TimeRexの使い方｜カレンダー連携から予約を受けるまで

「来週の火曜か水曜の14時以降でいかがでしょうか」と書いたメールを送り、返事を待ち、その間に別件が入って候補を書き直す。「timerex 使い方」で検索する人が探しているのは、この往復をどこまで消せるのかという線と、そのために最初に触る画面はどこかという2点です。

公式のヘルプでは、日程調整は2ステップで完了すると説明されています。事前に作成した日程調整ページのURLを共有すること、そして相手が自動作成された候補から希望の日時を選ぶこと、この2つです。つまり設定の工程は「1回だけ作る」もので、日程調整のたびに作り直す作業は発生しません。この記事では、登録から予定が入るまでの流れと、設定項目の意味、無料で使える範囲を順に並べます。

調整の手間はどこで発生しているか

日程調整の作業を分解すると、4つの工程に分かれます。相手と自分の空き時間を探す、候補を文章にして送る、返事を受けて確定する、確定した予定をカレンダーに登録する。このうち人が判断しているのは3番目だけで、残りは機械的な転記作業です。

参加者が増えると、1番目が急に重くなります。自分と相手の2人なら3候補を書けば済みますが、同席者が2人加わると、4人全員が空いている時刻を手で突き合わせることになります。探している最中に誰かの予定が埋まると、やり直しになります。

日程調整ツールが引き受けるのは、この1番目、2番目、4番目です。カレンダーの空き情報をリアルタイムに読み、予約できる枠だけを外に見せ、相手が選んだ時点で予定を確定してカレンダーに書き込みます。公式サイトの説明では、GoogleカレンダーまたはOutlook予定表とリアルタイムに連携するためダブルブッキングの心配がない、という位置づけになっています。

アカウント登録と初回設定

登録はプラン・料金ページのボタンから始まります。フリープランの「無料で始める」、ベーシックプランの「今すぐ申し込む」、プレミアムプランの「無料で試してみる」のいずれかを押す形です。ヘルプでは、迷う場合は一旦フリープランで登録し、後からアップグレードやプレミアムプランのトライアルを行うこともできると案内されています。

次にGoogleかMicrosoftを選んでログインします。普段使っているカレンダーがGoogleカレンダーならGoogleで、Outlook予定表ならMicrosoftで登録します。ここでカレンダーへのアクセス許可が求められ、すべてにチェックを付けた状態で進めると登録が完了します。許可を外すと空き状況を読めなくなるため、候補の精度が落ちます。

初回設定で決めるのは2項目だけです。日程調整相手に表示される自分の名前と、普段利用しているカレンダーです。ヘルプは、この準備が20秒で完了すると書いています。設定が終わるとホーム画面に移り、自分1人のチームが自動で作られた状態になります。

チームには必要に応じて他の人を招待できます。招待すると、自分とその人の両方が空いている日時だけを候補にする、といった調整ができます。ただしフリープランで考慮できるのは2人までのスケジュールで、チームに参加できる人数は100人までという線引きになっています。

日程調整カレンダーを作る

予約を受ける入れ物が「日程調整カレンダー」です。ホーム画面の「＋ 日程調整カレンダー作成」から作ります。基本設定で決める項目は次の通りです。

• 日程調整カレンダー名。相手に表示され、確定時にカレンダーへ登録される予定名の一部になります
• 所要時間。30分、45分、60分、90分のほか、10分以上1分単位で最大480分までカスタムできます
• 前後の確保時間。予定の前後で移動や準備にかかる時間で、0分、30分、45分、60分のほか1分単位で最大180分まで設定できます
• 参加メンバー設定。空き状況を参照したいメンバーを選びます
• Web会議設定。利用しない、Zoom、Google Meet、Microsoft Teamsから選べます

このなかで見落としやすいのが前後の確保時間です。会議そのものの長さだけを設定すると、終わった直後の時刻が次の予約枠として相手に見えます。訪問が続く仕事なら、ここに移動時間を入れておかないと、物理的に間に合わない2件が並びます。

詳細設定では、曜日ごとの受付時間、提示期間設定、日程調整の開始時と完了時に表示するメッセージなどを決められます。1つ注意があり、作った日程調整カレンダーを繰り返し使うには、提示期間設定を「自動で設定」にしておく必要があります。ヘルプにも、一度作ったものは何度でも使えるので毎回作り直す必要はないと書かれています。

Web会議のURLを自動発行させる場合は、事前に各Web会議ツールとの連携設定が別途必要になります。ここを飛ばすと、選んだはずのURLが発行されません。

URLを共有してから予定が入るまで

作成が終わると、日程調整カレンダーの詳細ページに「URLをコピー」が表示されます。

アカウント登録と初回設定が完了したら、実際に日程調整ページのURLを作成してみましょう。その後、作成したURLを日程調整相手に共有し、日時を選択してもらうことで日程調整が完了します。 出典: help.timerex.net

コピーしたURLをメールやチャットに貼って送ると、相手はリンクを開いて候補から日時を選び、必要情報を入力して「上記の内容で日程調整を完了する」を押します。表示される候補は、その時点で連携カレンダーが空いている日時です。前日に作った候補リストが古くなる、という問題はここで消えます。

