Cron（Notion Calendar）の手順｜最初に決めておくこと

Cron（Notion Calendar）の使い方を調べる人の多くは、インストールは済ませたものの、仕事の予定と私用の予定がうまく並ばない、通知が来たり来なかったりする、といった所で手が止まっています。 このアプリは設定項目そのものは多くありません。 ただし、最初に選んだものが後から変えにくい項目と、いつでも変えられる項目が混ざっています。 この記事では、公式ヘルプセンターの記載をもとに、後から直しにくい順に設定を並べ直しました。 上から順に決めていくと、途中で設定をやり直す場面を減らせます。

設定の順番が結果を左右する理由

Notion Calendarは、予定を自分の中に持つアプリではありません。 Google、iCloud、Microsoft Outlookのアカウントにつなぎ、そこにある予定を読み書きします。 そのため設定は大きく3つの層に分かれます。

• どのアドレスでサインインするか（アプリの持ち主を決める層）
• どのカレンダーアカウントをつなぐか（予定の置き場所を決める層）
• 表示、通知、会議リンクをどうするか（見え方を決める層）

見え方の層は、いつでも何度でも変えられます。 一方で、サインインに使ったアドレスは「メインアカウント」になり、変更には申請が必要です。 つなぐアカウントの数にも目安があり、多くつなぎすぎると動作が重くなると公式に書かれています。 つまり、表示や通知を先に作り込んでから土台を直すと、作り込んだ分が無駄になりやすいのです。 以下は、この3層を下から順に決めていく手順です。

手順1：サインインに使うアドレスを決める

最初に決めるのは、どのメールアドレスでサインアップするかです。 Notion Calendarのアカウントは、Notionのアカウントと1対1で結び付きます。 Notionアカウントを持っていなければ、同じアドレスで自動的に作られます。 公式ヘルプは、ここで使うアドレスについて次のように書いています。

Notionカレンダーにサインアップする際は、常にアクセス可能なメールアドレスを使用してください。例えば、勤務先の組織を離れる可能性を考慮して、仕事用のアカウントではなく個人用のアカウントを使用することをお勧めします。 出典: notion.com

会社のGoogle Workspaceのアドレスでサインアップすると、退職や異動でそのアドレスが止まった時点で、カレンダーアプリごと使えなくなります。 個人のアドレスでサインアップし、仕事のアカウントは後から「追加のアカウント」としてつなぐのが、ヘルプの勧める形です。 なお、NotionとNotion Calendarはログイン状態も共有しています。 片方からサインアウトすると、もう片方からもサインアウトされます。 普段Notionを仕事用アドレスで使っている人は、この点も踏まえてアドレスを選んでください。

手順2：カレンダーアカウントをつなぐ順番

アドレスが決まったら、カレンダーアカウントをつなぎます。 「設定」の左側にある「カレンダーアカウント」から「カレンダーアカウントを追加」を選びます。 アカウントの種類ごとに、つまずく場所が違います。

• Google：会社のアカウントで認証エラーが出る場合、管理者がNotion Calendarを信頼済みのアプリとして許可していない可能性があります
• iCloud：Appleアカウントのパスワードではなく、Appleのアカウントページで作る「App用パスワード」を使います。形式は4文字ずつ4つの区切りです
• Microsoft Outlook／Microsoft 365：Microsoftの資格情報でサインインして承認します。組織が外部アプリを制限していると、IT管理者の承認が必要です

つなぐ順番は、予定の量が多いアカウントから始めるのが無難です。 ヘルプには、カレンダーを5つより多く追加できない場合は動作への影響を避けるためだ、という注記があります。 使っていない共有カレンダーまで全部つなぐと、この目安に早く届きます。 また、祝日カレンダーのような購読カレンダーは、アプリの中からは追加できません。 先にGoogleカレンダーの側で購読しておくと、Notion Calendarにも表示されます。

手順3：既定のカレンダーと並び順

次に、新しい予定を作ったときに入るカレンダー、つまり既定のカレンダーを決めます。 「設定」でアカウントを選び、目的のカレンダーにカーソルを合わせて「•••」から「デフォルトのカレンダーにする」を選びます。 デスクトップ版では、左のサイドバーでカレンダーを右クリックしても設定できます。

ここで決めておかないと、私用の予定が仕事のカレンダーに入り、同僚から見える場所に置かれる、といった事故が起きます。 仕事中心の人は仕事のカレンダーを、私用中心の人は個人のカレンダーを既定にしておき、例外のときだけ右側のパネルで移し替えるのが扱いやすい形です。 既定のカレンダーには、Notionのデータベースも指定できます。 タスク管理をNotionで回している人は、ここをデータベースにすると、カレンダーから作ったものがそのままタスクとして残ります。

並び順と色もこの段階で整えます。 サイドバーのアカウントは折りたたみや並べ替えができ、目のアイコンでカレンダーごとに表示を切り替えられます。 同じ予定が複数のカレンダーに入っている場合、同じ予定IDであれば自動でまとめて表示されます。 特定のカレンダーから出欠を返したいときは、ほかのカレンダーを一時的に隠してから操作します。

手順4：タイムゾーンは最初の1回だけ連動する

タイムゾーンは見落とされやすい項目です。 ヘルプには次の注記があります。

初めてNotionカレンダーを設定すると、Googleカレンダーからメインのタイムゾーンが取得されます。その後、Notionカレンダーでタイムゾーンを変更しても、Googleカレンダーには反映されません。逆もまた然りです。 出典: notion.com

