Googleカレンダーの予定の入れ方｜入力を速くする4つの経路

Googleカレンダーの予定の入れ方でつまずく人の多くは、操作が分からないのではなく、経路が4つあることを知らないまま、いちばん遅い経路だけを使い続けています。空いている時間をクリックして詳細画面を開き、タイトルを打ち、時刻を直し、保存を押す。1件あたり30秒かかる入れ方を1日10件繰り返せば、それだけで5分が消えます。

この記事では、Googleカレンダーが公式に用意している入力の経路を全部並べ、どの場面でどれを使うと速いかを整理します。あわせて、ゲストの招待・会議リンク・繰り返し・共有カレンダーへの振り分けといった、後から直すと面倒になる項目の入れ方も押さえます。

予定を入れる経路は大きく4つある

Google カレンダー ヘルプのパソコン向けの説明には、予定の作成方法として複数の入り口が並んでいます。整理すると次の4つです。

• カレンダー上の空いている時間をクリックする
• 左上の作成ボタンから作る
• 日付の横のスペースをクリックして、タイトルと時刻を一文で書く（簡単作成）
• キーボードショートカットで作成画面を呼び出す

このうち3つ目と4つ目を使っていない人が多く、ここが速さの分かれ目になります。ヘルプは簡単作成の書き方として「17:00 からテニスの練習」「19:00 から夕食」という例を挙げており、時刻を別の欄で選ばずに、文の中に書いてしまう形を公式に案内しています。

キーボード側も同じです。ヘルプには次の記述があります。

ヒント: カレンダーのどのビューでも、キーボード ショートカットの Shift+C キーを押すと簡単に予定を作成できます。 出典: support.google.com

ショートカットを使うには、先に設定で有効にする必要があります。右上の設定アイコンから設定を開き、「キーボード ショートカットを有効にする」をオンにして保存します。オンにしたあとに「?」キーを押すと、使えるキーの一覧がその場で出ます。新しい予定の作成は「c」、当日へ移動は「t」、日ビューは「1」または「d」、週ビューは「2」、月ビューは「3」です。マウスで日付を探して戻ってくる往復が消えるので、1件あたり数秒ではなく、操作の回数そのものが減ります。

一文で入れる書き方と、その限界

簡単作成は、タイトルと時刻を1つの文として受け取ります。「17:00 からテニスの練習」と書けば、その日の17時に「テニスの練習」という予定ができます。日付の横のスペースをクリックしてから打ち、保存を押すだけです。

便利な反面、受け取れる情報は限られます。場所や会議リンク、ゲスト、通知の時刻までを一文に書いても、Googleカレンダーの側でそこまで解釈されるとは案内されていません。つまり、一文で済むのは「いつ・何を」だけの予定で、「どこで・誰と・どうやって」が付く予定は、結局は詳細画面を開いて足すことになります。

ここが、入力の速さを本気で詰めるときの分岐点です。Mac用のカレンダーアプリの中には、この一文の解釈をもっと広く取り、日時に加えて場所・出席者・繰り返し・通知まで文から読み取るものがあります。話し言葉と音声で予定を入れられる形にすると、打鍵そのものが不要になります。実際にどの書き方がどう解釈されるかは予定の入れ方で例文ごとに示されているので、自分の書き癖と合うかを先に見ておくと判断が早くなります。

ゲストと会議リンクは作成時に入れる

参加者がいる予定は、作成のときにゲストまで入れてしまうのが結局いちばん速い経路です。ヘルプは、予定を作る前に左側の「ユーザーを検索」からゲストの名前を入れておく手順を案内しています。相手を先に選ぶと、その人の空き時間を見ながら枠を置けるためです。

招待の効き方については、東京大学の利用案内が読者の実感に近い形で説明しています。

Googleカレンダーでは，他の人を会議やイベントなどの予定に招待することができます．招待されたゲストには予定の内容がメールで通知されたり，Googleカレンダーを利用している場合は，招待された予定がカレンダーに追加されたりします．例えば，会議の予定を入れる際に，一人が会議の参加者全員を招待すれば，各参加者は自分で予定を作成する必要が無くなります． 出典: utelecon.adm.u-tokyo.ac.jp

ビデオ会議の扱いは、アカウントの種類で変わります。職場または学校のアカウントでGoogleカレンダーを使っている場合、招待するユーザーを追加して保存すると、Meetのビデオ会議が自動で付きます。手で付けたいときは「Google Meet のビデオ会議を追加」を選びます。ここを知らないまま、会議リンクだけを後からメールで追送する運用になっている職場は珍しくありません。

なお、ゲスト側に日時の変更や会議室の追加を任せたいときは、詳細画面の「ゲストの権限」で「予定を変更する」にチェックを入れます。チェックを入れた相手は主催者と同じように予定を動かせるので、権限を配る相手は絞ったほうが事故が起きません。

繰り返し・終日・色・作成先カレンダー

定例の予定は、毎回入れ直すより繰り返しで置いたほうが速くなります。詳細画面で繰り返しを選べば、毎週・毎月といった間隔で自動的に並びます。終日の予定は、日付と時刻の欄で「終日」のチェックを入れると、その日の最上部に帯として出ます。

