Macのカレンダーの使い方｜予定の入れ方から見せ方まで

Macのカレンダーは最初から入っているので、使い方を調べる段階で困るのは操作そのものではなく、どこまで任せられるのかが分からないことです。予定を入れるだけなら数分で覚えられますが、移動時間や通知の既定値、表示する日数の設定まで触っておかないと、会議と移動が押し合う週にはついてきません。ここでは予定の入れ方から見せ方までを手順で並べ、そのあとに標準のカレンダーで足りるかどうかの判断材料を示します。

最初にやるのはアカウントの追加

Macのカレンダーは追加の費用なしに使えます。Macを開いた時点で入っており、iCloudのほかGoogleやOutlook、Exchangeのアカウントを足して1つの画面で扱える作りになっています。

セットアップ不要です。MacBookやiMacを開けば、Apple Calendarはすでにインストールされています。複数アカウント（iCloud、Google、Outlook、Exchange）に対応し、カレンダーの色分け、自然言語による予定作成が可能です。通知、ウィジェット、集中モードはmacOSとiOSに直接統合されています。 出典: 2sync.com

アカウントを足す手順は次の通りです。カレンダーアプリを開き、「カレンダー」＞「アカウントを追加」を選び、プロバイダを選んで「続ける」をクリックし、画面の指示に従います。一覧に出てこないサービスを使っている場合は「その他のCalDAVアカウント」を選び、アカウントの種類として自動・手動・詳細のいずれかを選びます。メールアドレスとパスワードだけで済むなら自動、サーバアドレスの入力が必要なら手動、ポート番号まで指定するなら詳細を選びます。

追加したアカウントは、サイドバーにそれぞれ別の見出しとして並びます。サイドバーが出ていないときは「表示」＞「カレンダーリストを表示」を選びます。特定のアカウントを一時的に画面から外したいときは、「カレンダー」＞「アカウント」でそのアカウントを選び、「カレンダー」のチェックボックスを外します。削除ではないため、チェックを戻せば予定も戻ります。アカウントごと削除すると、ほかのアプリでもそのアカウントが使えなくなります。

予定を作る3つの方法

予定の作り方は3通りあり、使う場面が違います。

1つ目はドラッグです。日表示または週表示で開始時間から終了時間までドラッグし、開いたウインドウにタイトルと詳細を入力します。時間の枠を先に決めたいときに向きます。特定の時間の横をダブルクリックしても同じウインドウが開きます。

2つ目は月表示での入力です。日付をダブルクリックし、タイトル欄に「6時〜7時に夕食」のように名前と期間をまとめて入力します。入力していくと候補が表示され、選ぶと予定の詳細が自動で埋まります。候補を使わないときはEscキーを押します。

3つ目が自然言語です。ツールバーの追加ボタンをクリックし、「2月6日にパーティ」「土曜日の午前11時から午後1時までサッカーの試合」「月曜日から金曜日はバハマで休暇」のように予定の説明をそのまま入力します。語による解釈も決まっており、「朝食」や「朝」と入力すると午前9時開始、「ランチ」や「昼」で正午開始、「夕食」や「夜」で午後7時開始になります。既定以外のカレンダーに入れたいときは、追加ボタンを押したままにするとカレンダーを選べます。既定のカレンダーは「一般」設定で変更できます。

メニューバーのSpotlightからも作れます。タイトル欄に「今夜7時から映画」のように入力し、表示された候補のカレンダーの予定で「追加」をクリックします。予定の変更は、予定をダブルクリックして開いて直すほか、上端または下端をドラッグして開始と終了を変える方法、別の日時へドラッグする方法があります。カレンダーリストの左下にある小さいカレンダーへドラッグすると、離れた日付にも移せます。削除は予定を選んでDeleteキーです。

場所を入れると出発時刻を知らせてくれる

Macのカレンダーで効果が大きいのに使われていないのが、場所と移動時間です。予定をダブルクリックして「場所を追加」をクリックし、住所や店名、「喫茶店」「美術館」のような業種を入力して、候補のリストから場所を選びます。リストから選ぶと地図と天候の情報が予定に追加され、目的地に間に合うように出発すべき時刻の通知が設定されます。候補を使わずReturnキーで文字だけを残した場合は、地図と天候が表示されないことがあります。

通知の内容は、予定の前にいると思われる場所、予定の場所、そのときの交通状況をもとに組み立てられます。出発すべき時刻の前、移動を開始すべき時刻、遅れているときの3種類が届きます。移動時間そのものを予定の長さに含めたいときは、予定を開いて日付をクリックし、「移動時間」のポップアップメニューからオプションを選びます。

ここには注意すべき仕様が2つあります。1つは、目的地に到着するまでに3時間以上かかる予定では、出発時刻の通知が送信されないことです。遠方への出張は、通知を当てにせず自分で移動の予定を置く形になります。もう1つは、場所を変更しても移動時間は自動でアップデートされないことです。会場が変わったときは移動時間も手で直します。

出発地の決め方も知っておくと誤差が読めます。その予定から3時間前までさかのぼって予定の場所が探され、見つからない場合は時間帯に応じて勤務先か自宅の住所が使われます。住所は連絡先アプリのカードから取得され、そこにも住所がない場合は現在地が使われます。現在地の判定には位置情報サービスが必要です。所要時間の計算はマップアプリの「経路プランナー」設定に従うため、車ではなく公共交通機関で動く人は、マップ側の設定を先に合わせておきます。

