グーグルのスケジュールの使い方｜1週間を組み立てる順番

グーグルのスケジュール管理の使い方を調べる人の多くは、予定の入れ方そのもので困っているわけではありません。入れ方は分かっているのに、会議と移動と作業時間が押し合って1週間が回らない、という状態で検索しています。ここでは予定を作る操作から共有の権限まで手順で整理したうえで、その操作をどの順番で使えば週が組み立てられるのかまでを扱います。

Googleカレンダーが引き受けている範囲

Googleカレンダーは、無料のGoogleアカウントでも使えるスケジュール管理の道具です。ブラウザとスマートフォンのアプリのどちらからでも同じ予定を扱え、片方で直した内容がもう片方に反映されます。紙の手帳から置き換わってきた経緯は、Googleの解説にも次のように書かれています。

かつては多くの人が手帳でスケジュールを管理していました。目的は人それぞれ、選ぶ手帳もそれぞれ。それがいまや、Google カレンダーがあれば、あらゆる使い方が可能になるのです。まずは、基本的な機能から見ていきましょう。 出典: android.com

手帳と比べたときの利点は3つに整理できます。1つ目は、予定をドラッグして動かせること。2つ目は、相手に招待を送って出欠を集められること。3つ目は、用途ごとにカレンダーを分けて、見たいものだけを表示できることです。逆に、手帳にできてGoogleカレンダーが苦手なこともあります。時間を持たない「やること」の扱いと、予定と予定の間にどれだけ余白が残っているかを教えてくれることです。この2つが弱いまま使い続けると、画面は埋まっているのに何も進まない週ができます。

予定を作る手順と、時間の書き方

予定の作成は、カレンダーの表示形式によって操作する場所が変わります。月表示なら書き込む日のセル、週表示なら日時のセル、日表示なら時間のセルをクリックし、タイトルを入力して保存をクリックします。週表示と日表示では、日付のすぐ下のセルに入力すると終日の予定になります。

ここで覚えておくと手数が減るのが、時間を文章で書く方法です。月表示でタイトル欄に「11時に打ち合わせ」のように時間を含めて入力すると、11時から12時の予定として登録されます。この書き方で作られる予定は1時間になるため、終了時刻まで決めたいときは「11-13時 打ち合わせ」や「11:00〜13:00 打ち合わせ」のように時間をつないで入力します。画面左上の作成ボタンをクリックすると、現在の日時の予定を作れます。

さらに細かく決めるときは、作成画面の「その他のオプション」をクリックして詳細画面に進みます。数日にわたる予定、通知、繰り返しの条件はここで設定します。作成済みの予定を直すときは、カレンダー上の予定名をクリックし、編集のペンアイコンから同じ画面を開きます。

日時の変更は画面の上で完結します。日付を変えるときは月表示か週表示で予定をドラッグして別の日付に落とし、時間を変えるときは週表示か日表示で時間帯にドラッグします。開始と終了の幅そのものを変えたいときは、予定の下端にカーソルを合わせてドラッグします。いずれも「予定を保存しました」と表示された時点で反映されています。

決まった予定は繰り返しで置く

毎週の定例や毎月の締めは、1件ずつ作らず繰り返しで置きます。予定を新規作成して日時設定欄をクリックし、「繰り返さない」をクリックして繰り返しの条件を選びます。曜日や間隔が複雑な場合は「カスタム」をクリックすると、繰り返す期限や回数まで指定できます。

繰り返しの予定で扱いに迷いやすいのが、1回だけ変わったときです。特定の回だけ時間が動いた、あるいはその回だけ休みになった場合は、その回の予定をドラッグして移動したり削除したりできます。ほかの回には影響しません。この挙動を知っていると、週の山を崩す調整がやりやすくなります。会議が3日続いて回らない週は、定例のうち1回だけを翌週へずらす、という直し方ができます。

注意したい点が1つあります。繰り返しを使うと予定は自動で並び続けるため、実態としてもう開いていない定例が残り続けます。カレンダーが埋まっている原因が「やめたはずの会議」であるという事態は珍しくありません。繰り返しの予定は、四半期に一度は一覧で見直して、開いていないものを止めるほうが週は軽くなります。

相手がいる予定はゲストの招待で作る

会議や打ち合わせは、自分のカレンダーに書くだけでは成立しません。Googleカレンダーには、予定を相手にメールで知らせて出欠を確認する招待の機能があります。

手順は次の通りです。

• 予定を新規作成して「ゲストを追加」の入力欄をクリックします。
• 相手のユーザー名またはメールアドレスの先頭を数文字入力すると候補が表示されるので、候補から選びます。これを人数分繰り返します。グループを追加することもできます。
• 追加したゲストにカーソルを合わせると、表示と非表示の切り替え、任意参加者への設定、ゲストの削除が行えます。
• 「ゲストの権限」欄をクリックし、予定の変更やゲストの追加を許すかどうかを決めます。
• 保存をクリックすると招待メールの送信確認が出るので、送信をクリックします。

相手が事前に承知している予定では、送信しないという選択もあります。出欠は予定を開いて確認でき、ゲスト欄のアイコンにチェックが入っている相手が参加者です。日程そのものを決めたいときは、詳細画面からゲスト全員の空き時間を探して日時を決められます。候補日をメールで往復させる手間は、この機能で置き換えられます。

招待の機能で見落とされやすいのが、任意参加者の設定です。出席しなくても支障のない相手を任意参加者にしておくと、相手は自分の判断で断れます。全員を必須の参加者として招くと、断りにくさから形だけの出席が増え、会議の時間が伸びます。参加者の数を減らす調整は、日程を動かす調整よりも効果が早く出ます。

