Googleカレンダーの見方｜6つのビューの使い分けと表示の設定

google カレンダー 見方でつまずく場所は2つに分かれます。どのビューで開けばよいのか決まらない場合と、予定が入っているのに画面に出てこない場合です。前者は使い分けの基準を決めれば済みます。後者は表示のチェックか権限の問題で、ビューを変えても直りません。この記事では、Googleカレンダーが持つ6つのビューがそれぞれ何に答えるのか、表示の設定で何を変えられるのか、そして見えないときに何を確かめるのかを順に扱います。

6つのビューが答える問い

パソコンのGoogleカレンダーは、右上の切り替えから日、週、月、年、スケジュール、4日のいずれかを選べます。新しいビューを選ぶと、もう一度変更しない限り、そのビューが既定になります。

それぞれが答えを出しやすい問いは違います。

• 日。今日これから何をするか。時間軸が縦に伸びるので、予定の間が何分空いているかを判断できる
• 週。次の依頼を受けられるか。5日から7日を一望するので、どの日に余裕があるか分かる
• 月。予定の密度がどの週に寄っているか。時刻の判断には向かない
• 年。1年分の予定の入り方。出張や長期の予定がどの月に集まっているかを見る
• スケジュール。予定とタスクを日ごとの一覧で追う。時間軸ではなく順番で見たいときに使う
• 4日。週より狭く、日より広い。会議が多い週の前半だけを詰めて見たいときに向く

スマートフォンのアプリでは選べるビューが少し違います。アプリを開くと今後の予定の一覧が表示され、左上のメニューからスケジュールや月などのビューを選ぶ形です。すべての予定やタスクを日ごとの一覧で見たい場合はスケジュールを選びます。特定の日付へ移動するには、左上の月名をタップして左右にスワイプし、日付をタップします。今日に戻るには右上の「今日へ移動」のアイコンをタップします。パソコンとスマートフォンで見え方が違うのは仕様であって、設定の不具合ではありません。

既定にするビューは1つに決めておくほうが迷いません。週ビューを既定にして、必要なときだけ日ビューへ切り替える形が、多くの働き方に合います。1日に予定が6件以上入る人は、日ビューを既定にすると隙間の判断が速くなります。

ビューを切り替える操作

切り替えは、右上のメニューをクリックする以外に、キーボードでも行えます。ショートカットは既定ではオフなので、先に有効にします。パソコンでGoogleカレンダーを開き、右上の設定から「キーボードショートカットを有効にする」をオンにして、ページの一番下で保存します。

ビュー	キー
日	1 または d
週	2 または W
月	3 または M
カスタムビュー	4 または X
予定リスト	5 または a

日付の移動もキーで行えます。次の日付範囲へ進むのは J または N、今日に戻るのは t、特定の日付へ飛ぶのは g です。表示を更新するのは r で、設定ページへ移動するのは s です。オンにした状態で「?」を押すと、使えるキーの一覧が表示されます。

ビューを切り替えるキーを覚える価値があるのは、判断の種類が1日の中で何度も変わるからです。朝は日ビューで今日の段取りを決め、依頼の相談が来たら週ビューに切り替えて空きを見て、月末が近づけば月ビューで締めの予定を確かめる。この行き来をマウスで何度もやると、それ自体が手間になります。

マウスで移動する場合は、カレンダー左上の左右の矢印で前後の期間に移動し、左上の小さなカレンダーで日付を選びます。今日に戻るには左上の「今日」をクリックします。

見え方を変える設定

ビューそのものではなく、ビューの中身を変える設定があります。パソコンで右上の設定を開き、左側の「ビューの設定」をクリックすると、次の項目が並びます。変更は自動的に保存されます。

• 週の開始曜日。日曜、月曜、土曜から選ぶ
• カスタムビューの期間。2日から4週間の範囲で、カスタムビューが何日分を表示するかを決める
• 代替カレンダーの使用。別の暦を併記する
• 週末を表示するかどうか
• 辞退した予定を表示するかどうか

このうち効きが大きいのは週の開始曜日です。週の予定を月曜の朝に組む人が日曜始まりの表示を使っていると、画面の左端が1日ずれた状態で毎週判断することになります。逆に、土日に予定が入る働き方なら、土曜始まりのほうが1週間の流れを追いやすくなります。

辞退した予定の表示も見直す価値があります。会議の招待を断った予定が画面に残っていると、埋まっているように見えて、実際には空いています。この設定をオフにすると、予定表が実際の空きに近づきます。

カスタムビューは、4またはXのキーで開きます。既定の週ビューが7日固定であるのに対し、こちらは日数を自分で決められるので、2週間先までを1画面で見たいときに使えます。

複数のカレンダーを並べて見るときの制約

チームの予定を横に並べて比べたい場合、ここに制約があります。

重要: Google カレンダーの週ビューまたは月ビューでは、複数のカレンダーを横に並べて表示することはできません。 出典: support.google.com

横並びで比べられるのは日ビューだけです。Google カレンダー ヘルプによると、日ビューで横並びに表示されるのは、ユーザー、会議室、またはグループの共有カレンダーのうち、メインで使用するカレンダーで、共有カレンダーは自動承諾に設定する必要があります。

週単位で全員の空きを見比べたい用途は、Googleカレンダーの標準の表示では満たせません。日ビューで日付を1日ずつ送るか、別の表示を持つカレンダーアプリを使うことになります。表示の作りの違いは他のカレンダーとの比較で並べて確認できます。

