Googleカレンダーの使いこなし｜埋まった週をほどく設定と操作

google カレンダー 使いこなしで検索する人の多くは、機能を知らないわけではありません。予定は入れているし、共有もしている。それでも週の後半になると予定が押し出され、作業のための時間が消えていく。この状態をほどくのに要るのは新しい機能ではなく、入力の速さ、見る形、通知の3つを決め直すことです。この記事では、Google カレンダー ヘルプで確かめられる設定と操作に限って、順番に整理します。

使いこなしを分ける3つの層

Googleカレンダーの操作は、3つの層に分けて考えると整理できます。入れる層、見る層、知らせる層です。

• 入れる層。予定を作るときの手数。件名、日付、開始時刻、終了時刻、場所、出席者を、いくつの操作で埋めているか
• 見る層。何が起きているかを把握するための表示。日ビューか週ビューか、カレンダーを何本表示しているか
• 知らせる層。予定の前に何分前に通知が鳴るか、鳴らないのか

詰まっている場所は人によって違います。1日に10件の予定を入れる人は入れる層で時間を落としています。会議が多い人は見る層で、予定の間に何ができるのかを判断できずに落としています。うっかり忘れが多い人は知らせる層です。どこで落ちているかを決めないまま「便利な使い方」を足していくと、設定が増えるだけで1日の回り方は変わりません。

Google カレンダーは、インターネット（クラウド）上で自分のスケジュールを管理できるツールです。Googleアカウントがあれば、パソコンやタブレット、スマートフォンからアクセスでき、チームや組織とのスケジュール共有にも活用できます。 出典: googleworkspace.tscloud.co.jp

どの端末からでも同じ予定表を見られることは前提として、その上で何をどう見るかを決めるのが使いこなしの中身です。

キーボードだけで動かす

入れる層と見る層をまとめて速くするのが、キーボードショートカットです。既定ではオフなので、有効にする操作から入ります。パソコンでGoogleカレンダーを開き、右上の設定から「キーボードショートカットを有効にする」をオンにして、ページの一番下で保存します。オンにした状態で「?」を押すと、使えるショートカットの一覧が出ます。

覚える価値が高いのは次の9つです。

操作	キー
新しい予定を作成する	c
予定の詳細を表示する	e
今日に戻る	t
特定の日付に移動する	g
検索ボックスに移動する	/
次の日付範囲に移動する	J または N
カレンダーを更新する	r
元に戻す	z
設定ページに移動する	s

ビューの切り替えも1キーです。日ビューは1またはd、週ビューは2またはW、月ビューは3またはM、カスタムビューは4またはX、予定リストビューは5またはaです。予定の削除は Backspace または Delete、詳細ページからカレンダーに戻るのは Esc です。

ここで効くのは「z」の元に戻すです。週ビューでドラッグして予定を動かしたときに、隣の時間帯に落ちてしまうことがあります。マウスで戻そうとすると二度手間になりますが、zを1回押せば元の位置に戻ります。繰り返しの予定を動かしたあとの復旧にも使えます。

ショートカットは9つだけ覚えれば十分です。全部覚えようとすると続きません。cとtとgの3つだけでも、1日のクリック数は目に見えて減ります。

ビューの使い分けを決める

Googleカレンダーの表示は6種類です。パソコンで右上の切り替えから、日、週、月、年、スケジュール、4日を選べます。新しいビューを選ぶと、次に変更するまでそれが既定になります。

• 日。1日を時間軸で見る。他のユーザーや会議室の共有カレンダーを横に並べて見られる唯一のビュー
• 週。移動と作業の隙間を判断する用途に向く。多くの人の既定
• 月。予定の密度を俯瞰する。時刻の判断には向かない
• 年。1年分の予定の入り方を一望する
• スケジュール。予定とタスクを日ごとの一覧で見る
• 4日。週より狭く、日より広い

ここで押さえておくべき制約が1つあります。

重要: Google カレンダーの週ビューまたは月ビューでは、複数のカレンダーを横に並べて表示することはできません。 出典: support.google.com

チームの予定を横並びで比べたい場合は、日ビューに切り替えることになります。週単位で全員の空きを比べる用途は、Googleカレンダーの標準の表示では満たせません。

使い分けの目安は、判断の種類で決めます。今日これから何をするかを決めるなら日ビュー、次の依頼を受けられるかを判断するなら週ビュー、月末の締めや出張の重なりを見るなら月ビューです。年ビューは、長期の予定がどの月に寄っているかを確かめるときに使います。スケジュールビューは、期限付きのタスクを予定と一緒に並べて見たいときに向きます。既定にするビューは1つに決めておき、必要なときだけキーで切り替えるほうが、迷う時間が減ります。

カスタムビューの設定も見ておきます。設定の「ビューの設定」から、週の開始曜日、カスタムビューで表示する期間、代替カレンダーの使用を変えられます。週の始まりを月曜にするか日曜にするかは、仕事の切り方に直接効きます。週の予定を月曜の朝に組む人が日曜始まりの表示を使うと、画面の左端が1日ずれた状態で毎週判断することになります。

カレンダーを分けて、色で見分ける

予定が1本のカレンダーに集まっていると、表示のオンとオフで切り替える余地がなくなります。用途でカレンダーを分けるのが、見る層の基本です。

新しいカレンダーは、左側の「他のカレンダー」の横にある追加アイコンから「新しいカレンダーを作成」で作ります。作成はブラウザからのみで、作ったあとはブラウザとカレンダーアプリの両方に表示されます。作成したカレンダーのオーナーは自動的に自分になり、完全に削除したりオーナー権限を他の人へ譲渡したりできるのはオーナーだけです。

