Googleカレンダーの同期の手順｜最初に決めておくこと

Googleカレンダーの同期の手順そのものは短く、アカウントを追加して画面の指示に従うだけで終わります。にもかかわらず、つないだあとで予定が二重になったり、通知が複数の場所から鳴ったり、必要なカレンダーだけが出てこなかったりして、設定を何度もやり直すことになります。

やり直しが起きるのは、手順の順番が悪いからではありません。つなぐ前に決めておくべきことを決めないまま接続したからです。ここでは、接続の操作そのものよりも前に置くべき判断を先に並べ、そのうえで設定を触る順番を整理します。決める順に進めれば、あとから戻る回数が減ります。

つなぐ前に決める3つ

接続は2分で終わりますが、決めないまま進むと、あとで全部を外して入れ直すことになります。先に決めるのは次の3つです。

1つ目は、どのアカウントを予定の置き場の中心にするかです。仕事用と個人用でGoogleアカウントを分けている場合、予定を「どこに入れるか」が毎回の判断になってしまうと、入力のたびに迷います。中心を1つ決めて、そこに入れるのを既定にし、例外だけ別のアカウントに入れる形にすると、迷いが消えます。

2つ目は、手元に持ち込む範囲です。Googleカレンダーには、自分のカレンダーのほかに、他人から共有されたもの、外部から購読しているもの、祝日や誕生日が並びます。全部を手元に降ろすと一日が読めなくなるので、常時見るものと、必要なときだけGoogleカレンダーの画面で見るものに分けておきます。

3つ目は、通知をどこで鳴らすかです。同じ予定について、Googleカレンダー側の通知と、手元のアプリ側の通知と、スマートフォンの通知が同時に鳴る状態は、接続した直後の既定でよく起こります。鳴らす場所を先に1つ決めておくと、接続後に通知を切る作業が1回で済みます。

接続する

決まったら接続します。Appleのカレンダーの場合、Googleは次の手順を案内しています。

パソコンで Apple カレンダー を開きます。画面左上の [カレンダー] [環境設定] の順にクリックします。[アカウント] タブをクリックします。[アカウント] タブの左側にある追加アイコン をクリックします。[Google] [続行] の順に選択します。 出典: support.google.com

ここでブラウザが開き、Googleのログイン画面が出ます。パスワードをアプリの入力欄に直接打ち込む形ではないのは、接続の決まりでそれが認められていないためです。ログインと許可が終わると、アプリに戻って接続が完了します。

接続を1つ作ったら、次のアカウントに進む前に、この1つを最後まで整えます。複数を一度につないでから設定を直そうとすると、どの設定がどのアカウントのものか分からなくなります。アカウントごとに設定は独立していて、片方を直してももう片方は変わりません。

なお、過去にAppleのカレンダーの「委任」の仕組みで共有カレンダーを見ていた場合は、接続の前にこれをオフにしておきます。委任がオンのままだとGoogleとの同期が動かないと案内されているためです。設定の「アカウント」から「委任」を開き、チェックをすべて外します。

持ち込むカレンダーを選ぶ

接続直後に手元へ降りてくるのは、Googleカレンダーの「マイカレンダー」の欄にあるものと、誕生日のカレンダーだけです。他人から共有されたカレンダーや、外部から購読しているカレンダーは、この時点では出てきません。

出したいものがある場合は、Googleカレンダー側にある同期対象を選ぶページを開き、カレンダーの名前を個別にオンにして保存します。保存したあと、手元のアプリでカレンダーを更新すると現れます。ここを知らずに「共有カレンダーが同期されない」と判断して、アカウントを外して入れ直す人が多くいますが、接続をやり直しても結果は変わりません。

選ぶ基準は、見る回数です。週に何度も開くものだけを手元に降ろし、月に数えるほどしか見ないものはGoogleカレンダーの画面に置いたままにします。降ろす本数を増やすほど、一日の画面に色が増え、自分の予定が埋もれます。あとから足すのは簡単なので、最初は少なく始めるほうが失敗しません。

祝日のカレンダーも、この段階で扱いを決めておくと後が静かになります。手元のMacにも祝日の表示があり、Google側にも祝日のカレンダーがあるため、両方を出すと同じ日に同じ表示が重なります。どちらか一方に寄せてください。

読むだけでよいカレンダーには、もう1つの入り口があります。カレンダーごとに発行されるiCal形式のアドレスを手元のアプリに貼り付ける方法で、この形は編集できません。ただし、同じカレンダーを接続と購読の両方で持ち込むと、1件の予定が2つの箱として並びます。どちらか一方に決めてください。

更新の頻度を決める

接続が済んだら、更新の頻度を決めます。Appleのカレンダーでは、設定の「アカウント」でアカウントを選び、「カレンダーを更新」のメニューから間隔を選びます。仕組みが対応しているアカウントでは、変更があったときに自動で取りに行く方式も選べると案内されています。

「プッシュ」を選択すると、同じアカウントを使用しているデバイスで変更を加えたり、アカウントの共有カレンダーをだれかが変更すると、そのアカウントが自動的に更新されます。 出典: support.apple.com

間隔を短くすれば反映は速くなりますが、短くすれば何でも直るわけではありません。委任が残っている場合も、同期の対象として選んでいない場合も、間隔とは無関係に予定は出てきません。だから順番として、委任と対象の確認を終えてから頻度を触ります。逆にすると、変化が出ないまま設定を往復することになります。