色で見分ける

同じ画面に複数のカレンダーを重ねると、どの予定がどのカレンダーのものか分からなくなります。ここで働くのが色です。

予定ごとに色を設定すると、カレンダーを見た瞬間に予定の種類や優先度を把握しやすくなります。 出典: jicoo.com

カレンダーの色は、左側のカレンダー名の横のメニューから変えます。用意されている色から選ぶほか、カスタム色を追加するアイコンから任意の色も指定できます。予定ごとの色も個別に変えられるので、同じカレンダーの中で種類を分けることもできます。

押さえておきたいのは、カレンダーの色と表示名が、見ている人ごとの設定であることです。共有しているカレンダーの色を自分が変えても、相手の画面の色は変わりません。チームで色のルールを揃えたいなら、各自に同じ設定をしてもらう必要があります。自分の画面の見やすさのために色を決めるのは自由ですが、それを共通の合図として扱うと、話が噛み合わなくなります。

用途でカレンダーを分けておくと、色と表示のオンオフがそのまま使い分けの道具になります。新しいカレンダーは、左側の「他のカレンダー」の横にある追加アイコンから「新しいカレンダーを作成」で作ります。作成はブラウザからのみで、作ったあとはブラウザとスマートフォンのアプリの両方に表示されます。カレンダーを作った人は自動的にそのオーナーになり、完全に削除したりオーナー権限を他の人へ譲渡したりできるのはオーナーだけです。仕事と私用を分けておけば、画面を見せながら話す場面で私用のカレンダーだけを隠せます。

色の決め方には1つコツがあります。カレンダーの本数と同じ数の色を使うのではなく、「動けない時間」と「動ける時間」で濃さを分けることです。会議と移動を濃い色、作業と保留を薄い色にすると、週ビューを開いた瞬間に、その週に手を動かせる時間が残っているかどうかが分かります。

予定が見えないときに確かめる3つの点

ビューを切り替えても予定が出てこない場合、原因は表示の側にあります。

1つ目は、カレンダーの表示チェックです。 左側の「マイカレンダー」または「他のカレンダー」で、そのカレンダーのチェックボックスがオンになっているかを見ます。オフにすると画面から消えるだけで、予定は消えていません。さらに「リストに表示しない」を選んだカレンダーは、一覧そのものから外れます。この場合は設定の「他のカレンダーの設定」まで進み、「カレンダーリストに表示する」のアイコンをクリックして戻します。

2つ目は、権限です。 共有してもらったカレンダーで、時間枠だけが灰色で表示され、予定の名前が出ない場合は、権限が「予定の表示（時間枠のみ、詳細は非表示）」になっています。名前や場所まで見る必要があるなら、オーナーに「予定の詳細の表示」以上へ上げてもらいます。

3つ目は、登録しているカレンダーの数です。 Google カレンダー ヘルプによると、カレンダーの登録数が400を超えると、閲覧時にパフォーマンスの問題が発生する可能性があります。使っていないカレンダーの登録を解除すると、表示の遅れが収まる場合があります。

招待した相手の予定が見えない場合は、別の話になります。会議に招待しただけでは、相手のカレンダー全体が見えるようになるわけではありません。相手の空き時間まで見たいなら、相手側から共有してもらうか、カレンダーへの登録をリクエストして承認してもらう必要があります。招待の返事が「未定」のままの相手は、予定に入れてもらえているかどうかが分からないので、返事を促すほうが確実です。

オフラインの制約も1つあります。インターネットに接続していない状態ではメインカレンダーだけが使え、他のカレンダーやToDoリストは使えません。移動中に共有カレンダーが空に見えるのは、これが理由の場合があります。

見方を決めても、画面には出てこないもの

ビューと色と表示の設定を整えると、何がどこに入っているかは正確に分かります。それでも当日に予定が回らないことがあります。予定表に載っていないものがあるからです。

載っていないのは、移動と準備です。14時から渋谷で打ち合わせ、16時から新宿で打ち合わせという日は、週ビューでは15時が空いて見えます。実際には移動と、その前後の準備で埋まっています。ここに次の依頼を入れてしまうと、当日は走ることになります。移動を予定として置いてしまえば、画面の見え方が現実と一致します。移動を予定として扱う考え方は移動時間に整理してあります。

もう1つ載っていないのは、手を動かす時間です。会議のない時間は空欄として表示されますが、その時間に片付けなければならない作業は予定表のどこにもありません。だから空欄が埋まっていき、作業は夜に回ります。作業を予定として置くと、空欄が減る代わりに、受けられない依頼を断る根拠ができます。

表示の側で解けることもあります。週ビューで複数のカレンダーを横並びにできないという制約は、Googleカレンダーの画面の話です。手元のカレンダーアプリの中には、複数のGoogleアカウントを1画面にまとめて表示し、表示するカレンダーの組み合わせを保存して切り替えられるものがあります。仕事用と個人用を行き来する操作が消えるので、見落としが減ります。年ビューやリスト形式の表示を持つものもあり、用途に応じて開き方を選べます。表示と入力の作りはできることに、操作の手順は使い方に並んでいます。

見方を決める目的は、画面を美しくすることではありません。次の依頼を受けられるかどうかを、迷わず判断できるようにすることです。週ビューを既定にし、辞退した予定を隠し、移動と作業を予定として置く。この3つで、画面を見た瞬間の判断が変わります。予定を入れるときの手数そのものを短くしたい場合は予定の入れ方も合わせて確認できます。