notion googleカレンダー同期を無料でやる範囲と限界

notion googleカレンダー同期無料で検索する人の多くは、Notionのデータベースで管理しているタスクと、Googleカレンダーに入っている会議を、ひとつの時間軸で見たいと考えています。ところが調べ始めると、無料でできると書かれた手順と、月額いくらの同期サービスの紹介が同じ画面に並んでいて、どこまでが無料なのかが分かりません。

先に結論を書きます。「見えるようにする」までは無料で完結し、「両方向に書き込む」を無料でやろうとすると、更新間隔と月あたりの回数という2つの制限に必ずぶつかります。この記事では、無料の範囲がどこで切れるのか、その切れ目の手前で足りるのはどんな使い方かを順に整理します。

「同期」という言葉が3つの違うことを指している

同じ「同期したい」でも、実際に求めている動作は次の3つに分かれます。ここを分けないまま手順を探すと、無料で足りる人が有料の記事を読み続けることになります。

• Googleカレンダーの予定をNotionの中で見たい（表示だけ）
• Notionのデータベースの日付をGoogleカレンダーに予定として出したい（片方向の書き込み）
• どちらで編集しても両方に反映したい（双方向）

1つめは無料で終わります。2つめは条件付きで無料の枠に収まります。3つめだけが、無料の自動化サービスの上限と正面からぶつかります。実際の相談で多いのは1つめと2つめであり、双方向が本当に必要な人はそれほど多くありません。編集する場所をどちらかに寄せてしまえば、片方向で困らないからです。

まず自分がどれを求めているかを1行で書き出してください。「打ち合わせの時刻をNotionの週次ノートの横で見たい」なら表示だけで足ります。「締切をカレンダー上の空き時間と重ねて見たい」なら片方向です。「会議中にどちらのアプリで直すか決まっていない」なら双方向が要ります。

標準のアプリだけでできる範囲

Notionが配布しているカレンダーアプリは無料で、Googleアカウントを接続して予定の作成と編集ができます。iCloudのカレンダーを繋ぐ場合はAppleが発行するアプリ用パスワードが必要で、Microsoft Outlookのアカウントも追加できます。

そのうえで重要なのが、日付のプロパティを持つNotionのデータベースを、カレンダーの層としてそのまま追加できる点です。ヘルプでは次のように書かれています。

Any database with a date property can be added to Notion Calendar. 出典: notion.com

つまり、ひとつのウィンドウの中でGoogleの会議とNotionのタスクを重ねて見ることは、追加料金なしで今日できます。ここで多くの人が誤解するのが、これは同期ではないという点です。データベースの層はあくまで表示の層で、その内容がGoogleカレンダー側の予定として書き出されるわけではありません。スマートフォンの標準カレンダーや、同僚と共有しているGoogleカレンダーには出てきません。

判断は単純です。予定を見る場所がパソコンの画面だけなら、この方法で終わりです。外出先の標準カレンダーや、他人と共有しているカレンダーにも出したいなら、次の段階が必要になります。

埋め込みと購読で足りる場合

Notionのページの中にGoogleカレンダーを埋め込む方法は無料です。Googleカレンダーの設定から埋め込み用のコードやURLを取り出し、Notionのページに貼るだけで、週次ノートの中に予定表が並びます。ただしこれは読むための窓であって、その枠の中で予定を作ってもNotionのデータベースには入りません。

逆方向、つまりカレンダー側で読む形式にはICS（iCalendar）という共通の形式があります。仕様そのものは公開されており、特定のサービスに依存しません。

This document defines the iCalendar data format for representing and exchanging calendaring and scheduling information such as events, to-dos, journal entries, and free/busy information, independent of any particular calendar service or protocol. 出典: rfc-editor.org

この形式で配信されるURLをGoogleカレンダーに登録すると、外部の予定を読み込めます。ただし購読は読み取り専用で、Googleが取りに行く間隔は自分では決められません。数時間の遅れが出ることは珍しくないため、当日の予定変更を反映させる用途には向きません。前日までに決まる締切や、月単位の予定なら実用範囲です。

自動化サービスの無料枠がどこで止まるか

双方向にしたいときに最初に候補へ挙がるのが、ZapierやMakeのような自動化サービスです。どちらにも無料のプランがありますが、上限の付け方が違います。

サービス	無料枠	最短の実行間隔	向いている使い方
Zapier	月100タスク、2ステップまで	15分	新規作成だけを片方向で流す
Make	月1,000オペレーション	15分	条件分岐を含む片方向
自作（Apps Script）	実行回数の制限内で無料	任意（1分から設定可）	仕様を固定できる人

