Googleカレンダーの便利な使い方｜時間が浮く設定から選ぶ

google カレンダー 便利 な 使い方として紹介されるものは数が多く、全部試そうとすると設定だけで半日が消えます。実際に時間が浮くのは、毎日必ず通る操作を短くする機能と、他人からの割り込みを減らす機能の2つだけです。この記事では、その2種類に絞って、使える条件と設定の場所を並べます。

本記事では、Google カレンダーの使い方について、基本的な操作方法に加え、カレンダーの色分け方法やToDoリストの作成方法、スケジュールの検索方法など、仕事がはかどる便利な使い方も紹介します。 出典: googleworkspace.tscloud.co.jp

同じ「便利な使い方」でも、個人のアカウントで使えるもの、仕事用または学校用のアカウントでしか出てこないもの、パソコンのブラウザ限定のものが混ざっています。手元で項目が見つからないときに設定を探し回らずに済むよう、条件もあわせて書きます。

まず効くのは、キーボードだけで動かすこと

カレンダーを1日に何度も開く人ほど、マウスを持ち替える回数が効いてきます。Googleカレンダーのショートカットは既定で無効になっていることがあり、まず有効にする操作が要ります。右上の設定を開き、キーボードショートカットを有効にするの横をオンにして、ページの一番下の保存を押します。

有効にしたあと ? キーを押すと、使えるショートカットの一覧が出ます。覚える価値が高いのは次のものです。

キー	動作
c	新しい予定を作成する
t	今日に移動する
/	検索ボックスにカーソルを移す
r	カレンダーを更新する
g	特定の日付に移動する
s	設定ページに移動する

表示の切り替えも1キーで動きます。日ビューは 1 または d、週ビューは 2 または W、月ビューは 3 または M、カスタムビューは 4 または X、予定リストのビューは 5 または a です。打ち合わせ中に「来週の水曜どうですか」と聞かれたとき、g で日付へ飛び、2 で週を見る、という流れが指だけで完結します。

ショートカットのうち、効き目がいちばん大きいのは c です。新規作成のボタンを探して押す操作が消えるため、思いついた瞬間に予定を書き始められます。予定を入れるまでの手数が短いほど、頭の中だけで覚えておく件数が減ります。

割り込みを減らす、業務時間と予約スケジュール

時間が減る最大の原因は、自分の操作ではなく他人からの予定です。ここに効くのが業務時間の設定です。オンにすると、対応できない時間に会議を入れようとした相手へ、出席できない旨が伝わります。

設定は、右上の設定から全般の業務時間を開き、業務時間を有効にするを選んで、勤務する曜日と時間帯を指定します。1日の中で対応できる時間が分かれている場合は、曜日の横の追加アイコンから時間帯を分けられます。午前は作業に充てたい人であれば、午後だけを業務時間にしておけば、午前に会議が入りにくくなります。

この機能は職場や学校のアカウント向けです。項目が見当たらない場合は、所属している組織の管理者がオフにしている可能性があります。

もう1つが予約スケジュールです。空いている時間を並べたページを作り、相手に自分で選んでもらう仕組みで、日程調整のメールの往復が消えます。作成には個人のGoogleアカウントまたはWorkspaceアカウントと、対応するウェブブラウザが入ったパソコンが必要です。AndroidやiPhone、iPadのカレンダーアプリからは作れません。

設定のうち、実務で効くのは予約済みの予定の設定にある項目です。準備時間を入れておくと、予約と予約の間に時間が空きます。1日あたりの予約件数の上限を決めておけば、1日が面談で埋まる事故を防げます。予約受付期間では、何日先まで受け付けるか、直前何時間前まで受け付けるかを指定できます。一部の機能は、対象となるWorkspaceのサブスクリプションまたはGoogle Oneのメンバーシップが条件になります。

何に時間を使ったかを、後から数える

予定を入れる工夫を続けても、会議が減らない場合があります。そのときに必要なのは、どの種類の予定に時間が流れているかを数えることです。仕事用または学校用のアカウントでは、予定にラベルを割り当てて、時間の分析情報で内訳を見られます。

ラベルは、予定を開いて編集アイコンを押し、カレンダー名の横の現在の色を選ぶと作成できます。予定の招待状を右クリックしても作成と割り当てができます。作れるラベルは200個までです。

重要: 予定に割り当てたラベルは、あなたと、あなたのカレンダーに対して「予定の変更および共有の管理」と「予定の変更」のアクセス権を持つユーザーにのみ表示されます。 出典: support.google.com

