、カレンダーの名前に意味を書くことです。「客先訪問（オレンジ）」のようにカレンダー名へ書いておけば、左側の一覧が凡例の役目を果たします。もう1つは、予定の名前の先頭に種類を入れることです。色を思い出せなくても、文字で読めます。

自動で色を付けたいとき

同じ種類の予定に毎回手で色を付けるのは続きません。自動化の道は3つあります。

1つ目は、カレンダーを分けることです。「客先訪問」というカレンダーを作れば、そこに入れた予定は自動でその色になります。手で色を選ぶ操作が消えるので、いちばん確実です。

2つ目は、ブラウザの拡張機能です。

1カレンダーの色分けを便利に管理できる拡張機能を使うChomeの拡張機能「G-calize」を使えば、カレンダーの背景色を変更できます。出典: notta.ai

拡張機能は、ブラウザで開いたときの見た目を変えるものです。スマートフォンのアプリや Mac標準のカレンダーには効きません。パソコンの画面でしか見ないのであれば選択肢になります。

3つ目は、カレンダーアプリ側の機能を使う道です。Mac用のカレンダーアプリの中には、予定の中身に応じた表示の作り分けを持つものがあります。何ができるかはアプリごとに違うため、他のカレンダーとの比較で並べて確認できます。

共有したときに色が揃わない理由

色分けでいちばん誤解されているのが、共有したときの見え方です。自分の画面で決めた色が、相手の画面でも同じとは限りません。

カレンダーの色は、見る人ごとの設定です。自分が「仕事」のカレンダーを青にしても、共有された相手は自分の画面で別の色を選べます。相手が緑にしていれば、相手の画面では緑です。これは不具合ではなく、そういう作りです。

チームで色を揃えたいときは、決まりを共有して、各自が自分の画面で同じ色を選びます。色の名前まで揃えたければ、カスタムの色を使って色の番号を伝えるという手もありますが、運用の手間に見合うかは人数で決まります。

一方、予定ごとに付けた色は、予定そのものに付いた属性です。そのため、編集の権限を持つ相手の画面にも反映されます。ここが2つの階層で振る舞いの違う部分です。共有相手と色を揃える必要があるなら、カレンダー単位ではなく予定単位で色を付けるほうが揃いやすくなります。共有と色の関係は、反映されない症状に絞った記事で別に扱っています。

色分けの前に見直したい、予定の入れ方

色分けは、すでに入っている予定を読みやすくする作業です。効き目を感じるのは、カレンダーが埋まっている人ほど大きくなります。一方で、色を付ける操作そのものが手間になると続きません。

予定を作るときに、カレンダーの選択と色の選択が別々の操作になっていると、1件あたり2回の判断が増えます。カレンダーを性質ごとに分けておけば、選ぶのは1回で済みます。日々の入力をどこまで短くできるかは、使うアプリの作りにも左右されます。入力の作り方の違いは予定の入れ方にまとめてあり、各アプリが何を引き受けるかはできることで確認できます。

色分けが効く場面をもう1つ挙げると、移動の見落としを防ぐことです。客先訪問を1色にまとめておくと、その色が並んだ日は移動が多い日だと一目で分かります。そこに移動の時間そのものを置いておけば、予定表を見た瞬間に「この日はもう入らない」と判断できます。移動を予定として扱う考え方は移動時間で扱っています。

スマートフォンと業務時間の設定も合わせて見直す

色分けはパソコンの画面で決めることが多い作業ですが、実際に予定を見返すのはスマートフォンという人も少なくありません。カレンダー単位の色はアカウントの設定として保存されるため、パソコンで決めた色はスマートフォンのアプリでも同じように表示されます。一方で、ラベルの機能や時間の分析情報はパソコンのブラウザでしか操作できません。ヘルプの条件にも、パソコンであること、仕事用アカウントまたは学校用アカウントであることが並んでいます。スマートフォンだけで運用している場合は、ラベルを前提にした色分けは組み立てにくくなります。

色分けと一緒に見直しておくと効果が大きいのが、業務時間の設定です。業務時間をオンにすると、その時間の外に会議を入れようとした相手へ、出席できない旨が伝わります。設定は歯車の設定画面から全般の業務時間を開き、曜日と時間帯を選ぶ流れです。1日の中で対応できる時間が分かれている場合は、曜日ごとに時間帯を追加して分割できます。管理者が機能をオフにしていると項目自体が出てこないため、見当たらないときは組織の設定を確認します。

色で予定の種類が見分けられるようになると、次に知りたくなるのは「その色の予定にどれだけ時間を使ったか」です。仕事用アカウントでは、予定に付けたラベルを時間の分析情報と組み合わせて、時間の内訳を見返せます。色を決める段階で、後から数えたい単位を軸にしておくと、この見返しがそのまま使えます。会議の多さを減らしたいなら会議とそれ以外を分ける軸、外出の負担を測りたいなら場所の軸というように、測りたいものから逆算して軸を決めるのが近道です。

色分けを続ける仕組みという観点では、見直す間隔も決めておくと崩れにくくなります。軸を決めた直後は迷わず運用できても、担当する仕事が変わると、色の意味と実際の予定がずれていきます。四半期の区切りで一度、直近1か月のカレンダーを月表示で開き、どの色が多いか、意味を思い出せない色が残っていないかを確かめます。使われていない色が見つかったら、カレンダーごと畳むか、別の意味に付け替えます。色の数を増やすより、使い道の無くなった色を減らすほうが、読みやすさへの効き目は大きくなります。

色は、後から見て判断するための道具です。凝った配色より、4色で迷わない並びのほうが長持ちします。まず軸を1つ決め、カレンダーを分け、足りない区別だけ予定の色で足す。この順番で組み立てると、3か月後に見ても意味が読める色分けになります。