Googleカレンダーの通知の手順｜最初に決めておくこと

Googleカレンダーの通知は、触れる場所が4か所あります。全体の通知設定、カレンダーごとの既定値、予定ごとの上書き、そしてブラウザとパソコンの許可です。どこから手を付けるかを決めずに開くと、直したつもりの設定が別の場所の設定に上書きされて、何を変えたのか追えなくなります。ここでは、後から迷わない順番で手順を並べます。所要時間は、アカウントが1つなら15分ほどです。

触る前に決めておく1つのこと

手を動かす前に決めておくと後が速いのは、「どのカレンダーが自分に行動を求めるのか」という区分けです。

多くの人のカレンダーには、性質の違うものが混ざっています。自分が出る会議、他の人の予定を見るために購読している共有カレンダー、会社の全体行事、締め切りだけを置いた自分用のカレンダー、そして誕生日や祝日のような自動で入るもの。このうち、通知が要るのは自分の行動が変わるものだけです。

この区分けを先にしておくと、次の手順で決めるべき値が自然に決まります。行動が変わるカレンダーには短めの通知を1つか2つ。見るだけのカレンダーには通知を置かない。締め切り用のカレンダーには前日の通知。ここを決めずに全部のカレンダーへ同じ値を入れると、通知の数は予定の件数に比例して増え、やがて全部を無視するようになります。

手順1：カレンダーごとの既定値を決める

最初に触るのはここです。新しく作る予定にどの通知が付くかを決めているのがこの値なので、ここを整えておくと以降の予定は放っておいても正しくなります。

操作は次の順です。パソコンでGoogleカレンダーを開き、右上の設定アイコンから設定を開きます。左側の「マイカレンダーの設定」で対象のカレンダーを選び、カレンダーの設定を開きます。すると「予定の通知」と「終日の予定の通知」という2つの欄が並んでいます。

• 通知を編集する場合は、通知とメールのどちらで受けるかを選び、何分前かを決めます
• 別の通知を足す場合は「通知を追加」を押します
• 要らない通知は削除アイコンで消します

2つの欄が分かれている点を使い切ってください。時刻のある予定と終日の予定では、適切な時間が違います。終日の予定に0分前を入れると、通知はその日の始まりに出ます。締め切りを終日の予定で置いている場合、当日の朝に知らされても間に合いません。終日の欄だけを前日の夕方に寄せておくと、動ける時間が残ります。

なお、この欄は自分がオーナーになっているカレンダーにだけ表示されます。他の人から共有されたカレンダーには既定値の欄がないため、通知が要るなら予定ごとに付けることになります。

この手順は、カレンダーの数だけ繰り返します。面倒に見えますが、ここで1回決めておけば、以降に作る予定には自動で正しい通知が付きます。逆にここを飛ばして予定ごとに通知を足していく運用にすると、予定を作るたびに同じ判断を繰り返すことになり、忙しい日ほど抜けます。手を動かす回数はここに寄せておくのが結果的に少なくなります。

手順2：全体の通知設定を通す

次に、アカウント全体の側を決めます。

設定を変更するには、Chrome や Safari などのウェブブラウザでカレンダーを開く必要があります。「calendar.google.com」に通知の表示を許可するように求められた場合は、許可する必要があります。 出典: support.google.com

設定を開き、左側の「全般」から「通知設定」に進みます。ここで決められるのは3つです。

1つ目は通知の受け取り方です。「通知」のプルダウンから、デスクトップ通知にするか、カレンダーの画面の中に出るアラートにするか、通知を切るかを選びます。ブラウザの外にポップアップを出したいならデスクトップ通知を選びます。

2つ目はスヌーズです。デスクトップ通知をオンにしたうえで「スヌーズ中の通知を表示」を押すと、何分後に再表示するかを決められます。ただし、スヌーズを受け取れるのはChromeブラウザだけです。さらに、同じ予定に通知を複数設定している場合、スヌーズの選択肢は最後の通知にしか出ません。スヌーズを使う前提なら、予定に通知を積みすぎないほうが扱いやすくなります。

3つ目は返事による絞り込みです。「参加」または「未定」と返信した予定の通知のみ受ける、というチェックボックスをオンにすると、返事をしていない招待や辞退した予定の通知が消えます。広く招集がかかる職場では、この1つだけで通知の量が変わります。

手順3：ブラウザとMacの許可を通す

設定を正しくしても、許可が通っていなければ画面には何も出ません。ここは順に確認します。

Chromeの場合は、右上のその他アイコンから設定を開き、プライバシーとセキュリティ、サイトの設定、通知と進みます。「通知の送信を許可するサイト」の横の追加を押し、サイトの欄に calendar.google.com と入力して追加します。Safari、Firefox、Edgeでも通知の許可設定があり、手順は各ブラウザのサポートに従います。

その下にパソコン本体の設定があります。macOSはアプリごとに、通知を許すかどうか、バナーとして自動で消すか画面に残すか、通知センターに残すか、音を鳴らすかを別々に持っています。集中モードを使っている場合は、その集中モードがそのアプリからの割り込みを許していなければ表示されません。ブラウザ側だけを許可して出ないときは、ここを見ることになります。

もう1つ、見落とされやすい条件があります。ブラウザ経由の通知は、Googleカレンダーをウェブブラウザで開いたままにしている必要があります。タブを閉じれば止まります。これらの許可はブラウザごと・パソコンごとに保存されるので、使っているMacが複数あるなら、それぞれで同じ作業をします。

