Googleカレンダーの同期ソフト｜どこまで自動で任せられるか

google カレンダー 同期 ソフトで検索して出てくる候補は、性質がまるで違うものが同じ言葉で並んでいる。双方向で書き戻せるもの、見るだけのもの、一度移したら終わりのものが、どれも「同期」として紹介されているからだ。この記事では3種類の違いを先に切り分けたうえで、ソフトを選ぶときに確かめる点と、同期が止まったときに見る順番を整理する。

同期と呼ばれているものは3種類ある

言葉の混ざりを解くのが最初の一手になる。Googleカレンダーの予定を別の場所で扱う方法は、公式ヘルプの区分に沿うと3つに分かれる。

種類	予定の編集	反映のされ方	使う場面
双方向の同期	どちらからでも可能	継続して反映される	毎日使う端末のカレンダー
読み取り専用の購読	元の側だけ	継続して反映される	他人や共有の予定を眺める
一度きりの取り込み	取り込んだ先で可能	その時点のコピー	引っ越しや一括の追加

3つのうち、探している人がほぼ求めているのは1行目だ。ところが検索して出てくる手順の一部は2行目や3行目の説明で、読み進めても書き戻せない。最初にどの行を求めているのかを決めると、候補が一気に絞れる。

判断の目安としては、その道具の上で予定を作りたいかどうかを考えればよい。作りたいなら双方向、見るだけなら購読、いまある予定を運びたいだけなら取り込みになる。

一度きりの取り込みは同期ではない

3行目から先に潰しておく。ファイルを使った取り込みは同期ではない。公式ヘルプも、読み込んだ予定は2つのアカウント間で同期されるわけではないと明記していて、同期したい場合はカレンダーを共有するよう案内している。

書き出しと読み込みの形も決まっている。Googleカレンダーから書き出されるのは .ics ファイルで、すべてのカレンダーを書き出すとZIPファイルになる。読み込みには .ics と .csv が使える。ただし予定を読み込んでもゲストと会議のデータは引き継がれず、CSVから定期的な予定を読み込むと繰り返しにならず1回限りの予定が並ぶことがある。

つまりファイルでの移動は、乗り換えの初回と、大量の予定をまとめて足すときの道具だ。毎日の運用に使うと、片方で直した予定がもう片方に残り続けて食い違う。ここを混ぜたまま運用を始めると、どちらが正しいのか分からない予定表が2つできる。

双方向で同期するなら、アカウントでつなぐ

継続して双方向に反映させる方式は、公式ヘルプの区分では「Googleカレンダーを同期する（表示と編集）」にあたる。相手のカレンダーアプリ側で別のアカウントを追加する設定を開き、Googleでログインしてアクセスを許可する流れになる。これが通れば、Googleカレンダー側でも相手のアプリ側でも予定を追加、編集できる。

Macに最初から入っているカレンダーアプリの場合は、メニューバーの「カレンダー」から設定を開き、「アカウント」タブの追加ボタンから「Google」を選ぶ。接続すると、Googleカレンダーの「マイカレンダー」に並んでいるカレンダーと誕生日カレンダーが自動で同期の対象になる。それ以外の共有カレンダーや購読しているカレンダーは自動では入らないので、Googleカレンダーの同期設定のページで対象をオンにしてから更新をかける。

同じアカウントタブには「カレンダーを更新」という項目があり、ここで同期の頻度を選べる。会議の直前に予定が動く働き方なら、間隔を短くしておくほうが安全だ。

この方式のデメリットもはっきりしている。公式ヘルプは、Appleのカレンダー経由では使えないGoogle側の機能として、予定のメール通知、新しいGoogleカレンダーの作成、会議室の予約機能の3つを挙げている。色分けの箱を増やすときと会議室を押さえるときは、ブラウザに戻る運用になる。

読み取り専用で重ねるなら、非公開URLを使う

相手のアプリに完全な同期の仕組みがない場合や、見るだけでよいカレンダーがある場合は、iCal形式のリンクで重ねる方式がある。手順は、Googleカレンダーの設定を開き、対象のカレンダー名をクリックして「カレンダーの統合」に進み、「iCal 形式の非公開 URL」のリンクをコピーして、相手のアプリの購読に貼る形だ。

この非公開URLは扱いに注意が要る。公式ヘルプは、自分のカレンダーの非公開URLは誰とも共有しないよう明記していて、誤って渡してしまった場合はリセットして新しいURLを作るよう案内している。リセットすると古いURLは無効になる。

職場や学校のアカウントで非公開URLが見つからない場合は、管理者が共有の設定を変えている可能性がある。導入の検討の段階で、この制限の有無を先に確かめておくと、後から方式を組み替える手間がなくなる。

ソフトを選ぶときに確かめる5つの点

候補が複数あるときは、機能の一覧を眺めるより、次の5点を同じ順番で当てるほうが早い。

• 同期の方向: 書き戻せるのか、見るだけなのか
• 同期のタイミング: 起動時なのか、変更のたびなのか、一定の間隔なのか、手で押すのか
• 対象の選択: どのカレンダーを同期するかを個別に選べるか
• 食い違いの扱い: 両方で同じ予定を直したとき、どちらが残るのか
• 権限と制限: 職場のアカウントで管理者の設定に引っかからないか