数字を実務に置き換えます。Zapierの無料枠は月100タスクなので、1件の予定作成で1タスクを消費するとして、1日あたり3件強で使い切ります。しかも双方向にするには「NotionからGoogleへ」と「GoogleからNotionへ」の2本を用意することになり、消費は単純に倍になります。編集や削除まで拾おうとすると、さらに増えます。

もうひとつの壁が更新間隔です。最短15分ということは、会議の直前に時刻を直しても、もう片方に反映されるのは最大で15分後です。移動しながら直す使い方には合いません。無料枠は「夜にまとめて整える」運用と相性がよく、「その場で直す」運用とは相性が悪いと考えてください。

自分で書く場合に増える仕事

Google Apps ScriptとNotionのAPIを使えば、サービス料は無料で組めます。実行の間隔も自分で決められるため、上の表の制約からは外れます。そのかわり、次の作業が自分の担当になります。

• Notion側の連携用トークンの管理と、対象データベースへの共有設定
• どちらを正とするかの決定と、同じ予定が二重に作られない仕組み
• 削除をどう扱うかの決定（片方で消したら消すのか、残すのか）
• 終日予定とタイムゾーンの扱い
• APIの仕様変更が来たときの修正

このうち手間の大半を占めるのは、二重作成を防ぐ部分と削除の扱いです。予定の対応関係を覚えておく欄をデータベース側に1つ足しておかないと、実行のたびに同じ予定が増えていきます。動くものを作るのは半日で済んでも、動き続けさせるには月に一度は様子を見る必要があります。技術的な下地がある人にとっては良い選択肢ですが、「無料だから手間がない」わけではないという点だけは先に見ておくべきです。

有料に切り替える判断の線

同期そのものを商品にしているサービスもあります。Notionのデータベースとカレンダーを直接つなぐ製品は、年払いで月あたり7ドル前後から提供されているものがあり、無料の枠を持つ製品では1回の同期で扱える件数が50件までといった形で制限されています。金額は変わるため、契約前に提供元の料金ページで確かめてください。

払う価値が出る条件はかなりはっきりしています。予定の変更が1日に何度も起きるか、複数人が同じ予定を別のアプリから触るか、この2つのどちらかに当てはまるときです。逆に、予定を触るのが自分だけで、変更が週に数回なら、無料の範囲を超える理由がありません。月あたり数百円の差より、二重に入った予定を直す時間のほうが高くつくかどうかで決めるのが実際的です。

同期しても1日が回らないときに見る場所

ここまでは「情報を揃える」話でした。ただ、Notionのタスクがカレンダーに並んだ瞬間に、別の問題が見えてきます。タスクを時間の帯として置くと、1日の枠は驚くほど早く埋まります。埋まったこと自体は正しい表示なのですが、そこには移動と切り替えの時間が入っていません。

会議と会議のあいだに場所の移動がある日は、同期の精度をどれだけ上げても破綻します。予定として移動を確保するかどうかは設計の問題であり、往復の確保と出発時刻での通知が何を変えるのかは移動時間で具体的に確認できます。同期の話に見えていたものが、実は空白の設計の話だったという例は珍しくありません。

もうひとつ効くのが、予定を入れるまでの手数です。同期を組む人はたいてい、入力の場所を1つに寄せたいと考えています。であれば、その1つの場所が最短で入るかどうかが全体の速度を決めます。短い文をそのまま予定に変換できるか、話し言葉と音声で予定を入れられるか、入れた予定に場所と移動時間まで付くか。この3点は月表示の見やすさよりも1日の結果に効きます。実際の入力の流れは予定の入れ方で確認でき、扱える範囲はできることにまとまっています。

決め方は次の順です。まず表示だけで足りるかを確かめ、足りるならそこで止める。足りないなら片方向で組み、無料枠の中に収まるかを1週間試す。収まらないなら有料を検討する。アプリ自体を見直す段階に来ているなら、料金の条件は購入で、接続まわりの細かい疑問はよくある質問で先に確認しておくと、試用期間を設定作業だけで使い切らずに済みます。表示形式や対応アカウントの違いは他のカレンダーとの比較に並べてあるので、候補を2つまで絞ってから触り始めるのが早道です。