how to use apple calendar effectively｜標準カレンダーの使い込み方

how to use apple calendar effectivelyで検索する人の多くは、Macの標準カレンダーを毎日開いてはいるものの、格子の上に予定が並ぶ以上のことをさせられていない状態にいます。通知が鳴らない、予定を入れるのが面倒、他人の予定と混ざって読みにくい。この3つのうち2つは、機能が足りないのではなく、初期状態で切れている設定が原因です。

この記事では、設定の一覧を並べるのではなく、予定を入れる、見る、守るという実際の流れに沿って、標準のカレンダーをどこまで働かせられるかを整理します。あわせて、設定では越えられない線がどこにあるのかも示します。

「使いこなせていない」の中身は3つに分かれる

標準のカレンダーに対する不満は、聞いてみるとほぼ3種類に分かれます。気づけない、入れるのが面倒、読みにくい、の3つです。

気づけないは通知の設定、読みにくいは表示とカレンダーの分け方で、どちらも設定で解決します。残る「入れるのが面倒」だけが、道具そのものの差が出る領域です。この切り分けをせずに乗り換えを検討すると、設定で済んだはずの不満のために月額を払うことになります。

Mac用のカレンダーアプリには、無料のもの、買い切りのもの、月額のものが揃っています。選択肢が多いのは良いことですが、比べる前に手元の標準アプリが本来の状態になっているかどうかを見ておくと、比較の軸がはっきりします。

既定のままだと、作った予定に通知は付かない

最初に確認しておくべきことが1つあります。標準のカレンダーで作った予定には、初期状態では通知が付きません。

デフォルトでは、作成する予定には通知は設定されません。 出典: support.apple.com

「カレンダーは入れているのに気づかず遅れる」という状態の大半はこれで説明が付きます。設定するのは「カレンダー」＞「設定」＞「通知」で、予定、終日の予定、誕生日それぞれに時間を選びます。

ここで見落としやすい点が2つあります。1つは、この設定がアカウントごとに分かれていることです。あとから足したアカウントは、また通知なしの状態から始まります。もう1つは、「これらのデフォルトの通知をこのコンピュータでのみ使用」という選択肢があることです。仕事用のMacでは鳴らし、手元のiPhoneでは鳴らさない、という分け方をしたい場合はここを使います。

時間帯と1日の枠を、実際の働き方に合わせる

次に効くのが表示の枠です。「カレンダー」＞「設定」＞「一般」では、1週間に表示する日数、週の開始曜日、1日の開始と終了の時刻が変えられます。

働いているのが9時から19時なら、画面に0時から24時までを出す必要はありません。表示する範囲を実際の稼働時間に寄せるだけで、同じ画面の大きさに入る情報が増え、週の形が一目で分かるようになります。土日を含めるかどうかも、生活の側に合わせて決めれば済みます。

もう1つ、初期状態では切れているのが時間帯のサポートです。「カレンダー」＞「設定」＞「詳細」で有効にしていないと、予定に時間帯の欄が出てきません。海外の相手とやり取りする人や、出張の多い人がこれを切ったままにしていると、移動中に入れた予定が別の時刻に置かれることがあります。トラブルシューティングの資料でも、予定の時間帯を変更できない原因としてこの設定が挙げられています。

予定を入れる手数を1回に減らす

カレンダーが当てにならなくなる原因は、たいてい入力の面倒さにあります。6回クリックしないと1件が入らないなら、細かい予定は入らなくなり、半分だけ本当のカレンダーができあがります。半分だけ本当の予定表は、見られなくなります。

手数を下げる方法は3つあります。

• 詳細のウインドウを開かずに、1行で入れる。ツールバーの追加ボタンから、日時を含む1行を打ち込めば予定になります。出席者や添付が要る予定だけ、詳細のウインドウを開けば足ります
• 予定を入れ物として使う。予定にはメモ、URL、ファイルを付けられます。会議のリンクと資料が予定の中にあれば、始まる直前に探す時間がなくなります
• 情報がある場所から入れる。メールに書かれた日時や、予約の確認、住所などは、打ち直すより元の場所から取り込むほうが速く、写し間違いも起きません

入力の速さは好みの問題に見えますが、実際には記録の正確さに直結します。入れるのが速いカレンダーだけが、あとから検索して使える記録になります。

「Siriからの提案」は確定前の置き場として使う

メールなどから検出された予定は、通常のカレンダーではなく「Siriからの提案」というカレンダーに入ります。カレンダーリストの「その他」の下に出るもので、邪魔だと感じてすぐ切る人もいますが、確定前の置き場として使うと役割がはっきりします。

使い方は単純です。提案された予定を開き、追加先のカレンダーを選べば通常の予定になります。要らなければ無視を選べば消えます。ツールバーの通知リストからも同じ操作ができるため、カレンダーを開いていない間に届いた予約の控えも、そこで待っている形になります。

判断を挟まないと本番の予定表に入らない、という性質があるため、受信箱として扱うと相性がよい機能です。全体を切ることもできますが、切ると未確定の提案はすべて消えます。航空券や宿の予約のように、手で入れ忘れやすい予定を拾ってくれる場面が多いので、切る前に1週間試す価値はあります。

