Googleカレンダーのデスクトップ通知とアラートの違い｜届かないときの確認順

Googleカレンダーのデスクトップ通知とアラートの違いは、通知が表示される場所です。 デスクトップ通知はブラウザの外、つまりパソコンの画面の端にポップアップで出て、アラートはGoogleカレンダーのウィンドウの中に出ます。 どちらも、パソコンのブラウザでGoogleカレンダーを開いているときにだけ働く点は共通しています。 この記事では、2つの違いを表で並べたうえで、設定の場所、届かないときにブラウザとMacの設定を確かめる順番、会議に遅れないための組み立て方までを順に整理します。

デスクトップ通知とアラートの違いを1枚で比べる

Googleの公式ヘルプ「Google カレンダーの通知を変更する」では、予定の通知の受け取り方として「メール」「デスクトップ通知」「アラート」の3つが挙がっています。 デスクトップ通知は「カレンダーを開いているときに、ウェブブラウザの外部に通知がポップアップ表示されます」、アラートは「Google カレンダー ウィンドウ内に表示されます」と説明されています。 違いを項目ごとに並べると、次のとおりです。

項目	デスクトップ通知	アラート
表示される場所	ブラウザの外（画面の端の通知）	Googleカレンダーのウィンドウの中
ブラウザの許可	calendar.google.com に通知の表示を許可する必要がある	ウィンドウの中に出る仕組みで、画面の端には出ない
別のアプリで作業中	画面の端に出るので気づきやすい	ブラウザを前に出すまで気づきにくい
スヌーズ	スヌーズ中の通知を出すタイミングを設定できる（Chromeのみ）	設定の項目なし
パソコンの設定の影響	Macの通知設定や集中モードで止まることがある	ブラウザの中なので影響を受けにくい

選び方の目安は、作業中にどのアプリを前に出しているかです。 資料作りや表計算など別のアプリで作業している時間が長い人には、画面の端に出るデスクトップ通知が向いています。 一方で、ブラウザの通知を許可できない職場のパソコンや、通知が多すぎて見落としがちな人は、画面の中で目に入るアラートを選ぶと確実です。 ブラウザで作業する時間が長く、Googleカレンダーのタブを常に手前に置いている人なら、アラートでも気づく機会は十分にあります。 迷ったときは、1週間デスクトップ通知で過ごし、見落とした予定が何件あったかを数えてから切り替えるかどうかを決めると、自分の働き方に合う方を選べます。

設定は3つの段に分かれている

Googleカレンダーの通知は、全体の設定、カレンダーごとの設定、予定ごとの設定の3段で決まります。 デスクトップ通知かアラートかを選ぶのは、このうち全体の設定です。

設定項目の中に「通知設定」がありますので、こちらを選択して通知方法を「デスクトップ通知」か「アラート」のどちらかを選択します。（メールへの通知はここでは選択できません。） 出典: dxs.co.jp

全体：表示の方法を決める

パソコンでGoogleカレンダーを開き、右上の設定アイコンから「設定」、左側の「全般」にある「通知設定」へ進みます。 「通知」のプルダウンで、デスクトップ通知かアラートか、通知をオフにするかを選びます。 同じ画面では、デスクトップ通知を選んだときのスヌーズの表示タイミングと、「参加」または「未定」と返信した予定だけを通知する設定も変えられます。 招待が多い人は、後者をオンにするだけで通知の数が減ります。

カレンダーごと：何分前に知らせるかを決める

左側の「マイカレンダーの設定」で対象のカレンダーを選び、「予定の通知」と「終日の予定の通知」で、通知かメールか、何分前かを決めます。 特定の予定で変えない限り、新しい予定にはこのカレンダー単位の設定が使われます。

予定ごと：例外だけを上書きする

予定を開いて編集すると、通知アイコンの横で通知の種類と時間を変えたり、「通知を追加」で2つ目の通知を足したりできます。 大事な商談だけ前日と30分前の2回にする、といった使い方です。 なお、通知の設定は自分のアカウントにだけ効き、カレンダーを共有している相手の通知は変わらないとGoogleのヘルプに書かれています。

デスクトップ通知が出ないときに確かめる順番

デスクトップ通知は、Googleカレンダー、ブラウザ、パソコンの3か所の関門を通ってはじめて画面に出ます。 どこで止まっているかを順に確かめると、無駄な設定変更をせずに済みます。

1. Googleカレンダーの「通知設定」で、通知がオフになっていないか、デスクトップ通知が選ばれているかを見る
2. Googleカレンダーのタブが開いたままになっているかを見る。タブを閉じると通知は届かない
3. ブラウザが calendar.google.com に通知を許可しているかを見る
4. パソコンの側で、ブラウザそのものの通知が止められていないかを見る

