GoogleカレンダーでA4の用紙サイズはどこで選びますか？

Googleカレンダーの印刷プレビューには用紙サイズの項目がありません。向き、フォントサイズ、週末の表示、色とスタイルまでをそこで決め、「印刷」をクリックした後に出るブラウザの印刷ウィンドウでA4を選びます。余白と拡大縮小も同じウィンドウ側で調整します。

1週間が2枚に分かれてしまいます。1枚に収める方法はありますか？

印刷の向きを「横」にし、表示するカレンダーを必要なものだけに絞ります。土日に予定がなければ「週末を表示する」の選択を解除すると、7列から5列になって1日あたりの幅が広がります。それでも収まらないときは、ブラウザの印刷ウィンドウで拡大縮小を下げて調整します。

印刷する週によって時間の目盛りが変わるのはなぜですか？

その週に入っている予定の時間帯に応じて印刷の範囲が決まるためです。印刷プレビューには時間軸の開始と終了を指定する欄が用意されていません。毎週そろえたい場合は、時間軸を持たないスケジュールのビューを使うか、ブラウザの印刷機能で画面に見えている範囲をそのまま紙に出します。

フォントサイズを大きくすれば文字は切れなくなりますか？

なりません。フォントサイズを変更しても1ページに表示される日数は変わらないため、列の幅は同じままで、1つのマスに入る文字数は減ります。文字が切れるのを防ぐには、表示するカレンダーを絞る、列の数を減らす、予定の名前を短く付け直す、この3つが効きます。

GoogleカレンダーのA4印刷｜文字が切れない設定

Googleカレンダーを印刷すると、1週間が2枚に割れる。予定の名前が途中で切れる。先週と今週で時間の目盛りが違う。「google カレンダー印刷 a4」で調べる人の困りごとは、だいたいこの3つに収まります。原因はどれも同じところにあります。印刷に関わる設定が2か所に分かれていて、多くの人が時間をかけて探している画面には、探している項目が用意されていないのです。どちらの画面が何を持っているのかが分かると、印刷は当て推量ではなく決まった手順になります。

A4の設定は、Googleカレンダーの印刷プレビューには無い

印刷に関わる画面は2つあります。1つはGoogleカレンダーの「印刷プレビュー」、もう1つはその後に出てくるブラウザの印刷ウィンドウです。設定はどちらか片方にしかありません。

Googleカレンダーの印刷プレビューが持っているのは、次の項目です。

印刷の向き。横か縦を選びます
フォントサイズ
週末を表示するかどうか
色とスタイル。フルカラーを選べます
説明も印刷する、自分の返答も印刷する。スケジュールのビューで使えます

一方、用紙サイズ、余白、拡大縮小、ページ範囲、両面、そして出力先はブラウザの印刷ウィンドウ側です。公式の案内でも、最後に印刷オプションのウィンドウが出てから出力先を変更する流れになっています。つまりA4を選ぶ場所は、Googleカレンダーの中ではありません。印刷プレビューの狭いパネルを上下に探し続けても、そこには無い項目を探していることになります。

この切り分けができていないと、無駄な時間が2種類発生します。1つは印刷プレビューで用紙サイズを探す時間、もう1つはブラウザの印刷ウィンドウで向きやフォントサイズを探す時間です。向きはGoogleカレンダー側、サイズはブラウザ側。この対応だけ覚えておけば、どちらを開けばよいか迷わなくなります。

A4に1週間を収める手順

順番どおりに進めます。途中の操作を入れ替えると結果が変わるので、上から順に見てください。

パソコンでGoogleカレンダーを開き、右上の「週」をクリックします
紙に出したい週へ移動します。印刷プレビューは画面に出ている期間を引き継ぎます
左側の「マイカレンダー」「他のカレンダー」で、紙に出したくないカレンダーの名前をクリックして非表示にします
右上の設定アイコンから「印刷」をクリックします
「印刷の向き」を「横」にします。7列を並べるには、縦より横の幅が要ります
土曜と日曜に予定が無い働き方なら、「週末を表示する」の選択を解除します。7列から5列になると、1日あたりの幅が1.4倍になります
「印刷」をクリックし、ブラウザの印刷ウィンドウで用紙サイズをA4にしてから、1ページに収まるまで拡大縮小を調整します

