google カレンダー ics インポートで予定を重複させないための手順

google カレンダー ics インポートは、他のカレンダーやシステムが書き出したファイルを Googleカレンダーへ取り込む操作です。手順自体は数クリックで終わりますが、失敗したときの後始末が重い作業でもあります。予定がまったく入らないか、同じ予定が二重に並ぶかのどちらかになりやすく、どちらも1件ずつ手で片付けることになります。

他のツールやシステムから Googleカレンダーに予定を取り込みたいのに、icsファイルを読み込むとエラーになったり、反映されなかった経験はありませんか。 出典: saposuke.jp

この記事では、読み込む前にやっておくこと、重複が生まれる経路、読み込めないときに見る場所の順にまとめます。

ICSファイルは何を持っていて、何を持っていないか

ICS は iCalendar と呼ばれる形式で、カレンダーのデータをやり取りするための標準です。中身はテキストで、決まった行の並びでできています。

Google カレンダー ヘルプによると、ファイルの先頭には BEGIN:VCALENDAR というヘッダーが必要で、続いて VERSION:2.0 などの情報が入り、最終行は END:VCALENDAR で終わります。個々の予定は BEGIN:VEVENT と END:VEVENT の行にはさまれて並びます。この構造が崩れていると読み込めません。

ICS が持てるのは、件名、日時、場所、説明、繰り返しの規則、そして予定を識別する番号です。この識別番号があるため、同じファイルを続けて読み込んでも、Googleカレンダーは同じ予定を作り直しません。ヘルプにも、インポートのボタンを複数回押した場合、最初のクリックで読み込みが済んでおり、2回目は新しく処理する予定がないためエラーが表示されると書かれています。

一方、ICS には持ち越せないものもあります。ゲストと会議のデータは読み込まれません。招待した相手、出欠の返事、ビデオ会議のリンクは、取り込んだ先には並びません。会議の履歴を引っ越そうとしている場合は、この点を先に押さえておかないと、取り込んだあとで足りないものに気づくことになります。

読み込む前に、専用のカレンダーを作る

ICS の読み込みでいちばん効く準備は、取り込み先のカレンダーを新しく作っておくことです。

Google カレンダー ヘルプの読み込み手順は、設定の「インポート / エクスポート」でファイルを選び、読み込んだ予定を追加するカレンダーを選んで、インポートを押す流れです。この「追加するカレンダー」は既定でメインのカレンダーになっています。ここを既定のまま進めると、うまくいかなかったときに、メインのカレンダーの中から取り込んだ予定だけを探して消すことになります。

左側のメニューの「他のカレンダー」の横から新しいカレンダーを作れます。名前は「取り込みテスト」でも「旧システムから移行」でも構いません。そこへ読み込めば、次の3つが楽になります。

• 中身が正しいかを、表示のオンとオフで見比べられる
• 間違っていたら、カレンダーごと削除して元に戻せる
• 取り込んだ予定を、あとから色で区別できる

数百件を扱うときほど、この準備が効きます。300件の予定をメインのカレンダーへ入れてしまうと、消す作業だけで半日かかることもあります。

重複が生まれる4つの経路

同じ予定が二重に並ぶとき、原因はだいたい次の4つのどれかです。

1つ目は、同じ予定を購読と取り込みの両方で入れている場合です。Googleカレンダーには、ICS の URL を登録して自動で取り込み続ける購読の機能があります。購読しているカレンダーと同じ内容のファイルを別途読み込むと、同じ予定が2つ並びます。定期的に更新される予定表は購読だけにし、ファイルの読み込みは使わないほうが混ざりません。

2つ目は、書き出し直したファイルを読み込んだ場合です。元のシステムによっては、書き出すたびに予定の識別番号が変わることがあります。この場合、Googleカレンダーは別の予定として扱い、同じ内容が2件並びます。同じ元データから2回書き出す予定があるなら、1回目のぶんを先に消しておくほうが安全です。

3つ目は、CSV と ICS を混ぜた場合です。CSV には識別番号の列がないため、読み込むたびに新しい予定として入ります。ICS で入れたあとに同じ内容の CSV を入れれば、当然2件になります。

4つ目は、複数のカレンダーに同じファイルを読み込んだ場合です。取り込み先を変えながら試していると、仕事用のカレンダーと取り込み用のカレンダーの両方に同じ予定が入り、画面上は二重に見えます。この場合は予定そのものが重複しているので、片方のカレンダーを非表示にするか削除すれば解消します。

重複に気づいたときの片付け方も、経路によって変わります。取り込み用のカレンダーに入れてあるなら、そのカレンダーを削除するのがいちばん早い方法です。メインのカレンダーへ入れてしまった場合は、検索の欄に予定の件名を入れて一覧で拾い、1件ずつ消していきます。繰り返しの予定は、1件を開いて削除するときに「これ以降のすべての予定」を選べるので、まとめて消せます。単発の予定が数百件並んでいる場合は、まとめて消す方法がありません。この差が、取り込み用のカレンダーを先に作っておく理由です。

