候補日はいくつ出すのが適切ですか？

相手が1人なら3つから4つ、3人以上なら5つ以上が目安です。数だけでなく幅も要ります。同じ週の午後だけに固めると、その週が忙しい相手には1つも当たりません。日をまたいで散らし、午前と午後の両方を入れ、週をまたぐ候補を1つ加えると、1往復で決まりやすくなります。

「ご都合のよい日をお知らせください」と書くのは避けるべきですか？

返信までの時間が長くなりやすい書き方です。候補を考える作業が相手に移るためで、丁寧さとは別の問題になります。相手の立場が上の場合でも、こちらから候補を複数出したうえで「他の日程がよろしければお知らせください」と添える形にすると、相手の手間を増やさずに済みます。

無料で使える日程調整ツールはありますか？

あります。調整さんはログインなしでイベントを作り、URLを送って出欠を集められます。伝助は料金がかからず、機能が増える有料プランもないと明記されています。TimeRexは無料で登録して使い始められ、GoogleカレンダーやOutlook予定表と連携します。用途が出欠集めか予約ページかで選び分けてください。

Googleカレンダーの予約ページは誰でも使えますか？

Googleの説明では、対象となるGoogle Workspaceのプランの職場または学校のアカウントが条件とされています。個人のGoogleアカウントでは設定に項目が出てこないため、手順どおりに探しても見つかりません。その場合は別の日程調整ツールか、カレンダーアプリ側の予約ページを使うことになります。

相手を待たせずに日程を調整する｜やりとりを減らす進め方

日程を調整するとき、1回のやりとりで決まる相手と、5往復しても決まらない相手がいます。差は相手の忙しさではなく、最初の1通で何をどこまで出したかにあります。この記事では、往復の回数が増える原因を候補日の出し方から整理し、メールで進める場合の書き方と、出欠表型と予約ページ型のツールをどう使い分けるかをまとめます。

往復が増える原因は、相手の都合ではなく候補の出し方にある

日程の調整は、商談でも面接でも、本題に入る前に必ず通る工程です。その位置づけについては、次のように説明されています。

ビジネスにおいて、商談や面接などの日程を調整する「日程調整メール」は、相手との約束をスムーズに取り付けるために重要な存在です。出典: maildealer.jp

この工程で往復が増えるとき、原因はほとんど3つに絞られます。

1つ目は、候補が足りないことです。候補を2つ出して両方が埋まっていれば、相手は候補を出し直す側に回ります。これで1往復増え、こちらが再検討してもう1往復増えます。

2つ目は、候補の幅が狭いことです。 3つ出しても、すべて同じ週の午後だけに固まっていると、その週が忙しい相手には1つも当たりません。数の問題に見えて、実は分散の問題です。

3つ目は、決めるための情報が足りないことです。所要時間が書かれていない、対面かオンラインかが決まっていない、場所が決まっていない。このどれかが欠けていると、相手は日程を選ぶ前に質問を返すことになります。返ってくる質問の数が、そのままやりとりの回数になります。

逆に言えば、この3つを最初の1通で埋めれば、相手の返信は「この日で」の1通で済みます。やりとりを減らす作業は、相手の返信を速くすることではなく、相手が1通で答えられる状態を作ることです。

候補日の数と幅は、相手の人数から決める

候補をいくつ出すかは、感覚ではなく相手の人数で決められます。

相手が1人なら、候補は3つから4つで足ります。 1人の予定が3つの候補すべてに重なる確率はそれほど高くありません。

相手が3人以上なら、候補は5つ以上に増やします。全員が空いている時間を探す作業になるため、候補が3つでは当たらないことが増えます。人数が増えるほど必要な候補は増え、5人を超えたあたりからはメールで探すより出欠表を使うほうが早くなります。

幅の取り方には、押さえる点が3つあります。

日をまたいで散らす。同じ週の中でも、前半と後半に分ける
時間帯を分ける。午前と午後の両方を入れる
週をまたぐ候補を1つ入れる。その週が埋まっている相手への逃げ道になる

