iCloud カレンダー共有をMacで行う手順と、詰まる場所

icloud カレンダー共有 mac で調べている人が詰まる場所は、だいたい決まっています。カレンダーの共有ボタンがどこにあるか分からない、招待を送ったのに相手に届かない、そもそも共有したいのがGoogleカレンダーだった、この3つです。共有の方法自体は2種類しかなく、どちらを選ぶかで手順も、相手に必要なものも変わります。ここでは2種類の違いから始めて、手順、詰まったときに見る場所、そして共有した後に起きることまで並べます。

共有には2種類あり、選び方で相手の負担が変わる

MacのカレンダーからiCloudのカレンダーを共有する方法は2種類です。1つは相手を指定して共有する方法、もう1つはリンクを知っている人なら誰でも見られる公開カレンダーです。

相手を指定する共有では、招待した人ごとに編集を許すか閲覧だけにするかを選べます。編集を許した相手は予定を足したり直したりでき、その変更が全員の画面に反映されます。家族の予定表や、少人数のチームで動いている案件の予定表はこちらが向いています。ただし相手にApple Accountが要ります。

公開カレンダーは閲覧のみです。リンクを配れば相手が誰であっても中身を見られますが、書き込みはできません。取引先や、Apple製品を使っていない相手に予定を見せる場面ではこちらになります。リンクを知っている人は全員見られるので、予定の件名に社名や個人名を入れている場合は、配る前に中身を確認してください。

どちらを選ぶかは、相手に書き込ませたいかどうかで決まります。見せるだけでよいなら公開カレンダー、一緒に埋めていくなら相手を指定した共有です。

相手を指定して共有する手順

カレンダーアプリを開いたら、画面左のカレンダーリストを使います。リストが出ていないときは、メニューの「表示」から「カレンダーリストを表示」を選びます。

共有したいカレンダーの名前にポインタを重ねると、名前の右側に共有のボタンが出ます。これが見つからないという相談が多いのですが、ボタンは常に出ているわけではなく、ポインタを重ねたときだけ現れます。クリックすると共有相手を入れる欄が開きます。

「共有相手」に、招待したい人の名前かメールアドレスを入れます。連絡先に登録したグループ名を入れると、そのグループ全員をまとめて招待できます。相手ごとの権限を変えるには、共有相手の一覧でその人の名前にポインタを重ね、下向きの矢印から「閲覧のみ」を選びます。何も変えなければ編集できる状態で招待されます。

最後に「完了」を押すと、招待が相手に届きます。届き方は通知とメールの両方です。相手はMacでも、同じiCloudアカウントを設定したiPhoneやiPadでも、iCloud.comのカレンダーでも承認できます。届いていないと言われたときは、同じ共有相手の一覧からその人を選び、「もう一度招待」を選べば再送できます。

リンクを配る公開カレンダーの使いどころ

同じ共有の画面に「公開カレンダー」という項目があります。ここにチェックを入れると、リンクを知っている人なら誰でも閲覧できる状態になり、その隣のボタンからリンクの送り方を選べます。

配られたリンクを開いた相手は、そのカレンダーを購読する形で自分のアプリに取り込みます。Mac側では、メニューの「ファイル」から「新規照会カレンダー」を選んでリンクを貼っても同じことができます。取り込むときに置き場所を選ぶ欄があり、iCloudを選べばその人の全端末に出て、「このMac内」を選べばその1台だけに残ります。

ここで理解しておく必要があるのが更新の間隔です。購読したカレンダーには自動更新の設定があり、選んだ間隔で取りに行きます。つまり公開リンクで見せている予定は、こちらが直した瞬間に相手の画面が変わるわけではありません。直前の変更を確実に伝える必要がある場面では、リンクに頼らず連絡を入れてください。

The iCalendar format is suitable as an exchange format between applications or systems. The format is defined in terms of a MIME content type. 出典: rfc-editor.org

公開リンクで配られる予定は、特定のサービスに閉じない形式でやり取りされます。相手がAndroidでも、GoogleカレンダーでもOutlookでも、購読の窓口さえあれば中身は読めます。Googleカレンダー側で取り込むときは、受け取ったリンクの先頭を https の形に直したうえで「URLで追加」に貼ると通ります。

共有した相手に、どこまで見えているのか

共有を始める前に確かめておきたいのが、相手の画面に何が出るのかです。iCloudの共有では、予定の件名だけでなく、場所やメモ、時間帯まで見えます。空き時間だけを見せて中身は隠す、という段階はiCloudの共有には用意されていません。予定表を丸ごと渡すか、渡さないかの二択です。

このため、案件名や個人名を件名に入れている予定表をそのまま共有すると、意図していない情報まで相手に渡ります。対策は、共有する範囲を専用のカレンダーに分けることです。共有用のカレンダーを1つ作り、相手に見せてよい予定だけをそこへ移してから共有すれば、他の予定は自分の画面にしか出ません。カレンダーは何個でも作れるので、共有の単位を細かくするほうが安全です。

