Googleカレンダーで予定の追加を通知する方法｜届く条件と届かない場合

google カレンダー 予定 追加 通知で検索してたどり着く場所は、たいてい間違っています。設定画面の「通知設定」を開いても、そこにあるのは予定が始まる前のアラートで、予定が増えたことを知らせる欄は別の場所にあります。ここでは、追加を知るための設定が3か所に分かれている事実から始めて、どの設定がどの種類の追加に効くのか、そして効かない追加があることまでを順に整理します。

「予定が追加されたら通知」は2つの別の話

同じ言葉で、性質の違う2つの要望が語られています。切り分けないまま設定を触ると、直したいものと違う欄をいじって終わります。

1つ目は、自分が招待された予定が増えたことを知りたい要望です。会議の招待が届いた、時間が動いた、取り消された。この種類はGoogleカレンダーが正面から扱っていて、メールで受け取る設定があります。

2つ目は、共有しているカレンダーに他の人が直接予定を足したことを知りたい要望です。家族と共有したカレンダーに予定が入った、部署の共有カレンダーに会議室の予約が増えた。招待状を伴わない追加で、こちらは扱いが大きく違います。

検索結果が噛み合わないのは、この2つが混ざっているからです。手順を紹介している記事の多くは1つ目を説明していて、うまくいかないと書き込んでいる人は2つ目を試しています。自分がどちらなのかを先に決めると、読む記事も変える設定も変わります。

判断は簡単です。その予定に自分がゲストとして入っているかどうか。入っているなら1つ目、入っていないなら2つ目です。

通知の設定は3か所に分かれている

Googleカレンダーの通知は、性質ごとに別の画面へ分けられています。ここが分かっていないと、正しい手順を踏んでいるのに目的の欄にたどり着けません。

1か所目は、設定の「全般」にある通知設定です。ここは予定が始まる前のアラートの受け取り方を決める場所で、通知の方法と、スヌーズ中の扱い、参加や未定と返信した予定だけに絞るかどうかを選びます。予定の追加そのものを知らせる欄はここにはありません。

2か所目は、「マイカレンダーの設定」で個別のカレンダーを開いたときに出てくる、予定の通知と終日の予定の通知です。こちらもアラートの話で、何分前に知らせるかを決めます。

3か所目が目的の場所で、同じ画面の中にある「その他の通知」です。追加や変更や取り消しといった出来事の種類ごとに、メールを受け取るかどうかを選びます。設定できる値は2つだけで、メールか、なしです。画面に出るポップアップを選ぶことはできません。

つまり、予定が追加されたことを知る手段はメールに限られます。ここを知らずに「通知が来ない」と言っている状態は、そもそも画面通知が用意されていない欄を探していることになります。

追加されたときのメールは「その他の通知」で決まる

手順そのものは短いものです。パソコンでGoogleカレンダーを開き、右上の設定を開きます。左側の「マイカレンダーの設定」で対象のカレンダーの名前をクリックし、「その他の通知」を開きます。並んでいるカテゴリの横にあるプルダウンから、メールを選びます。

Googleのヘルプは、この欄のカテゴリの例として「変更された予定」と「予定への返答」を挙げています。実際の画面では、新しい予定や取り消された予定も同じ形で並びます。設定を変えるにはウェブブラウザでカレンダーを開く必要があり、スマートフォンのアプリからは扱えません。

設定を終えた状態を、先に試した人はこう書いています。

以上で、対象のカレンダーに予定が追加された時、時間が変更になった場合、キャンセルされた場合に、それぞれメールで通知が来るようになります。 出典: note.com

注意したいのは、この設定がカレンダー単位だという点です。仕事用と個人用を分けている人は、片方だけ設定した状態になりやすく、静かなほうのカレンダーで取りこぼします。共有カレンダーを複数持っているなら、対象にしたいカレンダーの数だけ同じ操作を繰り返すことになります。

もう1つ、終日の予定は扱いが別です。時間の指定がない予定は、時刻を持つ予定とは違う欄で通知の設定を持ちます。旅行や休みの登録に気づかない状態が続くなら、ここを見ていない可能性があります。

届くのは招待された予定。直接足された予定は別

ここが、この話でいちばん誤解されている部分です。Googleのヘルプは、カレンダーを使っていない場合に届くメールの条件として、招待された予定が他のユーザーによって作成、更新、削除されたときと書いています。基準は招待です。

Gmailのフィルタ用に公開されている一覧を見ると、この点はさらに明確になります。新しい予定にあたる通知の説明は「新しい予定の招待状が送信されました」で、送られた招待状が起点になっています。予定という物体が増えたことではなく、自分宛の招待が発生したことを知らせる仕組みです。

そのため、共有カレンダーに相手が自分を招待せずに予定を足した場合、この経路では何も起きない可能性があります。家族の予定共有で「直前まで気づかなかった」という話が繰り返し出てくるのは、ここに理由があります。

確かめ方は、設定してから1件試すことです。相手に共有カレンダーへ予定を1つ入れてもらい、メールが届くかどうかを見ます。届けば設定で解決しており、届かなければ経路そのものが用意されていないと判断できます。推測で設定を足し続けるより早く終わります。

届かない場合の代わりの手は3つあります。

• 予定を足す側が、相手をゲストとして招待する運用に変える。招待が発生すれば、いま整えた設定がそのまま効きます
• 毎日の予定の一覧をメールで受け取り、1日1回まとめて差分を見る
• 共有ではなく、同じカレンダーを両方のアカウントに表示させて、目で見る回数を増やす