避けたい書き方が1つあります。「いつでも大丈夫です」「ご都合のよい日をお知らせください」と返すことです。丁寧に見えますが、候補を考える作業を相手に渡しているため、返信までの時間が最も長くなります。相手の立場が上のときほどこの書き方を選びがちですが、相手の手間は増えています。

待たせているのは返信の速さではなく、確定までの時間

日程の調整で相手が待たされていると感じるのは、返信が遅いときだけではありません。返信は速いのに確定しない状態のほうが、相手の予定を長く押さえてしまいます。

候補を出したあと、その時間を自分のカレンダーで押さえていないと、別の予定が入ります。相手が候補から選んで返信したときに、こちらの都合が変わっていて、もう一度候補を出し直す。これが往復の増え方として一番多い形です。

対策は、候補を出した時点で仮の予定としてカレンダーに入れておくことです。確定したら1つを残して他を消します。手間は増えますが、出し直しの1往復と、相手の印象への影響を考えると割に合います。

返信の期限を添えるのも効きます。「3日以内にご返信いただけますと、候補の時間を確保しておけます」のように、期限と理由を並べて書きます。理由のない期限は催促に見えますが、押さえておける時間の話であれば、相手にとっても情報になります。

確定したあとに都合が変わることもあります。その場合の対応については、次のように整理されています。

日程を調整したにもかかわらず、その後、都合が悪くなることがビジネスシーンでは起こります。調整済みの日程を変更する場合には、こちらを参考にしてください。出典: mailwise.cybozu.co.jp

変更を伝えるときは、謝罪だけを書かず、新しい候補を同じ1通に入れます。謝罪のみのメールを送ると、相手は候補を待つために返信を保留し、そこでもう1往復かかります。

メールで進めるときに1通へ入れる項目

メールで調整する場合、1通に入れる項目は決まっています。順番も含めて型にしておくと、書く時間が短くなります。

件名に用件と「日程」を入れる。他のメールに埋もれず、後から検索でも見つかる
最初に用件と所要時間を書く。30分の打ち合わせと2時間の商談では、相手の選び方が変わる
形式を書く。オンラインか対面か、対面ならどこか
候補を箇条書きで並べる。曜日を添えて、時間は開始と終了の両方を書く
返信の期限と、その理由を添える
オンラインの場合は、確定後に会議のリンクを送ると書き添える

時間の書き方には注意が要ります。「10時〜」のように終了時刻を省くと、相手は所要時間を推測して空きを判断します。そこで判断を間違えると、確定後に時間が足りないことが分かり、やり直しになります。

相手が複数いる場合は、宛先の全員に同じ候補を同時に出します。 1人ずつ順に聞くと、聞き終わるまでに最初の人の予定が埋まります。人数が多いほどこの取りこぼしが起きるため、一定の人数を超えたら次に挙げるツールへ切り替えます。

出欠表型と予約ページ型の使い分け

日程調整のツールは、仕組みで2つに分かれます。どちらが優れているという話ではなく、用途が違います。

出欠表型は、候補日を並べたページを作り、参加者が○や×を入れていく形です。調整さんは、ログインなしでイベントを作り、URLをメンバーに送って出欠を集める出欠表ツールとして公開されています。伝助も同じ形で、出欠を「○」「△」「×」のボタンで入力し、出席できる人数を日程ごとに自動で集計して、一番出席者が多い日程をハイライトで示します。伝助は、料金がかからず、機能が増える有料プランもないと明記されています。

予約ページ型は、自分の空き時間を出しておき、相手がその中から1つ選んで確定する形です。 TimeRexは、GoogleカレンダーやOutlook予定表と連携して日程候補を自動で並べ、日程調整と同時にWeb会議のURLを発行する機能を持つツールとして案内されています。無料で登録して使い始められる形をとっています。

社内と社外の両方を1つの仕組みで扱う考え方については、次のように説明されています。

大きな特徴としては、社内外を問わず日程調整機能が用意されている点です。社外の人との日程調整は、日程調整ページをシェアして空き時間に予定を入れてもらい日程を調整します。出典: blog.toyokumo.app