購読する側にも設定があります。公開リンクを取り込むときの画面には、添付ファイルとアラートを取り除くチェックがあり、通知を無視する項目もあります。他人のカレンダーを購読して自分の通知が増えて困る場合は、ここを見てください。相手のカレンダーに設定された通知が自分の端末で鳴るのを止められます。

同じ予定が二重に見えるときの原因

共有を始めた直後によく起きるのが、同じ予定が2つ並んで見える状態です。原因はいくつかありますが、多いのは次の3つです。

• 同じ予定が別々のアカウントに入っている。Googleカレンダーで作った予定を、iCloudの共有カレンダーにも手で入れている場合が典型です
• 会議の招待を受けて自分のカレンダーに保存したうえで、主催者が作った共有カレンダーも表示している
• 公開リンクを購読しながら、元のカレンダー自体も自分の画面に出している

どれも予定そのものが壊れているわけではなく、同じものを2か所から見ているだけです。直し方は、どちらか一方の表示を消すことです。カレンダーリストでチェックを外せば、その束の予定は画面から消え、実体は残ります。手で入れた重複だけは実体が2つあるので、片方を削除してください。

共有ボタンが出ない、招待が届かないときに見る場所

うまくいかない場合、原因は次の順で確かめると早く見つかります。

• そのカレンダーがiCloudのものかどうか。「このMac内」に作ったカレンダーは共有の対象になりません
• システム設定のiCloudでカレンダーがオンになっているか
• 共有したい相手がApple Accountを持っているか。持っていない相手には公開カレンダーで渡す
• カレンダーリストが表示されているか。非表示のままだと共有ボタンにたどり着けない

いちばん多いのが1つ目です。カレンダーを新規作成するときに置き場所を選ぶ画面があり、そこで「このMac内」を選んでいると、そのカレンダーは端末の中だけに存在します。他の端末にも出てこないので、共有以前に同期していません。この場合は、iCloud側に新しいカレンダーを作り、予定を移してから共有します。

招待が届かない場合は、相手のメールアドレスがApple Accountに使われているものと一致しているかを確認します。別のアドレスに送っていると、通知は相手のApple Account側に届かず、メールだけが迷子になります。

Googleカレンダーを共有したいときは窓口が違う

ここが最も多い行き違いです。MacのカレンダーアプリにGoogleカレンダーを表示していると、同じ画面の中に並んでいるので同じ方法で共有できそうに見えます。しかしiCloudの共有はiCloudのカレンダーに対する仕組みで、Googleカレンダーの共有はGoogle側の設定で行います。

Googleカレンダーを他の人に見せる場合は、ブラウザでGoogleカレンダーを開き、そのカレンダーの設定から共有相手を追加します。権限は、予定の詳細まで見せる、空き時間だけ見せる、変更を許す、といった段階から選べます。手順はGoogleカレンダー ヘルプに用意されています。

仕事の予定がGoogleカレンダー、家族の予定がiCloudという分け方をしている人は、共有の窓口が2つに分かれることになります。どちらの予定もMacの画面には並べて出せますが、共有の設定だけは別々に行う必要がある、と覚えておくと迷いません。表示を1枚にまとめる考え方はできることに整理してあります。

共有を止める、相手を減らす

共有は始めるより止めるほうが忘れられます。関わりが終わった案件のカレンダーが、相手の画面に残り続けている状態は珍しくありません。

特定の相手だけ外すときは、共有のボタンから一覧を開き、その人の名前を選んでdeleteキーを押します。全員との共有をまとめて止めるときは、カレンダーリストでそのカレンダーをControlキーを押しながらクリックし、「共有を停止」を選びます。逆に、自分が誰かのカレンダーを見るのをやめるときは、同じ操作で「登録解除」です。

共有を止めても、相手が自分の画面に取り込んだ内容がその場で全部消えるとは限りません。購読側の更新の間隔によっては、しばらく古い予定が残って見えることがあります。期日のある案件で共有を終える場合は、止めた事実を一言伝えておくと行き違いが起きません。

共有カレンダーの更新があるたびにメールが届いて煩わしい場合は、iCloud.comのカレンダー設定で受け取りを止められます。Mac側の設定ではなくブラウザ側にある項目なので、探す場所を間違えないでください。

共有しても、1日の空きは増えない

共有の設定が終わると、画面には人数分の予定が並びます。ここで起きるのが、見えるようになったのに回らない、という状態です。共有は情報を見えるようにする操作であって、時間を作る操作ではありません。

会議が9時に終わって次が10時30分に始まるとき、間は90分です。移動に50分かかるなら、実際に使える余白は40分しかありません。ところが移動をカレンダーに書いていないと、共有相手の画面には90分の空きが見えます。そこに3つ目の予定が入り、当日になって回らなくなります。共有している相手が多いほど、この事故は起きやすくなります。

対策は単純で、移動と準備を予定として置くことです。置いてしまえば相手の画面でも埋まっているように見え、間違った時間に予定が差し込まれなくなります。移動を予定として扱う考え方は移動時間に、話し言葉で予定を入れられる入力の手順は予定の入れ方にまとめてあります。共有の周辺で出る細かい疑問はよくある質問に、複数のカレンダーを1枚で扱う道具の比較は他のカレンダーとの比較と使い方に、価格の一覧は購入にあります。