カレンダーを役割で分け、集中モードで切り替える

カレンダーは、表示、非表示、色、共有をまとめて動かせる最小の単位です。つまり、どう分けるかは整理の趣味ではなく設計になります。

判断の基準は1つで足ります。単独で見たくなる場面があるかどうかです。仕事、私用、家族の送迎、出張。単独で見たくならないものは、別のカレンダーにする必要がなく、色の使い分けで十分です。

分けたあとは、カレンダーリストのチェックボックスが切り替えの道具になります。3枚のチェックを外すだけで、混み合った月表示が読める状態に戻ります。

この切り替えを自動にするのが集中モードフィルタです。「システム設定」＞「集中モード」で集中モードを選び、カレンダーのフィルタを追加して、表示するカレンダーを選びます。仕事の集中モードにすると仕事のカレンダーだけが表示される、という形です。作業中に私用の予定を確かめたくなったときは、カレンダー側から一時的にオフにできます。

分け方に迷ったときは、まず仕事と私用の2枚から始めて、単独で見たい場面が出てきたときに増やすと失敗しません。最初から細かく分けると、予定を作るたびにどこへ入れるかで迷い、入力が重くなります。

色の付け方は、規則を1つ決めるだけにしておくほうが機能します。10色に10の意味を持たせると誰も覚えられません。3色か4色を一貫して使うほうが、考えずに読める画面になります。

表示は用途で切り替える

どの表示を開いているかで、下す判断が変わります。開いたときの表示のまま1日を過ごしている人が多いのですが、ここは意識的に切り替える場所です。

日表示は「次に何があるか」に答えます。朝に見る表示としては正しく、予定を組む表示としては向きません。週全体の形が見えないため、すでに詰まっている午後に、もう1件を入れてしまいます。

週表示は予定を組むための表示です。重なりと空きが同時に見えるので、1件足したときに何が起きるかを、受ける前に判断できます。1日の開始と終了の時刻を実際の稼働時間に寄せておくと、ノートパソコンの画面でも1週間がスクロールなしで収まり、この判断が数秒で済むようになります。

月表示は場所の見当を付ける表示です。予定が時刻の位置に置かれなくなるため、「何時」ではなく「何週目」に答えます。出張や帰省をいつにするかを決めるときには適していますが、当日の組み立てには使えません。

見落とされがちなのが検索です。過去に入れた予定は文字で検索できます。あの取引先と前回会ったのはいつか、この定例は本当に毎週行われていたか、着手はどの週だったか。これらは記録として引けます。ただし、この使い方ができるのは入力を面倒がらずに続けたカレンダーだけです。入力の手数を下げる話は、実はここに効いてきます。

見比べるときは、予定を別ウインドウで開く

予定の詳細を2件並べて見たい場面は、思っているより多くあります。日程の候補を比べるとき、同じ相手との前回と今回を見比べるとき、移動の時刻を確かめるとき。標準のカレンダーには、予定を常に別のウインドウで開く設定があり、「カレンダー」＞「設定」＞「詳細」で選べます。

日時設定ありのリマインダーをカレンダー上に出す設定も、使い方によっては効きます。カレンダーリストの「日時設定ありリマインダー」にチェックを入れると、締切がリマインダー側にある人でも、予定と締切が同じ画面に並びます。終日のものは上部に、時刻付きのものはその時刻の横に出るため、締切だけ別のアプリで管理していて当日まで気づかない、という事故が減ります。不要になればチェックを外すだけで元に戻ります。

設定では越えられない線

使いこなすことには、どこで止まるかを知っておくことも含まれます。

• 参加依頼は「連絡先」に依存する。名前で相手を招くには、その相手が「連絡先」にメールアドレス付きで登録されているか、同じカレンダーサービスを使っている必要があります。マッチが出る前にReturnキーを押すと、参加予定者は追加されないと明記されています。招待したのに届いていない場合の原因はほぼこれです
• 変更できない予定がある。照会しているカレンダーの予定は編集できません。閲覧のみで共有されたカレンダーも同様で、権限はカレンダーリストで名前にポインタを置くと確認できます。招待された予定で変えられるのは、自分の出欠、表示するカレンダー、通知、自分の空き状況だけです
• 自分が作った予定が変えられないことがある。「連絡先」の自分のカードに載っていないメールアドレスを使っているときに起きます
• 日程調整のページは無い。候補の時間を相手に選ばせる仕組みは標準のカレンダーにはありません。ここは別の道具の領域です

1週間使ってから、次を決める

設定の変更は5分で終わります。判断に必要なのは、そのあとの1週間です。

最初の3日は、細かい予定も含めて全部入れます。送り迎え、会議の前の準備、移動そのもの。きれいな予定表を作るためではなく、その1日が物理的に成立していたかを見るためです。4日目に週表示で崩れた場所を確かめ、残りの日で大きいものだけを直します。

この1週間が終わると、標準のカレンダーで足りるのか、足りないとしたらどこが足りないのかが言葉になります。多くの場合、残る不満は入力の速さと、移動を含めた枠の取り方に集まります。移動時間の扱いは移動時間に、予定を入れる手数の話は予定の入れ方に整理してあります。Mac用のカレンダーアプリの違いを横に並べて見る場合は他のカレンダーとの比較が判断の材料になります。標準のアプリで足りない箇所がはっきりしていれば、話し言葉と音声で予定を入れられるといった差が、自分に効くものかどうかも判断できます。