表示を自分の1週間に合わせる

既定の表示のままでは、1週間の形が実際の働き方と合わないことがあります。設定は「カレンダー」＞「設定」＞「一般」にまとまっており、1週間に表示する日数、週の開始曜日、誕生日と祝日の表示を変更できます。週表示を7日すべてにするか、月曜日から金曜日だけにするかもここで選びます。日表示と週表示について、6時から24時までを表示する形にしたり、1日の開始時刻と終了時刻に印を付けることもできます。12時間制と24時間制の切り替えは、カレンダー側ではなく「言語と地域」設定で行います。

週番号の表示と時間帯のサポートは「詳細」にあります。時間帯を扱えるようにすると、予定ごとに時間帯を指定できるため、海外の相手との打ち合わせで時刻を換算する手間が減ります。

表示の切り替えはキーボードだけで完結します。Command＋1で日、Command＋2で週、Command＋3で月、Command＋4で年に切り替わります。Command＋Tで今日に戻り、Shift＋Command＋Tで特定の日付へ移動します。Command＋右矢印とCommand＋左矢印で次と前に進み、Command＋Rですべてのカレンダーを更新します。予定の側では、Command＋Nで新規作成、Command＋Eで選択した予定の編集、Option＋Command＋Iでインスペクタウインドウでの編集になります。日・週・月・年の印刷はCommand＋Pです。週の組み立てを毎週やり直す人にとって、この6つ程度を覚えるかどうかで所要時間が変わります。

通知が多すぎるときの直し方

予定が増えると、通知そのものが邪魔になってきます。

カレンダーにたくさんのイベントがあり、イベントごとに通知を設定していると、頻繁に通知が届いて煩わしく感じることがあるでしょう。 出典: pc.watch.impress.co.jp

前提として、Macのカレンダーは既定では新しく作る予定に通知を設定しません。通知が多いのは、予定ごとに個別に付けた結果か、既定の通知を設定したことによるものです。既定値は「カレンダー」＞「設定」＞「通知」で変更します。まずアカウントを選び、そのアカウントに対して「予定」「終日の予定」「誕生日」のポップアップメニューから通知の時刻を選びます。設定はアカウント単位で効くため、仕事のアカウントだけ通知を付けて個人のアカウントは付けない、という分け方ができます。

このMacだけに適用したいときは、「これらのデフォルトの通知をこのコンピュータでのみ使用」を選びます。iPhoneでも同じ通知が鳴って二重に気づく、という状態はこれで避けられます。

予定を絞り込んで見る

表示するカレンダーの数を減らすのも、通知を減らすのと同じくらい効きます。カレンダーリストでは、名前の横のチェックボックスで表示と非表示を切り替えられます。スペースバーでも切り替えられ、Commandキーを押しながらチェックボックスをクリックすると全部の切り替え、Option＋Commandキーを押しながらクリックすると1つだけを残す切り替えになります。

macOSの集中モードと組み合わせると、切り替えを自動にできます。システム設定のサイドバーで「集中モード」を開き、集中モードを1つ選んで「集中モードフィルタ」の「フィルタを追加」をクリックし、「カレンダー」を選んで表示したいカレンダーを指定します。仕事の集中モードのときだけ仕事のカレンダーが表示される形になります。一時的に外したいときは、カレンダーアプリの「集中モードでフィルタ」の横にある「オフにする」をクリックします。

やることを予定と同じ画面で見たいときは、カレンダーリストで「日時設定ありリマインダー」のチェックボックスを選びます。リマインダーアプリに入れた日時付きのリマインダーが、終日のものは上部の帯に、時刻指定のものは該当する時刻の横に並びます。カレンダー側からも、ツールバーの追加ボタンから「新規リマインダー」で作成できます。締切を終日の予定として入れる代わりにリマインダーにしておくと、上部の帯が伸びて時間帯の領域を押し下げる問題を避けられます。

標準のカレンダーで足りるかどうか

ここまでの機能は追加の費用なしに使えます。足りるかどうかを判断する基準は3つに絞れます。

1つ目は、アカウントの数です。GoogleとiCloudと会社のExchangeを同時に見る必要があるなら、標準のカレンダーでも足りますが、どのアカウントに予定を作ったかを取り違えやすくなります。既定のカレンダーを設定で固定しておくのが先に来る対策です。2つ目は、予定を入れる回数です。自然言語での入力は用意されているものの、1週間に20件以上を入れたり動かしたりする働き方では、入力の段数そのものが効いてきます。3つ目は、移動時間の扱いです。3時間以上の移動では出発時刻の通知が出ず、場所を変えても移動時間が追従しないという仕様は、訪問が多い仕事では手作業として残ります。

この3つのどれかで手が止まるなら、ほかのカレンダーアプリを見比べる段階です。話し言葉と音声でそのまま予定を作れる入力の仕組みは予定の入れ方に、場所から所要時間を計算して出発の頃合いを扱う仕組みは移動時間にまとめてあります。Mac用のカレンダーアプリとして何が扱えるかはできること、月額のかかるアプリを含めて3年間の総額で並べた一覧は他のカレンダーとの比較にあります。価格の条件は購入、対応環境やデータの扱いはよくある質問で確認できます。手が止まっていないなら、標準のカレンダーの設定を整えるだけで済みます。