3番目の操作が、いちばん効きます。祝日カレンダー、誕生日のカレンダー、チームの共有カレンダーを2つ購読している人は、もともと狭いマスに4種類の余計な文字を流し込んでいることになります。印刷の直前に必要なものだけをチェックの付いた状態にすると、それだけで紙が読めるようになります。カレンダーの横にチェックマークが付いていない状態が非表示で、印刷にも出ません。

[印刷プレビュー] ページで、フォントサイズや印刷の向きなどの設定を必要に応じて変更します。出典: support.google.com

週ごとに時間軸が変わる理由

A4の印刷でつまずく人が多いのが、時間の目盛りです。同じ週ビューを印刷しているのに、先週は9時から22時まで、今週は7時から22時までになる。この現象には理由があります。

googleカレンダーを印刷すると最初の予定を基準にして印刷範囲が決まってしま困っています。【例】1週間のスケジュールで一番早いスケジュールが朝9時から、一番遅い予定が22時で終わると9時から22時の時間軸で印刷される。出典: detail.chiebukuro.yahoo.co.jp

印刷プレビューに用意されている項目を見ると、時間軸の開始時刻と終了時刻を指定する欄はありません。向き、フォントサイズ、週末の表示、色とスタイル、説明の印刷。この5種類だけです。つまり、0時から24時までの目盛りで毎週そろえたいという要望に、印刷プレビュー側で応える設定は用意されていません。

そろえたい場合に取れる道は2つあります。

スケジュールのビューに切り替える。時間軸そのものが無くなり、予定を時系列に並べた一覧になります。週ごとの目盛りのずれは起きません
ブラウザの印刷機能で、カレンダーの画面をそのまま紙に出す。画面に見えている時間帯が紙に出るので、画面のスクロール位置で範囲を決められます

どちらも一長一短です。スケジュールは時間帯の混み具合が見えなくなり、ブラウザの印刷は余分な画面の部品まで写ることがあります。毎週同じ形の紙が必要なのか、時間の詰まり方を見たいのかで選び分けます。

ブラウザの印刷機能を使う方法

Googleカレンダーの印刷ボタンを通さず、ブラウザの印刷機能で直接出す手もあります。見た目を自分で整えてから紙にしたい人が選ぶ道です。

印刷する時は、Googleカレンダーに据え付けてある印刷ボタンを使わずに、ブラウザの印刷機能を使います。出典: vucavucalife.com

手順は単純です。カレンダーの画面を見たい状態に整え、ファイルメニューの印刷、またはMacでは⌘とPのキーを押します。出てきたウィンドウで送信先を選び、用紙サイズと拡大縮小を調整します。

この方法の利点は、画面に出ているものがそのまま紙になることです。時間軸の範囲も、表示しているカレンダーの組み合わせも、画面で決めた形が反映されます。欠点は、カレンダー以外の部分まで紙に出る可能性があることと、拡大縮小を自分で詰める手間が増えることです。印刷プレビューが用意している「週末を表示する」のような便利な切り替えは使えません。

どちらを選ぶかの目安は、頻度です。毎週決まった形で出すならGoogleカレンダーの印刷プレビュー、今回だけ特別な形で出したいならブラウザの印刷機能。この分け方で迷わなくなります。

文字が切れるときに効く順番

A4に押し込むと、まず予定の名前が途中で切れます。ここでフォントサイズを大きくしたくなりますが、思っている効果は得られません。フォントサイズを変更しても、1ページに表示される日数は変わりません。文字が大きくなるだけで、列の幅は同じままです。結果として、1つのマスに入る文字数は減ります。

つまり、読みやすさと情報量は逆に動きます。切れる文字を減らしたいなら、効く順番は次のとおりです。

表示するカレンダーを絞る。1つ減らすたびにマスの中の行数が減ります
週末を表示するのをやめて、5列にする
期間を短くする。1週間ではなく4日のビューにすると、1列の幅がさらに広くなります
予定の名前を短く付け直す。紙に出るのは名前の先頭なので、要点を先に書きます
ブラウザの印刷ウィンドウで拡大縮小を調整し、はみ出した部分を切ります

