Googleカレンダーを印刷する手順｜紙で渡す週の作り方

Googleカレンダーを印刷しようとして、出てきた紙が想像と違った経験はよくあります。予定のタイトルが途中で切れている、色がすべて白黒になっている、見たかった週ではなく今週が出てくる。画面では成立していた情報が、紙になると足りなくなります。

印刷の見た目は、プリンタの設定ではなく、Googleカレンダー側で印刷を実行する前に決まります。どの表示形式を開いていたか、どのカレンダーにチェックを入れていたか、印刷プレビューで何を選んだか。この3つが紙の内容を決めます。ここでは手順そのものと、手順の前に決めておく項目を順に整理します。

画面で見られるのに紙にする理由

印刷は時代に逆行した作業に見えますが、実務では用途がはっきりしています。

Google カレンダーを印刷することは、一見不必要に思えるかもしれません。ブラウザやデバイスを通じていつでもアクセスできるからです。しかし、多くの人がオフラインでの利用、緊急時のバックアップ、視覚化の向上、または装飾のために印刷を好むことをご存じでしょうか。 出典: onecal.io

このうち日本の職場でいちばん多いのは、渡す相手が画面を共有できない場合です。カレンダーの共有権限を渡せない社外の相手、パソコンを使わない現場の担当者、会議室に集まった参加者への配布資料。相手が見る手段を持っていないとき、紙が一番早い共有方法になります。

もうひとつは、書き込むための下地です。訪問先の予定が並んだ週を印刷して、移動中に手書きで結果を書き足す使い方は、営業や訪問介護の現場で残っています。画面で入力するより手で書くほうが速い場面があり、戻ってから入力し直すほうが結果的に早いという判断です。

3つめは控えです。予定は削除されると復元できる期間が限られます。年度末や決算のタイミングで1年分を紙かPDFにして残しておけば、後から日付を確かめる作業が数分で済みます。印刷の宛先をプリンタではなくPDFとして保存にすると、紙を使わずに同じ控えが作れます。

用途が決まると、出す形も決まります。配布資料なら文字を大きくして1週間に絞る、書き込み用なら余白の広い週の表示にする、控えなら期間を長く取って予定リストの形にする。先に用途を決めておかないと、印刷プレビューの設定を触りながら紙を何枚も無駄にすることになります。

パソコンのブラウザから印刷する流れ

印刷はパソコンのブラウザで行います。手順は次の順番です。

• パソコンのブラウザで calendar.google.com を開き、印刷したいカレンダーを持つアカウントでログインする
• 画面右上の表示形式の切り替えで、印刷したい形を選ぶ。日、週、月、年、予定リスト、4日間から選べる
• 左側のカレンダー一覧で、紙に出したいカレンダーだけにチェックを入れる
• 右上の歯車のアイコンから [印刷] を選ぶ
• 印刷プレビューが開くので、設定を決めてから [印刷] を押す
• ブラウザの印刷画面で、宛先のプリンタか、PDFとして保存を選ぶ

印刷プレビューで決められるのは、範囲と見た目です。

「印刷」をクリックすると、印刷されたカレンダーがどのように見えるかをプレビューするモーダルが表示されます。このメニューでは、印刷範囲、フォントサイズ、向き、色などを設定できます。 出典: onecal.io

ここで重要なのは、表示形式を先に選んでおくことです。印刷プレビューは開いている表示形式を土台にするため、週の形で出したいのに月の表示から印刷を開くと、枠組みそのものが違ってきます。週末を表示するかどうか、辞退した予定を表示するかどうかも、表示形式の切り替えの中にある項目で、印刷にそのまま反映されます。

印刷を押す前に決める4つのこと

紙が想像と違う原因は、ほとんどこの4つのどれかです。

• どのカレンダーを出すか。仕事用と個人用、家族と共有しているもの、祝日のカレンダーを全部表示したまま印刷すると、1枠に予定が積み重なって読めなくなります。渡す相手に見せる必要のないカレンダーは、印刷の前にチェックを外します
• どの期間を出すか。印刷プレビューの印刷範囲で開始日と終了日を指定できます。1週間だけ渡したいのに月表示のまま出すと、余白の多い紙が1枚できます
• 縦か横か。週の表示を紙にするなら横向きのほうが1日あたりの幅が取れます。月の表示は縦でも横でも成立しますが、予定の件数が多い月は横のほうが文字が入ります
• 文字の大きさ。フォントサイズを上げると読みやすくなる代わりに、枠に入りきらない予定のタイトルが途中で切れます。渡す相手が高齢の場合は、期間を1週間に絞ってから文字を大きくするほうが、両方成立します

この4つを決めてから印刷プレビューを開くと、やり直しが1回で済みます。逆に印刷プレビューの中だけで調整しようとすると、カレンダーの表示チェックが原因の問題は直りません。

どの表示形式で出すかは、渡す相手で決まる

選べる表示形式は6つありますが、紙として役に立つ形は用途で分かれます。

• 週。1日あたりの幅が取れて、時間の並びが見える。会議と移動が混ざる1週間を渡すときの標準です。横向きで出すと1日の列が広がります
• 日。1枚に1日だけを出す形です。訪問先が多い日や、分刻みの進行がある日に向きます。時間軸が24時間すべて出るため、早朝と深夜の予定も落ちません
• 月。全体の埋まり具合を見せる形です。1枠に入る文字数が少ないため、予定のタイトルは先頭だけが読める状態になります。日程の候補を相談する場面に向きます
• 予定リスト。時間の枠を捨てて、予定を上から順に並べる形です。件数が多い期間を数ページで渡すときは、月の表示より情報が落ちません
• 4日間。週に収まらない連続した日程を1枚にしたいときに使います
• 年。1年の枠だけが並ぶ形で、予定の中身は出ません。休暇や繁忙期に印をつける下地として使います