2番目のタイミングは、製品によってかなり幅がある。Windows向けのあるソフトの紹介記事では、この点が特長として挙げられている。

“Google カレンダー”との同期は任意のタイミングで行うほか、本ソフトの起動時や予定の追加・編集・削除時、もしくは定期的に自動で行うように設定可能。指定した地域の週間天気予報をスケジュール表に表示する機能も備える。 出典: forest.watch.impress.co.jp

変更のたびに同期する設定が選べるかどうかは、会議の時間がよく動く人にとって実務的な差になる。一定の間隔だけの製品だと、直した予定が相手に届く前に相手が別の時間で動くことが起こる。

同期のタイミングをどれだけ細かく選べても、つないだ先で予定を作らないのであれば、その設定は活きない。実際に使うのはどちらの画面なのかを先に決めて、そこから同期の方向を選ぶ。方向が決まっていれば、候補の製品を見比べる時間はかなり短くなる。

3番目の対象の選択も見落としやすい。Googleアカウントの中には、自分のカレンダー以外に、祝日、他人から共有されたもの、購読しているものが並んでいる。全部を持ってくる製品だと、画面が予定で埋まって読めなくなる。

無料の範囲で足りるか、道具を足すか

費用の話を整理しておく。OSに最初から入っているカレンダーへの接続、iCal形式の購読、ファイルでの書き出しと読み込みは、いずれも追加の支払いなしで使える。まずここで足りるかを確かめるのが順序として正しい。

足りなくなる場面は決まっている。1つは、Google側の機能が欠けることで運用が止まるとき。もう1つは、複数のGoogleアカウントを1つの画面で扱いたいとき。3つ目は、予定を入れる速さそのものを変えたいときだ。

3つ目は同期の話ではないように見えて、実は同じ問題の裏側にある。同期ソフトを探している人の多くは、予定が複数の場所に散っていて、どこに何を書いたか分からない状態を直したい。その状態を根本で直すのは、同期の本数を増やすことではなく、入れる場所を1つに決めることだ。Mac用のカレンダーアプリで複数のGoogleアカウントをまとめて扱う考え方はできることに整理してあり、ブラウザや標準アプリとの違いは他のカレンダーとの比較で並べて確認できる。

同期する対象を絞ると、画面が読めるようになる

同期の設定が済んだあとに残る不満の多くは、本数の問題ではなく量の問題だ。全部のカレンダーを持ってきた結果、祝日と誕生日と他人の予定が同じ画面に並び、自分が動くべき予定が埋もれる。

この状態は、対象を絞るだけで直る。Googleカレンダーの同期設定のページで、相手のアプリに渡すカレンダーをオンとオフで選べる。仕事の予定だけ、あるいは自分が作るカレンダーだけを対象にしておくと、画面の密度がまったく変わる。

もう1つの手として、表示の側で切り替える方法もある。仕事用と個人用の組み合わせを保存して切り替える仕組みを持つアプリなら、同期は全部つないだまま、見る範囲だけを切り替えられる。同期の設定を触るのは手間がかかるので、日によって見たいものが変わる人はこちらのほうが向いている。

絞る判断の基準は単純で、その予定を見て自分が動くかどうかだ。動かない予定は、必要なときだけ表示すればよい。同期の本数を増やす前に、この線を引いておくと、あとで設定を作り直す手間が減る。

グループウェアと個人のカレンダーは分けて考える

検索結果には、業務用のグループウェアとの同期を扱った記事も混ざる。こちらは前提が違い、組織の予定表と個人の予定表をどうつなぐかという話になる。

カレンダーアプリとしてシェアの高いGoogle カレンダー。本記事ではGoogle カレンダーと同期できるグループウェアを紹介します。多くの人が使用しているGoogle カレンダーを活用することでグループウェアの普及にもよい作用があるでしょう。 出典: boxil.jp

組織の側で導入するものは、選ぶ基準も権限の設計も個人の道具とは別になる。個人の使い勝手を直したいときに組織向けの製品を比べ始めると、検討が長引いて手元の不便が残ったままになる。

順番としては、まず手元の1台で予定が1か所にそろう状態を作る。そのうえで、組織として共有が要るかどうかを別の議題にする。同じ「同期」という言葉で並んでいても、決める人と決める基準が違うからだ。

同期が止まったときに見る順番

動かなくなったときも、当てる順番を決めておくと早い。

• 接続そのものが生きているか。カレンダー名の横に警告の記号が出ていないか
• 対象のカレンダーが同期の対象になっているか。Googleカレンダーの同期設定のページでオンになっているか
• 更新の頻度が長すぎないか。手動になっていないか
• Appleのカレンダーで「委任」の設定が残っていないか。残っている場合はすべてオフにする
• 職場のアカウントで、管理者が共有や書き出しを制限していないか

4番目は見落としが多い。過去に委任の機能でGoogleカレンダーを表示していた場合、その設定が残っていると新しい接続が動かないことが公式ヘルプに書かれている。

最後の1つは自分では直せないので、早めに切り分ける価値がある。書き出しの権限についても、対象のカレンダーに「予定の変更および共有の管理」の権限が必要で、組織の設定で制限されていることがある。

次に手を動かす順番としては、まず求めているのが双方向なのか購読なのかを決め、標準のカレンダーにGoogleアカウントを接続して1日使ってみる。そこで足りなかった条件が、道具を比べるときの要件になる。予定を入れる手数そのものを短くしたい場合は予定の入れ方、移動を含めて段取りを組みたい場合は移動時間が判断の材料になる。細かい疑問はよくある質問にも整理してある。