グーグル カレンダー 使い方｜仕事で使う前提の最初の設定と6つの操作

グーグル カレンダー 使い方を調べる人の多くは、予定の作り方そのものでは困っていません。困るのは、仕事で使い始めてからです。誰にどこまで見せるのか、会議の招待はどう送るのか、家族の予定と混ぜないためにどうするのか。最初に決めておかないと、あとから作り直す手間が生まれます。

この記事では、最初の設定、日々使う6つの操作、共有と招待の順に整理します。参照するのは Google カレンダー ヘルプに書かれている仕様です。

最初に決める2つのこと

使い始める前に決めておくと後が楽なのは、カレンダーの分け方と表示の形です。

カレンダーの分け方は、予定の性質で決めます。仕事、私用、家族、当番のように分けておくと、表示のオンとオフで見え方を切り替えられます。新しいカレンダーは、左側の「他のカレンダー」の横から作ります。ヘルプには、新しいカレンダーはブラウザからのみ作成できて、作ったカレンダーはブラウザとカレンダーアプリの両方に表示されると書かれています。スマートフォンのアプリだけで使い始めた人が「カレンダーを増やせない」と感じるのは、この仕様のためです。

表示の形は、設定の「ビューの設定」で決めます。日、週、月、年、スケジュール、4日のビューを切り替えられて、選んだものが次からの既定になります。週の開始曜日も変えられます。仕事で使うなら週のビューが基本になりますが、外回りが多い人は4日のビューのほうが1画面に収まりやすくなります。

なお、週や月のビューで複数のカレンダーを横に並べて表示することはできません。ヘルプにその旨が明記されています。同僚の予定と自分の予定を横並びで見たい場合は、日のビューを使います。

日々使う6つの操作

使う操作は多くありません。次の6つで、ほとんどの場面が回ります。

• 予定を作る。時間帯をドラッグして名前を入れる
• 予定を動かす。予定をつかんで別の日時へ移す
• 予定の長さを変える。下の端を引っ張る
• 表示を切り替える。日、週、月を行き来する
• 検索する。左上の検索から件名や参加者で探す
• カレンダーを畳む。左側のチェックを外して見えなくする

この6つを覚えたら、次は手数を減らす段階です。ヘルプによると、設定でキーボードショートカットを有効にすると、キーを押すだけで操作できます。有効にしたうえで疑問符のキーを押すと、使えるショートカットの一覧が表示されます。よく使うのは、新しい予定を作る c、今日へ戻る t、日のビューの 1、週のビューの 2、月のビューの 3 です。検索の欄へ移るスラッシュも、1日に何度も使います。

予定の通知は、予定ごとに最大5件まで足せます。設定で既定の通知を決めておけば、作った予定に自動で付きます。移動を伴う予定だけ前日の通知を足す、といった使い方ができます。

繰り返しの予定も、早めに覚えておく価値があります。毎週の定例や毎月の報告は、1件作って繰り返しを設定すれば以後の分が並びます。あとで時間を変えるときには、その回だけを直すか、以降のすべてを直すかを選べます。同じ予定を手で50件作ってしまうと、この直し方ができません。規則がある予定は、最初から繰り返しで作るのが後の手数を決めます。

予定を消すときの取り消しも知っておくと安心です。ショートカットを有効にしていれば、z のキーで直前の操作を取り消せます。間違えて予定を動かしたときや、消してしまったときに効きます。

予定の中身に何を書くか

予定の名前は、あとで探すことを前提に決めます。「打ち合わせ」だけでは、3か月後に検索しても見分けがつきません。相手の名前と用件を入れると、検索で1件に絞れます。

説明の欄は、当日に開くものを置く場所です。会議の議題、持ち物、先方の担当者名、参考の資料のリンクをここに入れておけば、直前にメールを探し直さずに済みます。場所の欄は、地図で開ける住所を入れておくと、移動の前に経路を調べる手間が消えます。

色は、あとから見て種類が分かるようにするために使います。既定では、予定ごとにトマトやバナナといった名前の付いた色を選べます。仕事用と学校用のアカウントでは、色にラベルの名前を付けて管理する機能もあります。

ラベルは 200 個まで作成できます。 出典: support.google.com

このラベルは、自分と、そのカレンダーに対して予定を変更できる権限を持つ相手にだけ表示されます。見せるためのものではなく、時間の使い方を後から振り返るためのものだと考えると使い道がはっきりします。

共有は、権限の段階を先に理解する

仕事で使い始めると、共有でつまずきます。Googleカレンダーの共有は、相手ごとに権限の段階を選ぶ仕組みです。ヘルプに挙がっている段階は5つあります。

権限	相手にできること
予定の表示（時間枠のみ、詳細は非表示）	予定がある時間だけが分かる。名前も中身も見えない
予定の詳細の表示	名前、日時、場所、説明まで見える
変更可能（限定公開の予定は予定の有無のみ）	公開されている予定を編集できる
予定の詳細を変更、表示可能	予定を編集し、共有相手を確認できる
予定の変更および共有の管理	予定を完全に管理し、他の人に共有もできる

仕事の相手に空き時間だけ知らせたいのか、中身まで見せるのかで選ぶ段階が変わります。最初に選ぶのは「予定の表示（時間枠のみ、詳細は非表示）」で足りる場面が多く、必要になってから段階を上げるほうが安全です。