3番目は、Chromeなら右上のその他アイコンから「設定」「プライバシーとセキュリティ」「サイトの設定」「通知」と進み、「通知の送信を許可するサイト」に calendar.google.com を追加します。 この手順はGoogleの通知ヘルプにも、Chromeの「通知を使用してアラートを受け取る」にも載っています。

上位の解説記事で抜けやすいのが4番目です。 Macでは、ブラウザの通知も1つのアプリの通知として扱われます。 Appleの「Macの「通知」設定」によると、「システム設定」の「通知」でアプリごとに「通知を許可」のオンとオフ、表示する場所、通知のスタイルを選べます。 スタイルは、しばらくすると消える「一時的」と、閉じるまで残る「持続的」の2つです。 会議の通知を見落としがちな人は、使っているブラウザのスタイルを「持続的」にすると、席を外していた間の通知も画面に残ります。 また、「集中モード」で通知を止めている時間帯は、ブラウザを許可するアプリに入れていない限り、デスクトップ通知も表示されません。

アラートとメールを組み合わせる考え方

デスクトップ通知とアラートは、どちらもブラウザでGoogleカレンダーを開いている前提の仕組みです。 パソコンを閉じて移動している間や、ブラウザを再起動した直後は、どちらも働きません。 そこで、届き方の違う通知を1つ重ねておくと、取りこぼしが減ります。

「カスタム」を選択すると、「通知※」の他に「メール」が選択できます。※通知は、全体設定で設定したデスクトップ通知もしくはアラートになります。 出典: dxs.co.jp

たとえば、前日の夕方にメール、開始の10分前にデスクトップ通知、と2つを組み合わせると、パソコンの前にいない時間帯もメールで予定を思い出せます。 スマートフォンにGoogleカレンダーのアプリを入れていれば、そちらにも通知が届くので、パソコンの通知は「作業を切り上げる合図」として使い分けられます。 仕事用や学校用のアカウントでは、管理者が予定を変更しても通知は届かないとGoogleのヘルプに書かれているため、時間が動きやすい予定は前日に一度、自分の目で確かめておくと安心です。

通知が多すぎて大事な1件を見落とすときの減らし方

デスクトップ通知が届かない悩みと同じくらい多いのが、通知が多すぎて肝心の1件を見落とすという悩みです。 画面の端に1日20件も通知が出ると、どれが本当に動くべき合図なのかが分からなくなります。 減らす手は、Googleのヘルプに載っている設定だけで3つあります。

1つ目は、返事をしていない招待の通知を止めることです。 「通知設定」の「[参加] または [未定] と返信した予定の通知のみ受ける」をオンにすると、出るかどうか決めていない会議の通知が消えます。 全社向けの説明会や任意参加の勉強会の招待が多い職場では、これだけで画面の静けさがかなり変わります。

2つ目は、予定の変更に関するメールを種類ごとに止めることです。 「マイカレンダーの設定」でカレンダー名を選び、「その他の通知」を開くと、「変更された予定」や「予定への返答」などのカテゴリごとに「メール」か「なし」を選べます。 出欠の返事が届くたびにメールが来る状態を止めれば、受信箱の中で予定の知らせが埋もれにくくなります。

3つ目は、カレンダー単位の既定の通知を見直すことです。 共有で見ているだけの部署カレンダーにまで「10分前」の通知が付いていると、自分が出ない会議の通知が並びます。 自分が出る予定のカレンダーにだけ既定の通知を残し、見るだけのカレンダーは通知をなしにしておくと、画面に出る通知はすべて自分が動くべきものになります。 Googleのヘルプでは、招待のメールが大量に届く場合にGmailのフィルタで整理する方法も案内されています。

開始時刻の通知だけでは、移動のある予定に間に合わない

通知の設定を整えても、会議に遅れる場面は残ります。 多いのは、開始の10分前に通知が出たものの、会場までの移動に30分かかる、という形です。 Googleカレンダーの通知は「開始の何分前」で決まるため、前の予定の場所や移動手段によって必要な時間が変わる予定には、毎回手で分数を変えるしかありません。

この負担を減らすには、通知の基準を「開始時刻」から「出発時刻」へ移す考え方が役に立ちます。 移動のある予定には、その前に移動の時間をカレンダー上の予定として確保しておくと、空いて見える時間に別の会議を入れてしまう事故も防げます。

Macで予定を組み立てる人には、Googleカレンダーと同期したうえでこの考え方を取り入れたMac用のカレンダーアプリを使う道もあります。 できることには、住所から車・徒歩・電車の所要時間を計算して移動の予定を自動で作る機能と、出発すべき時刻にmacOSの通知で知らせる「そろそろ出発」通知が並んでいます。 仕組みの詳細は移動時間で説明されています。 アプリとして動くため、ブラウザのタブを開いておく必要がない点も、デスクトップ通知との違いです。 ほかのカレンダーとの機能の違いは他のカレンダーとの比較、移動時間の計算と通知は無料版の範囲に入っていることは購入で確かめられます。