4番目が地味に効きます。「10月度の営業部定例会議（第3四半期の振り返りを含む）」という名前は、どの列に入れても途中で切れます。「定例／Q3振り返り」に変えれば、その予定が並ぶすべてのマスが同時に読めるようになります。カレンダーを紙に出す前提で使うなら、名前の付け方そのものが設定の一部です。

色も情報として使えます。色とスタイルで「フルカラー」を選ぶと、返答の状態が形で分かります。未返答の予定は透明なボックス、辞退した予定は取り消し線が付いた丸印付きの透明なボックス、承諾した予定はフルカラーのボックス、未定はフルカラーのボックスに疑問符が付きます。文字を読まずに確定しているかどうかを見分けられるので、狭いマスほど効きます。ただしフルカラーはインクを使います。毎週の印刷は白黒にして、人と見る回だけフルカラーにする使い分けが現実的です。

PDFにしてから紙に出す

拡大縮小を詰めるために紙を何枚も出すのは、時間とインクの無駄です。先にPDFにして、画面で確かめてから紙にします。

印刷の手順をそのまま進め、最後に印刷オプションのウィンドウが出たら「出力先」の「変更」をクリックし、「印刷先」から「PDF 形式で保存」を選んで保存します。保存したPDFはパソコンのダウンロード履歴から確認できます。拡大縮小を変えてPDFを作り直すのは数秒で終わるので、A4の1枚に収まる倍率を探す作業はここで済ませます。

毎週同じ形で出す人は、倍率が決まった時点でその数値を覚えておきます。翌週は週を移動して同じ手順を繰り返すだけになり、調整の手間が消えます。PDFにしておく利点はもう1つあります。紙に出す前に、切れている予定や抜けているカレンダーを画面で確かめられることです。紙で気付くと刷り直しになりますが、PDFなら戻って設定を直すだけで済みます。予定の多い週ほど、この確認が効きます。

印刷の前に確かめたい3点

設定を探しても解決しない性質のものが3つあります。先に知っておくと、無駄な探索が減ります。

印刷はパソコンの操作です。 設定アイコンから印刷に進む手順は、パソコンのGoogleカレンダーで案内されています。スマートフォンから出したい場合は、パソコンでPDFにしてからそのファイルを開くのが確実です
非表示のカレンダーは紙に出ません。 これは普段は便利ですが、何週間か前に非表示にして忘れているカレンダーがあると、その予定が紙から抜け落ちたまま気付けません
月ビューは1日あたりのマスがいちばん狭いです。 公式の案内では、スペースに余裕がある場合に予定の場所や会議室も表示されるとされています。裏を返すと、マスが狭いほど紙に載る情報は削られます

3つめは判断に関わります。月の全体像を持ち歩くなら月ビュー、その日に何があるかまで紙で見たいなら週か日のビュー。1枚に収めることを優先すると、1件あたりに割ける幅が狭くなる取引になります。

印刷に頼る回数を、どこで減らすか

印刷は、画面が一度に見せてくれる量が足りないときの回り道です。A4に押し込む作業を毎週やっているなら、見る側の形を変えたほうが早いこともあります。Mac用のカレンダーアプリでは、月・週・日・年・リストの5つのビューを切り替えて使えます。できることには、年のビューで1年を一望する仕組みや、表示するカレンダーの組み合わせを保存して切り替える仕組みが並んでいます。画面で絞り込めるなら、印刷で削る作業は要らなくなります。

紙に出す情報の質も、元のデータで決まります。予定を急いで作ると場所が抜け、印刷した紙の上でも移動の見当が付きません。移動時間では、場所が入っている予定に対して車・徒歩・電車の所要時間を計算し、移動のブロックを直前に自動で作る考え方が説明されています。移動のブロックが入っていれば、A4の1枚でその日の実際の動きが読めます。

入力そのものを軽くする話は予定の入れ方にあります。ふだんの言葉で書いた一文から日時・場所・出席者・繰り返し・通知を読み取る仕組みで、話し言葉と音声で予定を入れられる形にしておくと、名前を短く付け直す作業も入力の時点で済みます。導入の流れを先に見たいなら使い方、ほかの選択肢と並べたいなら他のカレンダーとの比較、費用の線引きは購入、残った疑問はよくある質問にあります。

まず変えるのは2か所です。表示するカレンダーを絞ること、そして印刷の向きを横にすること。この2つで、A4に収まらない紙の大半は収まります。