通知が埋もれる問題はGmailのフィルタで解く

メールで届くようにすると、次の問題が来ます。量です。招待と変更と返答がすべて同じ受信箱に入るので、肝心な追加の連絡が他のカレンダー関連のメールに混ざって沈みます。

Googleは、カレンダーからの通知メールにX-Google-Calendar-Notificationという表示されないヘッダーを入れていて、Gmailの検索で種類ごとに拾えるようにしています。header:X-Google-Calendar-Notification:のうしろに、次のトークンを付けて検索します。

知りたいこと	通知のアクション	検索トークン
予定が追加された	新しい予定の招待状が送信されました	eventCreated
予定が取り消された	予定がキャンセルされました	eventCancelled
時間が動いた	時間または繰り返しルールが変更されました	timeOrRecurrenceUpdated
場所が動いた	場所が変更されました	locationUpdated
相手が辞退した	ゲストが招待を辞退しました	rsvpDeclined
辞退にメモが付いた	ゲストが出欠確認にメモを追加しました	rsvpWithNote

使い方は2通りです。追加だけを目立たせたいなら、eventCreatedにラベルを付けて受信トレイに残し、それ以外のカレンダー通知はアーカイブへ回します。逆に受信箱を静かにしたいなら、返答系だけをアーカイブして、追加と取り消しを残します。

この組み立ての利点は、通知を減らさずに読む順番を変えられることです。設定側で「なし」にしてしまうと、後から履歴をたどることもできなくなります。すべてメールで受け取っておいて、目に入る場所をフィルタで決めるほうが、取りこぼしに強い形になります。

通知設定は自分の分だけで、相手には効かない

共有カレンダーの話でよく起きる行き違いがあります。自分の側で通知をきちんと設定したので、相手も同じように気づいているはずだと考えてしまうことです。

通知設定は個人用であり、個人用、仕事用、学校用のいずれのアカウントを使用している場合でも、ご自身のアカウントにのみ適用されます。 出典: support.google.com

同じヘルプは、カレンダーの共有相手や予定を変更できる相手を含めて、他のユーザーが自分の通知設定を変えることはできないとも書いています。裏返すと、自分が相手の通知を有効にしてあげることもできません。

これは運用の設計に関わります。2人で使う共有カレンダーで取りこぼしを無くしたいなら、両方がそれぞれの側で同じ設定をする必要があります。片方だけ整えた状態は、片方だけが気づく状態です。仕事で共有カレンダーを配る場合は、設定手順を配る側で用意しておくほうが早く揃います。

通知が届かないときに見る順番

設定したのに何も来ない、という状態には原因がいくつかあります。上から順に潰すのが速い道です。

最初に、対象を間違えていないかを見ます。予定の追加を知らせるのは「その他の通知」で、「通知設定」ではありません。ここを取り違えている例が最も多く、設定した実感があるのに何も変わらない状態を作ります。

次に、そのカレンダーが自分のものかどうかを見ます。「その他の通知」は自分がオーナーになっているカレンダーで設定する欄です。他の人から共有してもらっているだけのカレンダーでは、同じ選択肢が並ばないことがあります。

画面に出るアラート側が動かない場合は、別の条件が絡みます。ブラウザがGoogleカレンダーからの通知の表示を許可しているか、デスクトップ通知が有効になっているか、そしてGoogleカレンダーをブラウザで開いたままにしているか。カレンダーのタブを閉じていると画面通知は出ません。スヌーズの通知はChromeでのみ受け取れる点も、揃えておくと混乱が減ります。

最後に、メールのほうを疑います。カレンダーからの通知が自動で振り分けられて、受信トレイの外に落ちている場合があります。前の章のトークンで検索すれば、届いているかどうかをその場で確かめられます。届いていて読めていないのか、届いていないのかを分けるのが、この確認の目的です。

気づいた後に効くのは、入れ直す速さ

通知が整うと、問題の形が変わります。追加に気づけるようになった代わりに、気づいた後の作業が増えます。二重に入った会議をどちらかに寄せる、移動が挟めない並びをずらす、自分の作業時間を別の日に移す。通知は知らせるところまでしかやりません。

ここで詰まるのは、たいてい入力の手間です。通知を見て「30分ずらす」と決めてから、画面を開いて日付と時刻と場所を埋め直すまでの間に、他の連絡が割り込みます。話し言葉のまま渡すと日付と時刻を読み取って予定にする形なら、この間が短くなります。Mac用のカレンダーアプリ側の手順は予定の入れ方にまとめられていて、文章を1行書くところから予定が出来上がるまでの流れを追えます。

もう1つ、追加された予定に気づいたときに抜けやすいのが移動です。前後の予定との間に移動が入るかどうかは、通知の文面には出てきません。場所の違う予定が並んだときに間を空けておく考え方は移動時間で説明されています。通知で気づいて入れ直した予定が、結局間に合わないという事故はここで防げます。

道具を入れ替えるかどうかを考える段階なら、通知の扱いはアプリごとに差が出る部分です。メニューバーに出すもの、画面の隅に出すもの、Googleカレンダーの設定をそのまま使うもので挙動が違います。判断材料は他のカレンダーとの比較に並んでおり、価格と対応する機能を横に並べた形で読めます。どの範囲まで手元のアプリが受け持つのかはできることで確かめられます。

通知はあくまで入口です。追加に気づく仕組みを作るところまでで止めず、気づいた後に何秒で直せるかまで含めて組むと、予定が黙って増える状態から抜けられます。