最初に取り込んだ後は、2つのアプリの設定が別々に動くということです。 出張の多い人がGoogleカレンダーの側だけタイムゾーンを変えても、Notion Calendarの表示は変わりません。 メインのタイムゾーンの横にある「＋」から、2つ目以降のタイムゾーンを並べられます。 表示できる数は標準で4つまでで、それ以上は別の手順が案内されています。 キーボードのZを押すと、一時的に別のタイムゾーンへ切り替えられます。 一般設定の「タイムゾーン」では、別の場所にいるときに切り替えを尋ねるかどうかも選べます。

手順5：通知とメニューバー

通知は3種類に分かれています。

• 予定のリマインダーの既定値：Googleカレンダーの通知設定で決まります
• 招待の通知：招待されたときや、招待が更新されたときに知らせるか
• 会議直前の通知：何分前に知らせるか、どの音を鳴らすか

1つ目がNotion Calendarの中ではなくGoogleカレンダー側の設定である点が、混乱の元になりがちです。 リマインダーが来ないときは、まずGoogleカレンダーの各カレンダーの通知設定を確認します。 なお、スマートフォンでは技術的な制約により、通知を「タイムセンシティブ」に分類できないと書かれています。

デスクトップ版には、次の予定をメニューバーに出す機能があります。 何日分を出すか、終日の予定や参加者のいない予定を含めるかを選べます。 Macでメニューバーの項目が多いとアイコンが隠れることがあり、その場合はcommandキーを押しながら時計の近くへドラッグします。 注意したいのは、サイドバーでカレンダーを右クリックして「メニューバーに含めるイベント」をオフにすると、そのカレンダーの会議直前の通知も止まることです。 表示を減らすつもりで通知まで消してしまわないよう、切り分けて設定してください。

手順6：会議リンクと空き時間の共有

オンライン会議が多い人は、会議ツールの既定値を決めておきます。 既定の会議ツールはカレンダーごとに設定し、デスクトップ版で参加者が1人以上いる予定を作ったときに自動で付きます。 Google MeetはGoogleアカウントをつないだ時点で使え、Zoomは「設定」の「会議」から承認してつなぎます。 固定のリンクを登録する独自の会議ツールも追加できます。 予定の説明欄と会議の欄の両方にリンクがある場合は、説明欄のリンクが開かれます。 FaceTimeは会議ツールとして選べません。

空き時間の共有は、左側のパネルの「スケジュール」、またはキーボードのSから作ります。 特定の相手と1回だけ会うための「1回限りのリンク」と、面談のように相手を変えて何度も使う「繰り返しのリンク」の2種類があります。 予約を受け付ける期間の最小値と最大値、有効期限、場所、説明も付けられます。 複数の予約を許可したリンクでは、予約した相手が予定の説明欄のリンクから日時の変更やキャンセルをできます。 1回限りのリンクを使い切りにした場合は、この変更はできません。

仕事と私用のカレンダーをまたいで予定を埋められないようにする「ブロック」も、この段階で決めます。 私用の予定を仕事のカレンダーに「予定あり」とだけ写す設定にすると、同僚には中身を見せずに時間だけ押さえられます。

手順7：Notionのデータベースは最後に足す

Notionのデータベースは、ほかの設定が固まってから足すのが扱いやすい順番です。 まず「設定」の「Notionワークスペース」からワークスペースをつなぎます。 同じアドレスに属するワークスペースでも、1つずつつなぐ必要があります。 管理者がワークスペース全員に一括で有効化することはできず、利用者ごとの接続です。

データベースを表示するには、日付のプロパティが必要です。 キーボードのOで追加でき、上限は20個です。 表示だけなら「閲覧可能」以上、カレンダーから編集や追加をするなら「コンテンツ編集権限」以上のアクセスが要ります。 数式や作成日時から作られる日付は、カレンダー上では読み取り専用になります。 もう1つ大事なのは、ここで足したデータベースの項目はNotion Calendarの中でしか見えないことです。 GoogleカレンダーやiCloudカレンダー、スマートフォン標準のカレンダーには出てきません。

Mac用カレンダーアプリの資料と照らして見える、次に決めること

ここまでの手順を、後から変えにくい順に並べ直すと次のようになります。

順番	決めること	後から変えるときの手間
1	サインインのアドレス	申請が必要
2	つなぐアカウントと数	管理者の承認が要る場合がある
3	既定のカレンダー	設定画面ですぐ変えられる
4	タイムゾーン	すぐ変えられるが、Googleとは連動しない
5	通知とメニューバー	すぐ変えられる
6	会議リンクと空き時間	すぐ変えられる
7	Notionのデータベース	すぐ変えられる

公式ヘルプを通して読むと、このアプリが手当てしていない場面も見えてきます。 予定の場所は入れられますが、移動時間には現時点で対応していないと明記されています。 スマートフォン版は1日、2日、3日の表示に限られ、スマートフォンで作った予定で自分が主催者のもの以外は詳細を編集できません。 机の前で予定を組み、会議が画面の中で完結する人には、上の手順でほぼ足ります。 外出先で聞いた予定をその場で入れたい人や、対面の打ち合わせの間に移動を挟む人は、別の道具で補う場面が残ります。

Mac用のカレンダーアプリがどんな機能を持っているかは、できることに一覧があります。 基本の操作の流れは使い方で順に説明しています。 文章で書いた予定がどう取り込まれるかは予定の入れ方、予定と予定の間に移動をどう入れるかは移動時間で確認できます。 Notion Calendarを含む主なカレンダーとの違いは他のカレンダーとの比較に表でまとめています。 料金と購入の方法は購入、細かな疑問はよくある質問にあります。 先週、予定が崩れた場面を3つ書き出し、上の表のどの順番の問題だったかを当てはめると、まず直すべき所が絞れます。