色は、作成後の予定を右クリックして選びます。ヘルプによれば、カレンダーを変更する権限を相手に渡していない限り、予定に付けた色は自分以外には見えません。色は共有のための合図ではなく、自分が後で見分けるための目印だと考えると使い方を間違えません。

もう1つ、後から直すと面倒なのが作成先です。複数のカレンダーを持っていると、私用の予定が仕事のカレンダーに入り、共有相手の画面にも並んでしまいます。作成画面の下部にあるカレンダー名をクリックすると、予定を作れるカレンダーの一覧が出るので、保存の前に置き場所を決めます。誕生日と祝日のカレンダーには予定を作れません。

端末をまたいでも、入れ場所は1つに保つ

予定の入れ方を決めるときは、どの端末から入れるかも一緒に決めておくと崩れません。パソコンとスマートフォンの違いについて、東京大学の利用案内は次のように整理しています。

ここでは，PCとモバイル端末それぞれで利用したときの違いや見た目について説明します．モバイル端末ではアプリがあるのに対し，PCではブラウザからの利用のみで，アプリはありません．なお，モバイル端末のアプリ版のUIはPCのブラウザ版に準拠しています．同一アカウントのカレンダーは異なるデバイス間でも自動的に同期されます． 出典: utelecon.adm.u-tokyo.ac.jp

同期されるのは同じアカウントのカレンダーです。仕事用と私用で別のアカウントを使い分けている場合、片方の端末に片方しか入っていないと、入れたはずの予定が見えない状態になります。予定が消えたように見えるトラブルの多くは、消えたのではなく別のアカウント側に入っているだけです。

もう1つ覚えておきたいのが、他の人のカレンダーを追加する操作はパソコンのブラウザからしか行えないことです。Googleカレンダーのヘルプは、Android・iPhone・iPadのアプリではカレンダーの登録ができないと明記しています。共有されたカレンダーを追加するときは、スマートフォンで探し回らず、パソコンを開いたほうが早く終わります。

保存できないときに順番に見る場所

入力そのものは覚えたのに保存が通らない、という詰まり方もあります。ヘルプがトラブルシューティングとして挙げているのは次の手順です。

• ページを更新する
• ブラウザのキャッシュとCookieを削除する
• JavaScriptが有効になっていることを確認する
• いったんログアウトし、ブラウザを閉じてから、httpsで開き直す
• 他社製アプリでカレンダーを同期している場合は、同期を切ってから入り直す

ゲストを足そうとしたときに候補が出てこない場合の原因もはっきりしていて、有効なメールアドレスを持つ連絡先しか候補に並びません。社内の共有アドレス帳に載っていない相手は、アドレスを直接打つことになります。

こうした詰まりは、ブラウザで動いていることの裏返しでもあります。ネイティブのアプリから同じアカウントに接続する形にすると、キャッシュやCookieを疑う場面は減ります。

入力が遅いのではなく、段取りで詰まっている

予定を入れる速さをいくら上げても、1日が回らない状態は直らないことがあります。理由は単純で、詰まっているのが入力ではなく段取りだからです。典型は次の3つです。

• 移動の時間が予定に入っておらず、会議と会議が背中合わせになっている
• 同じ時間に2つの予定が入っていることに、前日まで気づかない
• 日程調整のメールが往復し、決まるまで枠を押さえられない

移動については、住所を入れておけば所要時間を計算し、移動のブロックを予定として置ける道具があります。考え方と設定の順番は移動時間にまとまっています。日程調整は、空き時間から相手に選んでもらう形にすると往復が消えます。カレンダーアプリ側でどこまで自動化できるかはできることで機能ごとに確認できます。

入力の速さと段取りは別の問題です。前者はショートカットと書き方で縮み、後者は道具の選び直しでしか縮みません。

道具を選び直すときの見取り図

Googleカレンダー自体は、パソコン向けにアプリを配っていません。ヘルプにも「パソコンにカレンダーをダウンロードしてインストールすることはできませんが、オフラインで使用することは可能です」と書かれており、パソコンでの正式な使い方はブラウザです。Macで普段使っている人が「アプリが見つからない」と感じるのは、探し方の問題ではありません。

そのうえで、Macから同じ予定を扱う道はいくつかあります。ブラウザのページをアプリのように切り出す道、Mac標準のカレンダーにGoogleアカウントを足す道、Googleカレンダーと同期する他社のMac用アプリを使う道です。どれを選んでも予定の保存先はGoogle側のままなので、乗り換えでデータが分かれることはありません。

選ぶときに効く比較軸は、料金の方式（買い切りか月額か）、自然文や音声での入力に対応しているか、移動時間と日程調整まで面倒を見るか、の3点です。Mac用のフル機能カレンダーを3年で払う総額で並べた表は他のカレンダーとの比較にあり、価格の内訳は購入で確認できます。導入の手順そのものは使い方に、対応環境やデータの保存先はよくある質問にまとまっています。

予定の入れ方を速くする順番としては、まずショートカットを有効にして簡単作成を使い、次に移動と日程調整の型を決め、それでも手が足りないときに道具を替える、という並びが無駄が出ません。