購読しているカレンダーは、アカウントとは別に頻度を持ちます。カレンダーの名前を副ボタンでクリックして「情報を見る」を開き、「自動更新」のメニューから選びます。相手が更新した内容がこちらに流れてくるだけの経路なので、頻繁に変わらないカレンダーは長めで十分です。

二重に見えないように整える

接続が終わったあとに残る作業の大半は、重なりを外すことです。よく起きるのは次の3つです。

• 同じカレンダーを、アカウント接続と購読の両方で持ち込んでいる
• 同じ予定を、仕事用と個人用の両方のアカウントに入れている
• Googleカレンダー側の通知と手元のアプリ側の通知が両方オンになっている

1つ目と2つ目は見た目で分かります。予定の箱が2つ並ぶので、片方の経路を外します。3つ目は音の問題なので気づきにくく、同じ会議について3回鳴ってようやく設定を見に行く、という順番になりがちです。最初に決めた「鳴らす場所」に合わせて、それ以外を切ります。

タイムゾーンも接続直後に確かめておく項目です。Googleカレンダー側にはカレンダー全体のタイムゾーンの設定があり、手元のMacにも時刻の設定があります。出張や移動の多い使い方で片方だけがずれていると、予定の時刻が1時間単位で食い違って見えます。接続の直後に、来週の予定を1件開いて時刻が合っているかを確認するだけで済みます。

2つ目以降のアカウントを足す

1つ目が安定してから、2つ目に進みます。設定はアカウントごとに独立していて、更新の頻度も、同期の対象として選んだカレンダーの一覧も、それぞれが別に持っています。1つ目で決めた内容は2つ目に引き継がれません。

そのため、2つ目を足したときにやることは、1つ目とほぼ同じ一式になります。委任を確認し、持ち込むカレンダーを選び、更新の頻度を決め、通知を鳴らす場所を揃える。ここを省くと、「反映が速い予定と遅い予定がある」という状態になります。動きが不安定なのではなく、設定が半分しか終わっていないだけです。

色の割り当ても、このタイミングで決めておくと後が楽になります。アカウントごとに色の系統を分けておけば、一日の画面を見た瞬間に、どの予定がどの立場のものかが分かります。仕事と個人を分けている理由は、区別して扱いたいからなので、区別が見た目に出ていないと分けた意味が薄れます。

会社や学校から配られたアカウントでは、管理者の設定が上に乗ることも覚えておきます。組織の外へ共有できる範囲の上限は管理者が決めていて、本人の設定では超えられません。予定の中身が空き時間としてしか見えないときに、自分の設定を何度も見直しても解決しないのはこのためです。Googleも、非公開のアドレスが見つからない場合として、管理者が共有設定を変更している可能性を挙げています。

確認してから運用に入る

設定を終えたら、実際に動くかを確かめます。手順は短くて済みます。Googleカレンダーの画面で予定を1件作り、手元のアプリを更新して出てくるかを見ます。次に、手元のアプリで時間をずらし、Googleカレンダーの画面を再読み込みして反映されるかを見ます。両方向で通れば、接続は正しく動いています。

ここで片方向しか通らない場合、読むだけの経路でつないでいる可能性があります。前の節のとおり、購読の形は編集できないので、書き戻したいなら接続の形に替えます。

初回の接続だけは時間がかかります。手元のアプリは、最初に予定をまとめて受け取り、2回目からは変わった分だけを受け取る形に切り替わるためです。予定の本数が多いカレンダーでは、つないだ直後の数分は画面が埋まりきらないことがあります。ここで「同期に失敗した」と判断して設定を作り直すと、また最初から取り直しになります。接続直後の確認は、少し待ってから行ってください。

確認が済んだら、その日のうちに実際の予定を1件、手元のアプリから入れてみます。設定の画面ではなく、普段の使い方で通るかどうかが分かるのはこのときです。入れる場所に迷ったなら、最初に決めた中心のアカウントが実態に合っていないので、そこだけ決め直します。

また、手元のアプリでできないことも先に把握しておきます。Googleは、Appleのカレンダーで利用できないものとして、予定のメール通知、新しいGoogleカレンダーの作成、会議室の予約機能を挙げています。新しいカレンダーを増やす操作はGoogleカレンダーの画面で行う、と決めておけば、設定を探し続けずに済みます。手元のアプリで扱える範囲の整理はできることにまとまっています。

運用に入ったあとで効くこと

接続が安定したあと、一日の回り方を決めるのは同期ではなく、入力と表示です。

予定を入れる手数は毎日発生します。会議の終わりに口頭で決まった次の約束を、あとでフォームを開いて日付と時刻と件名を打ち直す往復が1日に数回あると、入力が後回しになり、結局カレンダーに入らないまま忘れます。話し言葉と音声で予定を入れられる形にしておくと、この往復が減ります。入れ方の考え方は予定の入れ方に整理してあります。

もう1つは、移動の扱いです。会議と会議の時刻がどちらも正しくても、その間に移動が入らなければ一日は崩れます。移動を予定として持たせるかどうかで、崩れる前に気づけるかが変わります。扱い方は移動時間にまとめてあります。

設定の全体像と操作の順番は使い方に通しで書かれていて、手元のアプリを選び直す場合は他のカレンダーとの比較が出発点になります。費用の形は購入に条件が書かれていて、細かい判断はよくある質問にまとめてあります。