色の変更は、左側のカレンダー名の横のメニューから選びます。既定の色から選ぶほか、カスタム色を追加するアイコンから任意の色も指定できます。ここで知っておくと混乱しないのは、カレンダーの色と表示名が、見ている人ごとの設定だという点です。共有しているカレンダーの色を自分が変えても、相手の画面の色は変わりません。チームで色のルールを揃えたい場合は、各自に同じ設定をしてもらうことになります。

分け方の目安は3本から5本です。仕事、私用、移動、あとは共有で受けているものです。これ以上増やすと、表示のチェックを操作する手間が、分けた利点を上回ります。他のユーザーのカレンダーに登録する場合も上限があります。Google カレンダー ヘルプによると、カレンダーの登録数が400を超えると、閲覧時にパフォーマンスの問題が発生する可能性があります。

通知と時差の設定を見直す

知らせる層は、設定の「通知設定」で変えます。既定の通知が10分前だけの状態では、移動が要る予定には間に合いません。予定ごとに通知を足すこともできますが、毎回足すのは続かないので、カレンダーごとの既定を用途に合わせて決めておくほうが確実です。仕事のカレンダーは前日と30分前、私用は当日の朝、といった形です。

時差のある相手と会議をする場合は、設定の「タイムゾーン」でセカンダリタイムゾーンを表示できます。週ビューの左端に2つの時刻目盛りが並ぶので、換算の暗算が不要になります。さらに、メインメニューの世界時計で複数の地域の現在時刻を並べて見られます。

Googleカレンダーの通知機能を利用すれば、予定の開始前に通知を送ってくれます。予定を登録したにもかかわらず忘れてしまった経験がある方には、特におすすめの機能です。通知機能の設定方法は、以下の通りです。 出典: dsk-cloud.com

通知を増やしすぎると、鳴っても見なくなります。目安は、当日に動く必要がある予定にだけ2回、それ以外は1回です。移動が要る予定は前日と出発時刻の少し前、オンラインの会議は開始の数分前だけで足ります。終日の予定に通知を入れる場合は、既定の時刻が朝になっているため、前日のうちに知りたい予定は個別に設定を変えることになります。

オフラインの扱いも押さえておきます。Google カレンダー ヘルプによると、オフラインのときはメインカレンダーを使用し、インターネットに接続していないと他のカレンダーやToDoリストは使えません。移動中に共有カレンダーを確認する前提で組んでいると、電波のない場所で止まります。

Gmail から予定が自動で入る機能は、日本では既定でオフです。使いたい場合は設定の「全般」から Google Workspace のスマート機能をオンにします。逆に、予約の確認メールから勝手に予定が入るのを避けたい場合は、オフのままにしておきます。

往復のメールを止める

使いこなしで効果が大きいのに手つかずになりやすいのが、日程調整です。Googleカレンダーには予約ページを作る機能が標準で入っていて、作成メニューから予約スケジュールを選ぶと、予約の長さ、受付時間、受付期間を決めて自分専用のページを発行できます。

無料でどこまで使えるかはアカウントの種類で決まります。Google カレンダー ヘルプによると、個人のGoogleアカウントまたは Workspace Business Starter では、予約ページを1つ作成できます。予約ページを複数に分けたい場合、複数カレンダーで空き状況を確認したい場合、リマインダーメールを自動送信したい場合は、対象となる Workspace のサブスクリプションか Google One のメンバーシップが必要です。

作成はパソコンのブラウザからのみで、スマートフォンのカレンダーアプリではできません。準備時間を入れて予約と予約の間に空白を作る設定と、1日あたりの予約件数の上限は、無料の範囲でも使えます。

機能の数ではなく、1日の回り方で決める

ここまでの設定を全部入れても、埋まった週がほどけない場合があります。原因は、予定表に「移動」と「作業」が載っていないことです。

会議が2件入っている日の予定表は、見た目には空いています。その空きが、往復の移動と会議の準備で消えることは、予定表のどこにも書かれていません。だから次の依頼が来たときに「その時間は空いています」と答えてしまい、当日に回らなくなります。移動を予定として置く、作業を予定として置く。この2つを入れると、予定表が現実に近づきます。移動を予定として扱う考え方は移動時間に整理してあります。

入れる層の手数も見直す価値があります。Googleカレンダーの作成画面では、件名、日付、開始時刻、終了時刻、場所を1つずつ選びます。1件で5か所を触るので、1日5件なら25回の操作です。Mac用のカレンダーアプリの中には、「明日15時 商談 渋谷」のような一文から日時と場所を読み取って予定にするものや、話した内容をそのまま予定にできるものがあります。入力の作りの違いは予定の入れ方に、各アプリが引き受ける範囲はできることにまとめてあります。

見る層についても、週ビューで複数カレンダーの横並びができないという制約は、アプリ側で解ける場合があります。複数のGoogleアカウントをまとめて1画面に表示し、表示するカレンダーの組み合わせを保存して切り替える作りなら、仕事用と個人用を行き来する操作が消えます。どの製品が何を持っているかは他のカレンダーとの比較で並べて確認できます。使い方の手順そのものは使い方に並んでいます。

使いこなしのゴールは、操作を覚えることではありません。週の後半に押し出される予定を減らし、作業のための連続した時間を残すことです。そのために触るのは、ショートカットを数個、ビューの既定、通知の既定、そして移動と作業を予定として置く習慣の4つで足ります。