ラベルは見せるための印ではなく、自分と、予定を編集できる立場の相手だけに見えるものです。社外の参加者に分類が漏れる心配をせずに付けられます。

数える単位は、減らしたいものに合わせて決めます。社内会議を減らしたいなら社内と社外、移動の負担を減らしたいなら訪問と在席、といった具合です。分類を細かくしすぎると付けるのが面倒になり、3週間で止まります。最初は3つか4つで始めて、足りなければ増やすほうが続きます。時間の分析情報のパネルは、画面左側のその他の分析情報から開きます。項目が出てこない場合は、管理者がオフにしていることがあります。

表示を絞って、見たいものだけ出す

予定が増えると、カレンダーは読めなくなります。そこで効くのが、表示を減らす方向の機能です。

ごちゃごちゃして見にくいときや、共有カレンダーの予定だけ、または個人カレンダーの予定だけ見たいという場合に使います。 出典: schecon.com

左側のカレンダー一覧にあるチェックボックスを外すと、そのカレンダーの予定だけが画面から消えます。性質ごとにカレンダーを分けておけば、集中したい日は会議のカレンダーだけを残す、逆に全体の埋まり具合を見たい日は全部出す、という切り替えが1クリックで済みます。

登録するカレンダーの数は増やしすぎないほうが無難です。Googleカレンダーのヘルプでは、カレンダーの登録数が400を超えると、閲覧時にパフォーマンスの問題が発生する可能性があると案内されています。

時差のある相手と仕事をしているなら、設定の全般からタイムゾーンでセカンダリタイムゾーンを追加しておくと、画面の左端に2つ目の時刻が並びます。世界時計をオンにすれば、メインメニューから各地の現在時刻を見られます。移動中に使うなら、オフラインの設定も確認しておきます。オフラインで使えるのはメインカレンダーだけで、他のカレンダーやToDoリストは、インターネットに接続していないと開けません。

既定値を決めておくと、毎回の操作が1つずつ減る

設定画面の中でいちばん見落とされているのが、予定の設定にある既定値です。新しい予定を作るときのデフォルトの期間と、ゲストの権限をあらかじめ決めておけます。打ち合わせが30分で終わることが多い職場なのに、既定が60分のままだと、予定を作るたびに終了時刻を直す操作が挟まります。1件あたり数秒でも、週に20件の予定を作るなら積み上がります。

ゲストの権限も同じです。既定で「他のユーザーを招待する」をオンにしておくか、オフにしておくかで、毎回チェックボックスを触るかどうかが変わります。社外との打ち合わせが多いのか、社内の定例が多いのかで、どちらを既定にすべきかは変わります。数の多いほうに合わせるのが基本です。

受信した招待状の扱いも、同じ画面から決められます。自動的にカレンダーへ追加するか、返答したものだけを追加するかを選べるため、招待だけ届いて出るかどうか決めていない予定が画面を埋める状態を避けられます。

スマート機能をオンにすると、フライトの確認やレストランの予約などのメールに基づいて、Gmailが予定を自動的に作成します。出張の多い人は、航空券やホテルの予約を手で入力する作業が消えます。業務の内容によっては社内規定で扱いが決まっている場合があるため、仕事用のアカウントで使うときは確認しておきます。

表示の細かい好みも、ビューの設定から変えられます。週の開始日を月曜にしておくと、週の予定を見たときの並びが実際の働き方と揃います。既定値は一度決めれば触らない項目なので、最初にまとめて見直しておくのが効率的です。

便利な使い方を、続く形に落とし込む

ここまで挙げた機能は、どれも設定の一度きりの操作で効き始めます。逆に言えば、毎日の操作そのものは変わりません。日々の負担がいちばん重いのは、予定を作る操作です。件名を打ち、日時を選び、参加者を入れ、場所を書く。この4つの入力を1件ごとに繰り返すため、件数に比例して時間が消えます。

入力を短くする方向の工夫は、使っているアプリの作りに左右されます。話し言葉のまま書いた文から日時を読み取る作りや、メールの文面から予定を起こす作りなど、引き受け方はアプリごとに違います。何をどこまで任せられるかはできることにまとめてあり、入力の手順そのものの違いは予定の入れ方で扱っています。

もう1つ、見落とされがちなのが移動の時間です。カレンダー上は空いて見えても、移動が挟まれば実際には使えません。会議と会議の間が30分空いていても、片道25分の移動があれば作業には使えない時間です。移動を予定として置く考え方は移動時間で扱っています。

どの機能が自分に効くかは、1日のうち何に時間を取られているかで決まります。割り込みが多いなら業務時間と予約スケジュール、操作の回数が多いならショートカットと入力の短縮、判断に迷う時間が長いなら表示の絞り込みです。使っているアプリに足りない部分がどこかを確かめたいときは、他のカレンダーとの比較で並べて見ると、自分に必要な軸が絞れます。設定の条件や対応の範囲で迷ったときはよくある質問にも目を通しておくと、導入の前に判断できます。