選び方は、次の表のように整理できます。

進め方	向いている場面	相手に要求すること
メールで候補を並べる	相手が1人から2人、社外の初回連絡	返信1通
出欠表型	3人以上で全員の都合を探す、社内や有志の集まり	URLを開いて出欠を入力
予約ページ型	相手が1人、こちらの空き時間から選んでもらう	ページを開いて1つ選ぶ
カレンダー内蔵の予約ページ	日程調整と予定の登録を分けたくない場合	ページを開いて1つ選ぶ

なお、Googleカレンダーにも予約ページの機能がありますが、Googleの説明では、対象となるGoogle Workspaceのプランの職場または学校のアカウントが条件とされています。個人のGoogleアカウントでは設定の項目そのものが出てこないため、手順を探しても見つかりません。その場合は、別のツールを使うか、カレンダーアプリ側の予約ページを使うことになります。

相手に候補を出してもらう側になったとき

日程の調整は、こちらから候補を出す場合だけではありません。相手から候補が届いたときの返し方でも、往復の回数は変わります。

届いた候補のうち複数が空いているなら、1つに絞らず、空いている候補を全部伝えます。「第1候補と第3候補が空いております」と書けば、相手は自分の側の都合で確定できます。 1つだけ返すと、その1つが相手の側で埋まっていた場合にもう1往復かかります。

すべての候補が埋まっているときは、断るだけで終えず、こちらから候補を出します。そのときも、相手が出した候補の傾向に合わせます。午前を並べてきた相手には午前を、翌週を含めてきた相手には翌週を含めた候補を返すと、当たる確率が上がります。

所要時間や形式が書かれていない候補が届いたときは、質問と自分の候補を同じ1通に入れます。質問だけを返すと、相手の回答を待ってから改めて候補を出すことになり、2往復が確定します。「30分程度を想定しております。オンラインであれば下記が空いております」のように、こちらの想定を示して確認する形にすると、違う場合だけ訂正が返ります。

決まったあとに崩れないようにする

日程が確定してから崩れる原因は、調整の作業とは別のところにあります。押さえる点は3つです。

1つ目は、移動の時間です。 14時に渋谷、15時半に新橋という並びは、カレンダー上では重なっていません。移動に必要な時間が予定として入っていないため、空いているように見えます。確定した予定の前後に移動の時間を入れておくと、次の調整のときに同じ失敗を繰り返しません。

2つ目は、二重の予約です。候補として仮に押さえた予定を消し忘れると、その時間が埋まったまま残ります。次の調整でその時間を候補から外してしまい、使える時間が減っていきます。

3つ目は、確定の連絡です。候補を出した相手が複数いる場合、確定した相手にだけ連絡して、他の相手への連絡が抜けることがあります。候補を出した相手の一覧を残しておき、確定したらまとめて連絡します。

カレンダー側で調整を完結させる場合の考え方

ここまでの作業は、突き詰めると2つに分かれます。空き時間を出す作業と、決まった予定を登録する作業です。この2つを別の道具で行うと、その間に手で写す工程が生まれ、写し間違いと二重予約はそこで起きます。

Mac用のカレンダーアプリを窓口にする場合、見る点は3つに絞れます。 1つ目は、空き時間の算出に接続している全部のカレンダーが入るかどうかです。仕事用と個人用のどちらかが漏れていると、空いていない時間を候補として出します。 2つ目は、確定した予定がそのままカレンダーに入るかどうかです。 3つ目は、会議のリンクを同じ操作で発行できるかどうかです。確定してからリンクを作って送る形だと、そこで1往復増えます。

窓口のアプリで何ができるかはできることに並べています。移動の時間を予定として見込む考え方は移動時間で扱っています。候補を出す前の予定の入れ方は予定の入れ方にまとめました。料金と機能で他のアプリと並べて見る場合は他のカレンダーとの比較、細かい条件はよくある質問にあります。

やりとりを1往復に近づける鍵は、道具の数ではありません。候補を出す画面と、予定が入る画面を同じにすることです。そこが揃っていれば、候補を出した時点で時間は押さえられていて、相手が選んだ瞬間に確定します。