確定すると、参加メンバーの連携カレンダーに予定が登録され、日程調整完了の通知メールが届きます。相手にも、入力されたメールアドレス宛に完了通知が送られます。

同じURLを複数の相手に同時に送っても問題ありません。予約された枠は日程調整ページ上に表示されなくなるため、別の人が同じ日時を選ぶことがない作りになっています。候補の数が多い相手に一斉に送りたい場面では、この性質が効きます。

フリープランでどこまでできるか

無料のまま使い続けられるかどうかは、次の線で決まります。公式のプラン・料金ページの表記をもとに整理すると、主な違いはこうなります。

項目	フリー	ベーシック以上
日程調整カレンダー数	無制限	無制限
日程調整回数	無制限	無制限
考慮できる人数	2人まで	制限なし
Web会議ツール連携	対応	対応
会議室の予約	対象外	ベーシック以上
設問項目カスタマイズ	対象外	プレミアム

金額は年払いの場合、ベーシックが1ライセンスあたり月額750円、プレミアムが1,250円です。いずれも税抜で、月払いを選ぶとそれぞれ900円と1,500円になります。40名以上での導入にはエンタープライズプランが案内されています。

回数とカレンダー数が無制限という点は、個人で使う場合に効きます。1人で商談と面接と面談を使い分けたいだけなら、フリープランのままで足ります。人数の壁に当たるのは、3人以上の予定を全員の空き状況から組みたくなったときです。

支払いについては、クレジットカードが全プランで使え、請求書払いは法人でプレミアムプランを年間契約かつ2ライセンス以上の場合に限られると案内されています。原則として返金は行わないとも明記されているので、月単位で試すならフリープランかトライアルを使う流れになります。

外部連携でつなげる先

日程が決まったあとの作業を減らしたい場合、連携先の対応範囲が判断材料になります。ヘルプの記載では、フリープランでも多彩な外部ツールと連携できるとされています。

フリープランとベーシックプランで使えるのは、Web会議ツール（Zoom、Google Meet、Microsoft Teams）、チャットツール（Slack、Chatwork、Microsoft Teams Chat）、Google Sheets、デジタル名刺交換ツール（Sansan、Eight、Sansan名刺メーカー）、そしてZapier、Webhook、API による自動化です。会議室の予約はベーシックプラン以上で、Google Workspace内の会議室とMicrosoft 365の会議室に対応します。

プレミアムプランでは、これに加えてSalesforceとHubSpotのCRM連携、Google AnalyticsとGoogle広告とFacebook広告、フォームPOSTが対象になります。予約ページを広告の着地先にして成果を測りたい、という使い方はここからです。

判断の順序としては、まず日程が決まったあとに自分が手で何をしているかを書き出し、その作業に対応する連携があるかを見ます。通知を転記しているならチャットツール連携、名簿に書き写しているならGoogle Sheets連携が当たります。連携のために有料に上げるかどうかは、その手作業の頻度で決まります。

候補が出ないときに見る場所

設定したのに候補が表示されない、という詰まり方があります。ヘルプセンターには、カレンダー連携に問題が発生しています、ただいま日程候補を表示できません、という表示が出た場合の対応を扱った記事が置かれています。同じ文言の記事が会議室連携についても別に用意されているので、まずどちらの連携で止まっているのかを切り分けます。

原因として多いのは、登録時に求められるカレンダーへのアクセス許可を一部外していることです。許可を外すと空き状況が読めないため、候補を組み立てられません。パスワードの変更や権限の見直しをきっかけに連携が切れることもあるので、長く使っているアカウントでは再連携を試します。

もう1つ、候補が「少ない」場合は設定側の問題です。曜日ごとの受付時間を狭く設定している、提示期間設定の終了日を過ぎている、前後の確保時間を長めに入れているといった条件が重なると、空いているはずの時間が候補から落ちます。受付時間と提示期間を先に見て、それでも足りなければ確保時間を短くします。

Web会議のURLが発行されないときは、日程調整カレンダー側でツールを選んでいても、事前の連携設定が終わっていない可能性があります。ヘルプセンターには、Microsoft Teamsの会議URLが発行されない場合の対応方法という記事も用意されています。

予定が決まったあとに残る仕事

日程調整の自動化で消えるのは、候補を出して確定させるまでの往復です。残るものが2つあります。

1つは移動と準備です。前後の確保時間は最大180分まで設定できますが、これは日程調整カレンダーごとの一律の値です。訪問先が近い日と遠い日で必要な移動時間は違うため、実際の移動は確定後にカレンダー側で置き直すことになります。会議の前後に実際の移動を予定として置く考え方は移動時間にまとめてあります。

もう1つは作業時間です。受付時間を広く開けておくと、埋まるのは会議だけで、資料を作る時間が残りません。予約枠を出す前に手を動かす時間をカレンダーに置いておく順序にすると、この崩れは起きにくくなります。予定を入れる手数を減らす方法は予定の入れ方に整理しました。

どちらも日程調整ツールの担当範囲ではなく、日々開いているカレンダー側の仕事です。複数のアカウントを1つの画面に重ねて、どの時間が本当に空いているのかを把握する形についてはできることに、他のカレンダーとの違いは他のカレンダーとの比較にあります。話し言葉と音声で予定を入れられる形にしておくと、予約通知を見た直後に移動と準備の枠を置く作業が数秒で終わります。