渡す相手が予定の中身まで読む必要があるなら週か予定リスト、埋まり具合だけを見せるなら月、という分け方で選べます。同じ期間を月と予定リストの2種類で出して、表側に月、裏側に予定リストを付ける形も実務では使われています。

スマホのアプリからは印刷できない

スマホで印刷しようとして見つからないのは、機能が隠れているのではなく、用意されていないためです。iOSとAndroidのGoogleカレンダーのアプリには印刷の機能がありません。

対処は2つあります。ひとつは、スマホのブラウザでGoogleカレンダーを開き、デスクトップ表示に切り替えてからパソコンと同じ手順を踏む方法です。画面が狭いため印刷プレビューの操作はしにくくなりますが、出力そのものはパソコンと同じものが作れます。もうひとつは、必要な画面のスクリーンショットを撮って、その画像を印刷する方法です。時間軸や文字の大きさは選べませんが、いま見えている形をそのまま紙にできます。

仕上がりを気にする場面では、パソコンで作業するのが確実です。印刷は月に数回の作業なので、スマホでやり切ろうとするより、パソコンに向かうタイミングでまとめて出すほうが手戻りがありません。

廃止された仕組みを案内する記事が残っている

検索して出てくる手順の中に、いまは使えないものが混ざっています。

多くのオンライン記事では、Google Cloud Print を使用して Google カレンダーを印刷することを推奨していますが、実際にはこれはもう利用できません。Google Cloud Print は 2021 年 1 月 に廃止され、現在はサポートされていません。 出典: onecal.io

Google Cloud Print は、ネットワーク越しにプリンタへ印刷を投げる仕組みでした。2021年1月に提供が終わっており、この名前が出てくる手順はそこで行き止まりになります。手元のパソコンから普通に印刷する方法だけが残っている、と読み替えれば先に進めます。

古い記事を見分ける目印はもうひとつあります。印刷プレビューの項目名や、選べる表示形式の数が実際と合わないものは、Googleカレンダーの画面が変わる前に書かれたものです。手順を読むときは、画面に出ている項目名と照らし合わせて、合わないところは自分の画面を正として進めます。

印刷機能は2020年に作り直されている

紙の見た目に関わる変更が、2020年7月にまとめて入っています。

また、今回の機能追加で1シートごとに1日または1週間単位での印刷が可能になるほか、1日の印刷では最大24時間すべてのイベントが印刷できるようになる。加えて、これまで25分以下のイベントは30分枠まで拡大して表示されていたものが、実際の長さで表示が行われるようになった。空きスペースがある場合は場所も表示が行われる。 出典: news.mynavi.jp

同じ更新で、フルカラーという選択肢が追加されています。それまでの印刷は枠だけを抜いた形で、予定の色分けが紙に出ませんでした。フルカラーを選ぶと、ブラウザで見ているのとほぼ同じ配色で印刷され、カレンダーごとの色分けが紙の上でも成立します。色でカレンダーを見分けている運用なら、ここを選ぶかどうかで読みやすさが大きく変わります。

1日の印刷で24時間すべてが出せるようになった点も実務的です。早朝や深夜に予定が入る職種では、以前は時間軸の外に置かれた予定が紙から落ちていました。1日の予定を印刷して確認する使い方は、この更新以降のほうが確実です。

印刷の回数が多いなら、入力の側を見直す

紙にする作業自体は数分で終わります。時間を取られているのは、その前後です。

印刷のたびにカレンダーの表示チェックを付け外ししているなら、予定の置き場所が散らばっている可能性があります。複数のGoogleアカウントで予定を管理していると、紙に出したい範囲が1つのアカウントに収まらず、印刷を2回に分けることになります。Mac用のカレンダーアプリの中には、複数のGoogleアカウントを1つの画面にまとめて表示できるものがあり、どのカレンダーを見せるかの切り替えを画面側で持てます。この扱いはできることに整理されています。

紙に書き足した内容を後から入力し直しているなら、入力の手間が原因で予定が画面に入っていないことになります。移動中や訪問の直後に予定を残せる形にしておくと、紙に書いて後から打ち直す往復が減ります。話し言葉と音声で予定を入れられる形にしておくと、パソコンの前に戻る前に記録が終わります。入れ方の実際は予定の入れ方にあります。

移動を含む1日を紙にする場合は、移動時間が予定として入っているかどうかで紙の使い勝手が変わります。予定と予定の間に移動が書かれていない紙は、渡した相手が余白を自分で埋めることになります。移動時間の扱いは移動時間にまとまっており、Mac向けのカレンダーアプリを機能と料金で並べたものは他のカレンダーとの比較にあります。導入の条件はよくある質問で確認できます。

紙に出す作業を減らす方向で考えるなら、まず印刷の回数を数えてみるのが早い判断材料です。週に何度も印刷しているなら、印刷の設定ではなく、誰に何を渡しているのかを見直したほうが効きます。