読み込めないときに見る場所

エラーが出たときは、表示されるメッセージで原因の見当がつきます。Google カレンダー ヘルプの「読み込みに関する問題の解決方法」に沿って整理します。

表示	見るところ
0 件の予定を処理しました	ZIP のまま読み込んでいないか、すでに読み込み済みでないか
x/y 件の予定を処理しました	ファイルの中に読み取れない予定が混ざっていないか
一時的にご利用いただけません	ファイルの大きさが1MB を超えていないか
サーバーへの接続がリセットされました	先頭と末尾の行が正しく入っているか

Googleカレンダーからすべてのカレンダーを書き出すと、ZIP ファイルが落ちてきます。その中にカレンダーごとの ICS ファイルが入っているので、展開して1つずつ読み込みます。ZIP のまま選ぶと、予定が0件のまま終わります。

ファイルが大きい場合は、元のアプリで書き出す期間を短くします。何年分もの予定が入ったカレンダーは、1年ごとに分けて書き出せば上限に収まることが多くなります。分けて読み込んでも、同じカレンダーへ順に入れていけば結果は変わりません。

先頭と末尾の行は、テキストエディタで開けば確かめられます。1行目が BEGIN:VCALENDAR で、最後の行が END:VCALENDAR になっているか、予定ごとに BEGIN:VEVENT と END:VEVENT が対になっているかを見ます。ファイルを手で分割したときは、この対が途中で切れやすくなります。

読み込む操作そのものにも、決まった条件があります。ヘルプでは、読み込みの手順はパソコンを対象にしていて、スマートフォンやタブレットでは使えないと書かれています。書き出す側も同じで、Googleカレンダーからの書き出しはパソコンのブラウザからのみ行えます。手元にパソコンが無い状態では、ファイルを使った移行そのものが進められません。会社や学校のアカウントの場合は、管理者が書き出しの設定を制限していることもあります。書き出しの画面が見当たらないときは、自分の操作ではなく組織の設定を疑い、管理者に確認します。

取り込んだあとに確かめる2点

読み込みが終わったら、件数と時刻を見ます。

件数は、処理した数の表示と、元のファイルに入っていた予定の数を突き合わせます。ICS の中の予定の数は、テキストエディタで BEGIN:VEVENT の行を数えれば分かります。数が合わないときは、読み取れない予定が混ざっています。

時刻は、数件を開いて確かめます。ずれているときの原因はタイムゾーンです。ヘルプでは、Googleカレンダーと元のカレンダーアプリのタイムゾーンが一致しているかを確認し、そろえてからもう一度書き出して読み込むよう案内しています。海外のシステムが書き出したファイルや、時差のある拠点で作られたファイルでは起こりやすくなります。ずれた予定を残したまま読み込み直すと重複の元になるため、先に取り込み用のカレンダーごと削除してからやり直します。

繰り返しの予定も見ておきます。元のアプリが繰り返しを単発の予定の集合として書き出していると、Googleカレンダー側でも1回限りの予定が並びます。Googleカレンダーは元のファイルをそのまま読み取るためで、取り込み後に繰り返しへ変えることはできません。繰り返しとして扱いたい予定は、取り込んだ分を消してから、Googleカレンダーの画面で作り直すほうが早くなります。

取り込みが済んだあとの元のカレンダーをどうするかも、先に決めておきます。移行のつもりで取り込んだのに元のアプリも使い続けると、どちらが最新か分からない状態になります。ヘルプにも、読み込んだ予定は2つのアカウントの間で同期されるわけではないと書かれています。片方を止めるのか、元の側を参照専用にするのか、共有に切り替えるのかを決めてから取り込むと、二重管理を避けられます。

取り込みと、日々の入力は別の問題

ICS の取り込みは、他所にある予定をまとめて持ってくるための操作です。移し終えたあとの毎日は、1件ずつ予定を入れる時間に戻ります。取り込みの作業が1回で済む一方、入力は毎日続くので、時間の合計では入力のほうが大きくなります。

Mac用のカレンダーアプリの中には、話し言葉の一文から日時と場所を読み取って予定にするものがあります。件名と日時と場所を別々の欄に打ち込む形と比べて、手数が減ります。入力の作りの違いは予定の入れ方にまとめてあり、アプリごとに何ができるかはできることと他のカレンダーとの比較で確認できます。

取り込みで一気に埋まったカレンダーを眺めると、予定と予定の間に余白が無い日が見つかります。移動や準備の時間はファイルに入っていないので、取り込んだだけでは現れません。ここをどう置くかは移動時間で扱っています。取り込みが終わった直後に週の表示で眺め、間に合わない並びになっている日を先に直しておくと、移行したあとの数週間が落ち着きます。