手順4：個別の予定で上書きする

既定値を整えたら、個別の予定は例外だけを触ります。予定を開いて編集に入り、通知の欄で内容を選び直します。別の通知を足すなら「通知を追加」、消すなら削除アイコンを押し、上部の保存で確定します。

上書きの上限は1つの予定につき5件です。指定できる時間は開始の0分前から40,320分前までで、40,320分は4週間にあたります。方法は通知とメールの2つから選べるので、前日にメールで1件、直前に通知で1件、という組み合わせも5件の枠に収まります。

何分前にするかは、予定の後ろではなく前を見て決めます。会場に移動が要る予定は、移動時間に加えて支度の時間を足した値にします。オンラインの会議で資料を開くだけなら短くて足ります。5件まで積めるからといって全部埋めると、最初の通知で反応しなくなるので、2件までに収めておくほうが機能します。

繰り返しの予定と、アカウントが複数ある場合

毎週の定例のように繰り返す予定は、通知を変えるときに範囲を聞かれます。この予定のみか、これ以降のすべての予定か、すべての予定か、の3択です。ここで選び間違えると、直したつもりの通知が翌週から元に戻ります。

使い分けの目安は単純です。今週だけ移動が入るので早めに知りたい、という一時的な事情なら「この予定のみ」を選びます。定例の開始時刻が変わった、参加の形がオンラインから対面に変わった、というように前提そのものが変わったなら「これ以降のすべての予定」を選びます。過去の記録を触る必要はほとんどないので、「すべての予定」は基本的に使いません。

範囲を選び間違えたことに後から気づいた場合も、直し方は同じです。次に来る回の予定を開いて通知を設定し直し、そこで「これ以降のすべての予定」を選びます。過去の回の通知が残っていても実害はないので、遡って直す必要はありません。

アカウントを複数持っている場合は、ここまでの手順をアカウントごとに繰り返します。通知の設定はアカウント単位で保存されるので、仕事用と個人用の両方を1つの画面で見ていても、設定は別々です。片方だけ整えて「まだ通知が多い」と感じる原因の多くはこれです。ブラウザやパソコン側の許可は1回で済みますが、カレンダーごとの既定値と全体の通知設定は、それぞれのアカウントで見ることになります。

よくある3つの型

決める値に迷う場合は、次の3つの型のどれに近いかで考えると早く決まります。

1つ目は、会議が多い人の型です。仕事用のカレンダーの既定値を、通知10分前の1件だけにします。移動を伴う予定のときだけ、個別に早い通知を1件足します。参加または未定と返信した予定だけに絞るチェックボックスをオンにすると、招集の多い職場でも量が落ち着きます。

2つ目は、締め切りを管理している人の型です。締め切り用のカレンダーを1つ作り、そこに終日の予定として置きます。終日の予定の通知を前日の夕方にあたる時間で設定し、大きな締め切りだけ個別に1週間前のメール通知を足します。時刻のある予定の欄は、このカレンダーでは使いません。

3つ目は、他の人の動きを見るためにカレンダーを購読している人の型です。この場合、通知は要りません。共有カレンダーには既定値の欄がそもそも出ないので、放置しておけば通知は発生しません。代わりに「その他の通知」で変更された予定のメールを止めておくと、受信箱の側も静かになります。

手順5：スマートフォンと、その他の通知

スマートフォン側の設定はパソコンと同期します。ヘルプにも、スマートフォンで1時間前の通知を設定するとパソコンでも1時間前にポップアップが出る、と書かれています。つまり、どちらか片方で整えれば両方に反映されます。逆に、片方で消すと両方から消えます。

端末側だけを黙らせたいときは、本体の設定から行います。Androidであれば設定の通知からアプリの通知に進み、カレンダーの通知をオフにします。この場合もパソコンとメールには通知が残ります。iPhoneとiPadでは、カレンダーアプリの設定で各カレンダーの通知を左にスワイプして削除します。

最後に、予定の直前の通知とは別系統の「その他の通知」があります。カレンダーの設定の中でこれを開くと、変更された予定、予定への返答といった種類ごとに、メールで受け取るか受け取らないかを選べます。受信箱の量だけを減らしたい場合はここだけを触れば済みます。招待メールが多い環境では、Gmail側でフィルタを作り、定型的な承諾を自動でアーカイブする方法も案内されています。

1週間後に見直す

設定を変えた直後は効果が分かりません。1週間だけ、届いた通知の数と、そのうち行動が変わった通知の数を数えてみてください。差が大きければ、原因はカレンダーごとの既定値にあります。手順1に戻って、通知が要らないカレンダーの欄を空にします。

差が小さいのに予定を落としているなら、通知の設定では解けない詰まりです。予定の登録のしかたに原因があることもあり、その観点は予定の入れ方に、全体の手順は使い方にまとめてあります。会議と会議のあいだに移動が挟まる形の落とし方については移動時間で扱っています。

予定がどのカレンダーに入っているか分からなくなる状態であれば、通知を足しても届きません。その場合の判断軸は、複数のカレンダーを1つの画面に重ねて見られるかどうかになります。机の上のMacで扱える範囲については、対応している機能の一覧をできることに置いています。乗り換えを含めて検討する段階であれば、各製品の違いを並べた他のカレンダーとの比較が判断の材料になります。費用の考え方は購入に、はじめる前につまずきやすい点はよくある質問にまとめました。