会議室や社用車のような設備を押さえる場合は、予定の「会議室または場所を追加」から会議室を選びます。予約できるのはGoogle Workspaceの管理者が登録したリソースに限られるため、個人のGoogleアカウントでは出てきません。

カレンダーを用途で分けて、色を減らす

予定が増えたあとに効くのは、1つのカレンダーに全部入れず、用途で分けることです。画面左の「他のカレンダー」の右側にある「＋」をクリックし、「新しいカレンダーを作成」を選んでカレンダー名を入力し、「カレンダーを作成」をクリックします。追加したあとは、予定を作るときにどのカレンダーに入れるかを選べるようになります。

分けたカレンダーは、左側のリストで名前の横のチェックボックスから表示と非表示を切り替えられます。仕事の段取りを考える時間は仕事のカレンダーだけを表示し、家族の予定を含めて見たいときだけ全部を出す、という使い方ができます。

色は、リストのカレンダー名の右にある三点アイコンからカラーパレットで変更します。パレット下部の「＋」でパレット以外の色も指定できます。色の変更が反映されるのは自分の画面の中だけで、共有している相手の画面の色は変わりません。おすすめは、色を増やすのではなく種類を減らす方向です。会議・移動・作業の3つだけを色で分けておくと、週表示を開いた瞬間に「会議の色が3日続いている」という形で読めるようになります。予定ごとに個別の色を付けることもできますが、色数が増えるほど週の輪郭は消えます。

共有の権限は4種類から選ぶ

チームで予定を見せ合うときは、カレンダーごとに共有を設定します。マイカレンダーのリストで対象のカレンダーにカーソルを合わせ、右側の三点アイコンから「設定と共有」を開き、左メニューの「特定のユーザーとの共有」で「ユーザーを追加」をクリックします。相手のメールアドレスを入力し、権限を選んで送信します。

選べる権限は4種類で、渡す範囲が段階的に変わります。

• 変更および共有の管理権限：予定の編集と、ほかのユーザーへの共有設定まで行えます。取りまとめる役の人に渡す権限です。
• 予定の変更：予定の変更や削除ができます。運用を任せる担当者に向きます。
• 予定の表示（すべての予定の詳細）：閲覧だけができます。通常はこの権限で足ります。
• 予定の表示（時間枠のみ、詳細は非表示）：予定が入っている枠だけが見え、名前や内容は見えません。

注意したいのは、いちばん上の権限を安易に渡さないことです。共有設定まで触れる権限は、自分の知らない相手にカレンダーが広がる余地を作ります。共有を取り消すときは、同じ画面で相手の名前の右にある「×」をクリックします。共有された側には通知のメールが届き、その中の「このカレンダーを追加」をクリックすると自分の「他のカレンダー」に並びます。

1週間を組み立てる順番

操作を覚えたうえで、どの順番で使うかが結果を変えます。手順は3つです。

はじめに、動かせない予定を置きます。相手がいる会議、締切が決まっている提出、移動を伴う訪問です。次に、移動の時間を予定として置きます。会議と会議の間に移動が挟まっている箇所は、実際には移動のぶんだけ予定が長くなっています。ここを空白のままにしておくと、あとから作業を詰めてしまい、当日に破綻します。最後に、残った枠のうち大きい2つに、その週いちばん重い作業を置きます。

通知の設定も、この順番の中で決めておくと効きます。移動を伴う予定の通知を開始の10分前に置いていると、出る時刻には間に合いません。移動が必要な予定だけ通知を早め、机で完結する予定は既定のままにしておくと、通知の数を増やさずに遅刻だけを減らせます。通知は予定の詳細画面から、件ごとに時間を変更できます。

うまくいかない週は、この3番目で置いた作業が毎日消えていきます。作業の枠を削って会議を入れた回数が、その週の実力を超えた量を引き受けた回数にあたります。削った回数を数えておくと、翌週引き受ける量の判断材料になります。

Googleカレンダーの弱点もこの順番の中で見えてきます。締切を終日の予定として入れると、日付のすぐ下の帯に積み上がり、時間帯の領域を上から押し下げます。締切は終日の予定ではなく、日時を持つToDoとして入れるほうが週表示の高さを食いません。移動時間についても、Googleカレンダーは予定と予定の間隔を自動で計算して警告する作りにはなっていないため、置くのは人の側の作業になります。

道具を替えるかどうかの判断

ここまでの操作はすべてブラウザで完結します。替えるかどうかを考える基準は好みではなく、週に何回予定を動かすかです。週に数回なら、ブラウザのタブで足ります。1週間に20件動かすなら、タブの切り替えと読み込みの待ち時間が積み上がります。Mac用のカレンダーアプリを使うと、同じGoogleカレンダーのデータをキーボードの操作だけで開いて動かせます。扱うデータは同じで、触り方だけが変わります。

比較の軸は3つに絞れます。複数のアカウントを1つの画面に並べられるか、予定を入れる操作が何段階で済むか、移動時間を扱えるかどうかです。話し言葉や音声でそのまま予定を作れる入力の仕組みは予定の入れ方に、場所から所要時間を計算して出発の頃合いを扱う仕組みは移動時間にまとめてあります。Macで使えるアプリの機能の範囲はできること、月額のかかるアプリを含めて3年間の総額で並べた一覧は他のカレンダーとの比較にあります。価格の条件は購入、対応環境やデータの扱いはよくある質問で確認できます。