共有すると、相手にはメールが届きます。届かないときは、アドレスの誤りか、迷惑メールに入っている可能性があります。ヘルプでは、共有リストから相手を削除してもう一度追加する手順も案内されています。

一般公開にすると、インターネットや検索結果からカレンダーを見つけられる状態になります。この設定は、講座の日程やイベントの予定など、見つけてほしいカレンダーにだけ使います。仕事のカレンダーで選ぶことはまずありません。

会議の招待の送り方

会議は、予定にゲストを足して招待します。Googleカレンダーを使っていない相手でも、メールアドレスを入れれば招待できます。届いたメールの「はい」「いいえ」「未定」のリンクで返事ができる仕組みです。

社内の相手であれば、空き時間を見ながら決められます。左側の「ユーザーを検索」に相手の名前を入れると、その人の予定の有無が並び、空いている時間に予定を作れます。カレンダーを共有してもらっている相手や、同じ組織の相手が対象です。

ゲストへの通知は、こちらが設定した通知とは別に動きます。ヘルプによると、Googleカレンダーを使っているゲストは、各自の設定にもとづいて通知を受け取ります。こちらで「10分前に通知」と決めても、相手の画面では相手の設定どおりに鳴ります。相手に必ず気づいてほしい連絡は、予定の通知に頼らずメールやチャットで伝えるほうが確実です。

日程調整と業務時間を先に設定する

社外との日程調整が多い仕事では、予約スケジュールの機能が効きます。予約の長さと受け付ける時間帯を決めると、相手が自分で空いている枠を選べるページができます。ヘルプによると、この機能はパソコンで作る必要があり、スマートフォンやタブレットのアプリからは作成できません。一部の機能には、対象となる Google Workspace の契約や Google One のメンバーシップが必要です。

予約の前後に準備の時間を入れる設定や、1日に受け付ける件数の上限も決められます。訪問の予約を受け付ける仕事なら、移動の時間を準備時間として挟むことで、予約が詰まりすぎるのを防げます。

仕事用や学校用のアカウントでは、業務時間と勤務場所を設定できます。勤務場所を入れておくと、相手はこちらが在宅か出社かを見て会議の形を決められます。ヘルプには、予定の有無を確認できる権限を共有相手に付与すると、その人は予定の有無と勤務場所を確認できるようになると書かれています。誰に見えるのかを踏まえてから入れる項目です。

会議の招待を自動で辞退したい期間は、不在の予定を作ります。期間を選ぶと、その間の会議への招待をすべて自動で辞退でき、辞退のメッセージも編集できます。休暇の前に入れておけば、出発後に届いた招待を1件ずつ断る作業が消えます。

つまずきやすい3か所

使い始めて最初に引っかかるのは、次の3か所です。

1つ目は、どのカレンダーに予定が入ったかです。複数のカレンダーを持つと、作成画面でカレンダーを選び間違えることがあります。共有している家族のカレンダーに仕事の予定を入れてしまう事故は、ここから起きます。予定を作ったら、色を見て意図したカレンダーに入っているかを確かめる癖を付けると防げます。

2つ目は、タイムゾーンです。設定で現在のタイムゾーンを決めます。海外との会議が多い場合は、予定ごとに別のタイムゾーンを指定することもできます。移動中に予定を作ると、現地の時刻で入ってしまうことがあります。

3つ目は、通知が鳴らない問題です。ブラウザで使っている場合、タブを閉じていると通知は出ません。パソコンで確実に鳴らしたいなら、ブラウザのページをアプリの形で切り出すか、Mac標準のカレンダーや他社のカレンダーアプリからアカウントにつなぐ形にします。

4つ目に挙げるとすれば、予定とタスクの混同です。締め切りだけが決まっていて、いつやるかは自分で決める仕事を予定として入れると、他の予定と見分けがつかなくなります。Googleカレンダーの画面では、サイドパネルから ToDo リストと Keep を開けて、ショートカットでも呼び出せます。Mac なら command と option を押しながらピリオドかカンマのキーです。時間が決まっているものを予定に、決まっていないものをタスクに置くと、週の表示が約束の一覧として読めるようになります。

Googleカレンダーの画面だけでは短くならない作業

ここまでの操作を覚えると、予定の管理は回り始めます。それでも残るのが、1件の予定を入れるのにかかる手数です。件名、日付、開始時刻、終了時刻、場所を、それぞれの欄で選んで打ちます。予定が日に何件も入る仕事では、この繰り返しが積み上がります。

Mac用のカレンダーアプリの中には、話し言葉で書いた一文から日時と場所を読み取って予定にするものや、声で言った内容をそのまま予定にできるものがあります。同じ予定を入れるのに何回の操作が要るかは、アプリによって差があります。入力の作りの違いは予定の入れ方に、アプリごとに何ができるかはできることにまとめてあります。

もう1つ残るのが、予定の間の時間です。会議と会議の間に移動が入る日は、その移動を予定として置かないと、予定表の上では空いているように見えます。ここをどう扱うかは移動時間で扱っています。Mac用のカレンダーどうしの違いは他のカレンダーとの比較で並べて確認できます。

Googleカレンダーは、予定を貯めて共有する場所としては十分に強い道具です。そのうえで、入れる作業と間を詰める作業は、使う道具で差が出ます。まずは共有と権限の段階を押さえ、日々の入力で時間を落としていないかを一度数えてみると、次に変える場所が見えてきます。